HN/COP01（A）
文件控制程序
1 目的与适用范围
本程序规定了质量管理体系文件的控制内容与要求，以确保在使用处获得适用文件的有关版本，并提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
2 引用标准和文件
2.1 GB/T16680——1996《软件文档管理指南》
3 术语和定义
3.1 质量管理体系文件——包括质量手册、程序文件及引进使用的第三层次作业文件，如文件编号规定、质量记录格式等。
3.2 技术文件——包括各种规约、规范、作业流程等，如开发规约、项目管理流程等。 3.3 外来文件，包括顾客提供的各种文件和资料以及引进的各类标准、软件等。
3.4 受控文件—公司内部各职能部门使用的有效版本。当受控文件更改时，必须对所有标识“受控”的文件进行相应的换版、换页或局部修改。
3.5 非受控文件—是公司可以在适当的情况下由质量保证部经理签署、经管理者代表批准提供给顾客或第三方的质量管理体系文件。发给公司以外单位的受控文件和资料不进行更改跟踪。
4 管理职责
4.1 质量手册由质量保证部组织编制，程序文件和工作文件由体系过程或业务的归口部门组织编制。
4.2 质量手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准；管理性工作文件由管理者代表审核，总经理批准；技术性文件由分管副总经理审核，总经理批准。
4.3 项目部负责缩写技术文件，包括项目文档、开发标准、作业指导文件等，开发部门领导负责审批。
4.4 质量保证部负责质量体系文件的打印、复制、标识、分发和更改的控制。 4.5 各部门负责相关具体记录的编制、填写、标识、贮存、保护、检索和保存。
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5 管理内容与要求
5.1 文件的类别，按文件的内容与层次分，有以下五类：
a) 质量方针和质量目标 b) 质量手册 c) 程序文件； d) 工作文件； e) 质量记录。 5.2 文件的控制
5.2.1 文件的编制、审核和批准
文件在发布前须经授权人员的审查和批准，文件的编制、审核及批准均执行“4管理职责” 的相应规定。 5.2.2 文件的标识
质量保证部负责对本公司所有文件进行标识，标识内容应包括标题、文件编号、发布/实施日期、版本及更改状态等。 5.2.2.1 质量手册编号
手册编号为HN/QM9001-2003（A）。
其代码含义：HN-华南公司 QM-质量手册 9001-为ISO9001标准编号的缩写，2003为手册版本号即手册发布时的年号。 5.2.2.2 程序文件编号的构成
HN/ COP××- (×)
版本(用英文字母表示) 程序文件代码及其顺序号 华南公司
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5.2.2.3 工作文件编号的构成
HN/ WI COP×× -××(×)
顺序号(版本号)
程序文件主体编号(如COP01) 工作文件代码 华南公司 5.2.2.4 记录表格编号的构成
HN/QR ×× ××(×)
顺序号(版本)
ISO9001标准章节号(如04、05等) 华南公司/记录表格 5.2.3 文件的发放
质量保证部负责所有文件的发放，发放前应做好相应标识，作好发放记录并要求领取人签收。
5.2.4 文件的保存
5.2.4.1 作废的正本文件应予以标识，质量保证部至少应保存有效文件的前一版本，对其余无保存价值的过期副本文件交质量保证部收回后定期统一销毁。
5.2.4.2 公司正本文件统一由质量保证部保存，副本文件由文件持有者妥善保管。对以电子媒体储存的文件应定期备份，并作好标识，并采取有关防护措施。 5.2.4.3 存有文件的软盘、光盘、MO等应在归档时做好标识。
5.2.4.4 归档文件应妥善保存，其保存环境应防磁、防潮、防火、防虫、防止变质和损坏，同进其进行分类保管，便于识别和检索。存档前文件的管理由使用部门负责人认真管理。 5.2.4.5 软件文件的管理执行《项目文档管理控制程序》并可参照GB/T16680——1996《软件文档管理指南》执行。
5.2.4.6 为法律目的或积累资料与知识目的需保留的已作废文件，经质量保证部特定标识并
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登记后可留用。 5.2.5 文件的保密
5.2.5.1 归档的文件由行政部专人负责保管。
5.2.5.2 公司职员不得将技术文件（尤其是项目文档）借给与项目开发无关的人员。 5.2.5.3 项目开发中顾客要求的保密性文件应加盖“保密”印章，与项目无关的人不得借阅，如有特殊原因，在不破坏保密性的前提下，经主管领导批准方可借阅。 5.2.5.4 对技术文件的复制或复印应严格控制，需由部门负责人批准。 5.2.6 文件的更改和换版
5.2.6.1 文件需更改时，由原文件编制部门填写更改审批单，并经原文件授权审批人员审批后，交质量保证部实施更改并作好更改标识，并按文件发放登记中的名单发放更改后文件或页码，同时收回作废的文件或页码。
5.2.6.2 对文件的历史更改状态，由质量保证部在相应文件的附页或封面简要地记录历次更改情况。
5.2.6.3 文件经多次更改或大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。 5.2.6.4 为了更好地掌握文件的更改情况，质量保证部负责编制全公司所有文件的更改状态一览表，以记录修改和改版情况。 5.2.7 文件评审
5.2.7.1 内审人员在每次现场审核实施前，应对受审核部门的文件进行审查，若需更改则填写更改审批单办理相应更改手续。
5.2.7.2 在管理评审前，由原文件编制部门组织有关部门或人员对现用文件进行审查，若需更改则填写更改审批单办理相应更改手续。 5.3 外来文件的控制
5.3.1 工作中直接引用或参考的外来文件（如国际、国家或行业主管部门颁布的有关法律、法规、条例、标准、规程、规范以及顾客提供的技术资料等），由各部门负责人收集、跟踪并及时更新本部门所需的外来文件，全公司通用的外来文件由质量保证部统一收集、跟踪并及时更新。
5.3.2 质量保证部应建立全公司所使用的外来文件的总清单，了解各部门外来文件的使用和
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版本状态。 6 使用记录
6.1 文件发放登记表 6.2 文件更改审批单 6.3 质量管理体系文件总清单6.4 外来文件总清单
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