上海XXXX集团有限公司
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财务借款管理制度
V 1.0
财务中心编制
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上海XXX有限公司财务借款管理制度
一、目的
为确保公司借款资金、物品安全，提高公司资金使用效益、减少资金占用，特制定本管理规定。
二、适用范围
总部各中心、各省子公司、分拨中心。
三、管理部门
本管理规定由财务中心制定、执行和管理。
财务部门应及时提醒相关人员完善借款手续、按时还款等事项。定期对员工借款进行评估、分析，对不合理的借款提出意见进行调整，保证资金的合理使用。员工转岗、调离时不可直接将借款转移到他人名下，必须分别进行还款和借款手续。员工离职时必须到财务中心结清欠款。
四、管理内容
借款是指公司部门或员工因特殊用途向公司临时性的借款，不对外部人员借款，包括:差旅费借款、备用金借款、采购借款、个人因私借款、工伤借款，网点借款、转件代派借款、其他临时性借款等。
借款的原则：借款金额一般不大于借款人未发工资范围，如特殊情况不足的，应增加担保人（中心负责人、省区负责人）签字。
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五、借款程序
1. 借款时必须由借款申请人填写借款单，填写内容必须要清晰完整，不得划抹改动; 借款前，经办人必须根据具体情况估算借款金额，严禁无计划借款和超预算借款; 借款由中心负责人（部门经理）和财务总监（经理）签字、总裁（总经理）签字批准后方可以支借; 相关审批人签字后，借款人持借据到财务部进行借支;资金借据:签字手续完成后，借款人携借据到财务部支取借款，借据支付凭证上交财务部留存.
2.因公借款的，必须在借款后5日内携带支付凭证(收据、发票、汇单等证明)到财务部处进行确认，归还或消账确认。超过规定期限没有进行收据和结算确认的依据本管理规定进行相应负激励或直接在工资里扣除。
3.借款流程:申请人提交、部门负责人审核、财务负责人审核、董事长审批、出纳付款、申请人确认。审核要点:部门负责人审核借款的合理性、真实性、恰当性;财务负责人审核借款的合理性、恰当性;出纳复核单据填列的完整性及审批流程的正确性。公司根据自身情况确定借款额度审批权限，在规定限额内进行审批。走完审批流程后出纳进行付款。
4.还款流程：员工在规定的时间内应主动、按时归还借款。财务部门在每年末12月初发出还款通知，要求所有有借款的员工必须在年末结清借款，需要借款的应在次年另行借支。财务部门收到还款后，开具收款收据，并签字盖章。借款人保留收款联，记帐联由财务部门入帐。
5、涉及借款代支付给其他个人的，必须有银行转账凭证及收条或收据、发票等才能销账，否则一律不能销账，仍按借款处理。
6.对丢失单据的人员，现提供费用发生的证明依据，不能证明如有差额的，仍按借款处理，并负激励100元/次，造成经济损失者，由责任人负责赔偿。
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六、具体借款业务
1、差旅费借款
1.1员工因公出差借款，出差返回后2日内必须到财务部门进行支付确认，5日内必须到财务部门办理报销手续 ; 超过2日未到财务部门进行支付确认的，负激励10元/天; 超过5日未到财务部门办理报销手续且无说明者，不得再办理其他借款;超过15日未办理报销手续的从第15日开始负激励20元/天;若超过30日后，在借款人工资中扣还借款。
1.2借款人失踪、蓄意逃脱偿还的视情节追究其法律责任。
1.3无特殊理由将从出差结束之日起按日万分之五的利息收取。出差借款的，遵循“前账不清，后账不借” 为原则。 2、备用金借款
2.1指为正常工作有序进行的保障性备用金，如食堂备用金、行政车司机备用金等。备用金借款由中心（部门）负责人、财务负责人共同核定金额，经总裁（总经理）审批后执行。使用周期为开始借款日至每年末。即每年12月31日前必须结清欠款，仍有需要使用备用金的，必须在次年另行申请。
2.2调岗或离职前，备用金使用人必须将备用金偿还，否则在借款人工资中扣还借款。
2.3备用金借款流程: 备用金借款需填写《备用金申请表》。按公司相应的审批流程进行审批。备用金申请通过审批后填制借款申请单进行借支。走完审批流程后出纳进行付款。
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2.4备用金借款是为了方便有采购和其他经常业务的部门员工。对于需用备用周转金的部门员工，应出具书面备用金审批表，经部门负责人审核并报董事长批准后交财务中心备案，对于超备用周转金的借款按前述个人因公借款规定处理。
2.5备用金应专款专用，财务部门有权检查备用金的使用情况。备用金借款实行“前帐不清、后款不借”原则，报销还款后仍有超备用金额度借款的，财务中心将拒绝继续借支(董事长特批的除外)。所有借支备用金的部门员工，在年度终了前或离岗时应将所借备用周转金结清。
2.6借款人对政府或其他公共部门付款后，需及时索取发票或收据，超过30日未能撤销借款，需经董事长特批后延长借款期限;无法取得发票或收据时，经董事长审批后及时办理报销手续; 特殊性借款人必须在借款后3日内到财务部门进行支付确认，特殊情况无法取得支付凭证的需携带经部门主管签字的证明书到财务总监（经理）处审核签字，财务总监（经理）签字后，经办人凭证明到财务部门进行支付确认。 3、采购借款
3.1一般不借，应办好手续直接支付给供应商，特殊情况如采购人员未提供支付凭证到财务部门进行确认借款，由中心负责人（部门经理）、财务总监（经理）、总裁（总经理）批准后才能予以支借; 采购借款前必须先进行有效的市场咨询或调查，对采购物品进行相应的价值估算，严禁超额借款行为; 采购人员借款后，5日内必须到财务部门进行支付确认，否则不再对借款人借款，并处以借款人50元/天负激励;
3.2借款人失踪、蓄意逃脱偿还的视情节追究其法律责任。
3.3借款应专款专用，严禁公款私用，无论业务是否完成，业务经办人均应在返回公司7日内，凭合法有效的原始凭证，经签批后，冲抵借款单或返还现金:报销单不足冲借款单的，要补交现金;超出借款单的部分由出纳员支付现金;实际业务未使用或暂
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不需用的借款，当事人应如数清偿原借款单。如属采购人员借款用于代支付运费货款等业务的，借款单应在7日内清欠。 4、个人因私借款
4.1借款规定:原则上不对个人因私借款，如确有特殊情况，由借款人出具书面申请,经中心负责人（部门经理）审核，由财务负责人、董事长审批后借支，且借款额不应超过当月(未发放月)应得工资额。对于新来的外地工人，在工作时间满40天，确因经济困难需预支工资的，由借款人出具书面申请，所在部门负责人核准，报人事部确认登记其入公司时间，经财务负责人核准后，借款人凭借款单办理借款业务，所借款额不应超过借款人月份应得工资的80%。
4.2借款管理:员工个人私用借款在工资发放时予以扣除。对于因相关责任人工作疏忽，造成借款人的借款无法收回的，由直接责任人承担该损失。个人借款一般不得超过借款人未发工资、期限不得超过1个月，超过时必须公司内有偿还能力职工为其担保; 4、员工个人借款在偿还之前不得再进行个人借款行为;
4.3员工离职前必须偿还个人借款，否则在员工工资中扣还或由担保人承担责任。试用期员工原则上不可进行借款。因岗位特点确实需要借款的，由部门负责人评估风险，对借款的安全性负责。
4.4借款按事项单人单笔申请，必须由本人填写借款申请单。经理及以上级别可以由他人代借，但必须以本人名义申请，并对借款的使用、归还承担全部责任。 5、工伤借款
5.1借款规定:在职正常上班员工因受工伤或其它突发事件，一般情况不借款，由当事人自己先行支付，特殊情况需从公司暂借款项，经公司法务确认及审批通过后可以借支。
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5.2借款管理:员工因工伤或其它突发事件借款，借款时如款项受用员工不能亲自开具借条单的，可由公司指定的业务处理责任人暂借，待该款项受用员工有能力书写时，按其实际受用公司款额，自行开具借款单交由公司指定业务处理责任人撤换借条。 5.3如果受工伤员工因客观原因不能亲自开具借款单或拒不开具借款单的，则公司指定的业务处理责任人为其代借的用于其本人医疗费用的借款单，经公司人事部确认(凭交款押金单确认)后,财务中心可计入借款受用人名下，待医保处拨款后，冲销原业务处理责任人借款单(以公司指定业务处理责任人借款支付该工伤员工的医药费结算的，应由公司财务或公司工伤保险专管人员，凭公司指定业务处理责任人转来的相关住院押金单办理住院结算手续，结算单据交公司人事部按工伤流程申报处理)。工伤借款应由借款人在借支款项时，持借条单在公司办公室作备案登记。
5.4员工因工伤而发生的住院费用，其医药费报销单原则上由员工本人转交至公司人事部处，按工伤审批程序办理审批手续，待医疗保险部门将工伤赔付款拨付至公司财务帐户，财务部门收到相应拨付单并确认无误时，由人事部通知受工伤员工本人到财务部门办理原借款清算手续，如受工伤员工本人不能亲自办理并且超过拨款期1个月的，财务部门将其借条入帐处理，对超过医保处拨付款额的借款部分按公司制度要求进行处理; 6、网点借款
6.1公司财务原则上不向公司之外的私人提供借款，特殊情况下经董事长(总经理)批准的可以处理.
6.2确因特殊情况需借款的，由网点提交借款申请，公司网络部门、法务部门进行信用评估和网点经营评估，提供评估报告给董事长权衡，达成一致后签署借款协议书/合同。存在分期还款性质的需要签订还款承诺书/计划书，并签字盖章。网点结算部根据还款计划按月从网点系统中扣回，财务根据系统处理数据核销往来。
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7、转件代派借款
原则上不借，应按转件代派系统结算在规定的账期内支付，特殊情况的，在转件合同签订流程通过的基础上，必须拉出已发生的业务计算账单，按账单预付50%内，按合同直接支付给服务商，同时省公司负责人必须对后续仲裁遗失等处罚（按合同约定）承担责任，如不能抵扣的，省公司负责人承担担保责任并偿还。
七、特殊情况下的处理原则
若遇总经理、董事长出差，报销单据不能签字的情况下，由其授权人代为行使审批权或电话请示董事长，按批示处理。凡不按审批程序、资料不全、领导批示不明确等情况，无论紧急与否财务部门一概不予受理，由此产生的后果由经办人自负。
涉及退网清算或业务系统余额的，一律不允许省公司以借款的方式预支和支付，如遇紧急情况，省公司签字申报直接传真给总部相关部门会签后，由总部财务直接按规定程序处理。
如有违反上述管理规定，给公司造成不良影响和损失的，追究当事人相关经济和法律责任。
本管理制度的制订、修改和解释权归总部财务中心，自2020年10月1日起实施。
上海XXX集团有限公司 2020年9月21日
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