医疗机构人力资源档案信息化管理探究

作者：郑玟玟

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第9期

一、医疗机构人力资源档案信息化管理的必要性

医务人员档案信息管理系统是一种有别于传统管理方法的并通过计算机信息技术和网络技术来管理文件的，比传统管理方法具有更大管理优势的一套管理方式。一方面，它对医务人员工作的基本信息的更新和修改比传统档案整理人员更加方便和快捷。另一方面，由于目前很多医疗机构通过绩效考核来考查医务人员的工作态度和能力，考察的频率高、医护人员的各项指标随时变化，这些大大增加了档案整理人员的工作量，不仅浪费时间而且拉低了工作效率。但若是利用档案信息管理系统就能轻易解决这些问题。就能更加轻松快捷地解决对档案的更新、修改以及储存等问题。并且能够极大地实现及时、准确的管理。其次人力资源档案不仅是医疗机构各个职工从事医疗行业的主要凭证，同时也是其考评职称、升职加薪的一个重要依据。因此档案管理在一定程度上对人力资源部门的管理上起到辅助决策的作用。另外，在为职工分配新的工作时，通过调取职工档案匹配合适的工作，信息化管理强大的运算搜索能力比人工查阅要节约时间。可见，建立医疗机构人力资源档案信息化管理是多么的重要。

二、如何构建医疗机构人力资源档案信息化管理

（一）全面建立医疗机构档案电子化管理。档案电子化管理，是实现医疗机构人力资源档案信息化管理的重要基础。它能通过把医务人员在工作过程中产生的纸质、图片、图像等通过数字化转化用来表现人力资源信息。要实现这一目的，首先要实现对现有非电子档案的数字化转化。其次要开发新的系统软件，资源管理部门存在的一个关键问题是：人力所形成的信息资料无法直接转化成档案管理信息。因此，需要开发一个直接在档案管理系统服务器上运行，能通过这个系统把各种格式的反映医务人员信息的文档转化成一种格式，储存到人力资源档案中的软件，实现人力资源管理所需电子文件与档案管理系统的有效兼容。最后是加强电子化档案真实性、完整性管理。将职工每个时期的电子文件都备份并实时对新的文件进行修改，以保证电子文档的正确性和完整性。

（二）加强系统防病毒安全管理。随着计算机水平的不断提高，计算机病毒的攻击能力也越来越强。对档案管理的安全与保密带来了极大的挑战，档案资料一旦被篡改或信息丢失，所造成的后果将无法估量。为了保证档案电子化管理的安全性，在任何网络环境下都需要安装并及时更新防毒软件，确保在人力资源管理过程中免受病毒的攻击和对数据信息的篡改。此外，还要对密级信息资料进行加密、多道加密等操作，以确保档案数据免受恶意破坏和删改。同时要完善备份和恢复制度，防止因操作失误而导致的数据丢失，确保电子档案和数据能够顺利找回。

（三）加强档案管理系统的维护。利用现代信息技术和网络技术来提高人力资源档案管理的效率需要不断加强对档案系统的维护工作。首先，要根据开发的档案管理系统制定安全规范的操作流程和方法，减少在录入职工信息过程中的错误操作以及错误信息的输入和保存。其次，定期检查并检修相应的硬件设备，解决好发现的各种问题，在资金允许的情况下可成批次地替换成新的设备，以保证系统和网络的安全可靠性。第三，要培养一批敬业的技术管理人员，要求他们时刻关注网络的安全动态，切实解决日常发现的小问题，严防各种可能危险因素对人力资源信息管理系统造成的损害。

（四）加强档案管理队伍建设。要实现人力资源档案现代化管理，不仅要有先进的设备，更重要的是要有一批胜任这份工作的优秀人才，他们不仅要擅长档案整理工作和计算机技术，

还要有敬业、认真、高尚的人格魅力以及理解和熟悉医疗机构的法规。只有这样，医疗机构人力资源档案才能实现合理的分级管理，在完成不同层次干部或职工的人事档案信息系统的同时掌握医疗机构人力资源管理基本情况、干部和职工概况，以完成对网络的分层设计和管理。

（五）建立信息化档案管理制度。只有建立合理的制度，医疗机构人力资源档案信息化管理才能规范有序。管理人员才不会在工作过程中松懈、开小差。档案信息化管理才能达到预期的效果，提高管理人员的工作效率。建立健全人力资源档案管理工作的各项规章制度，禁止非工作人员操作专门的机器，禁止工作人员利用职务之便泄露人事档案信息。严格规范各级管理部门业务人员的行为，确保档案工作的准确性。

（六）严格处理好访问权限的控制问题。医疗机构人事档案管理人员要认真学习相关政策，致力于用自己的努力来服务医疗机构人力资源职能部门。要正确和熟练使用好计算机的加密功能，对实施过分类的网络信息资料的各个层次进行加密。认真落实用户访问认证机制。确保信息被正确的人员浏览，防止人力资源信息的外泄。同时对非法用户访问的次数进行设定与自动锁定。

三、结论

随着信息技术的不断进步，医疗机构人力资源管理也发生了不同程度的变化和进步，给档案管理信息化带来了新的定位与挑战。医疗机构唯有不断全面建立医疗机构档案电子化管理、加强系统防病毒安全管理、提高档案工作者的素质以及提高人才资源管理的环境氛围和设备要求，才能实现人力资源档案信息化管理，促进医疗机构发展。