走向信息化的采购管理

走向信息化的采购管理

来源：必联采购网 作者：汲海英

在国家和各级政府的高度重视下，信息技术的应用已经渗透到各个行业和主要领域，为经济社会的发展起到重要作用。

现如今，伴随着IT技术的不断进步和全球经济的迅速发展，众多企业信息网络技术也已不断成熟，纷纷开始引进现代管理理念，从企业的经营管理、体制管理到制度管理，对计划经济时期形成的不适应市场经济客观要求的落后经营方式、僵化组织结构、低效管理流程等进行全面而深刻的变革，这无疑将是提升企业核心竞争力的客观需要。如何在竞争环境下应对市场风险，提高企业集成、协作的能力、有效控制成本、提升效益，增加企业核心竞争成为了大家共同思考的话题，企业采购管理则成了其中工作的重中之重。

目前，我国多数原有采购系统的主要问题表现在以下几个方面：

1、无法实现异地办公；

相关管理和业务人员出差频繁，导致很多业务不能及时进行和完成，在客观上大大降低了系统的可用性和使用效率；

2、原始计划、信息传递仍需手工完成；

信息查询发布，招标投标评标，洽谈签约结算，物流配送交割等等全部手工作业，信息传递滞后，延长了采购和物料的领用时间，消耗很多时间成本和人力成本，同时造成对

市场的反应速度较慢，很难掌握最新的产品信息、供应商信息和市场行情。

3、重复劳动，信息利用率低；

采购合同、收料信息、发料信息等不能进行信息的同步共享和利用，造成各个环节都需要重新完成业务处理，无效的和重复的劳动较多；

4、缺乏有效的综合统计、分析工具；

企业的采购数据难以汇总分析，不利于预测和控制采购中出现的突发性问题，由于采购系统缺乏管理和控制，因此难以进行前瞻性采购。

5、无法实现对采购业务实施全面动态监控；

从采购计划的下达时间、到系统建项时间和最后公告时间、已完成和未完成的项目、采购方式等，整个采购过程不能清楚明确展示出来。造成人为因素难以排除，透明度不高，导致不必要的资源流失。

6、无法对业务人员实行业绩考核与评估；

7、供应商管理薄弱；

没有合理的评估体系，对供应商的服务、价格、交货、质量等数据无法充分利用，不能与关键供应商之间达成更深层的合作关系，缺乏对主要供应商的管理能力，当供应商流失或变更时不能主动应变。采购中只注重谈判、比价、压价，缺乏从关注谈判向建立战略

合作伙伴关系转变的意识，没有摆脱一味压价的模式，从而导致未能建立双赢机制。

原有采购系统只能完成基本业务处理，无法对索取信息进行深度分析和处理，对采购部的效益和绩效不能进行有效考评。可以看出，要建立一套科学合理的采购管理流程、打造整体的采购管理系统已经成为非常迫切的需求。

市场经济飞速发展，引进先进的管理思想和理念进行业务流程重组，建立集成、快速、高效的采购管理系统已成为采购信息化的重要工作，成功应用管理系统将为企业的内部管理、采购决策带来了很多变化，必联采购网主要表现在：

1、企业与企业间采购活动无空间和时间限制，真正实现B2B电子商务模式，实现网上办公；

所有采购流程，全面实现网上办公和网上审核，方便信息共享与应用，有效提高了工作效率和信息传递的准确性与实时性，为管理者提供了很好的决策支持。

2．科学、有效的采购管理流程；

采购新模式将协助企业整理采购工作思路，减少由于业务流程定义不清晰造成的重复、拖延和错误，提供科学的采购流程，进而规范采购部门的基础管理和运作方式，使信息的录入和对数据的管理均采用电子化。

3、建立业务分析，出据有价值信息数据；

通过业务分析能够实现对物料采购的执行过程进行动态监控，实现对已完成采购业务

的绩效评估；通过业务数据分析不断实现组织机构的优化和重组，实现企业采购过程的持续绩效改进。依据准确、有效的数据统计可以得出极具价值的分析结果，从而提供对采购决策的支持。例如：采购成本降低分析、采购成本差异分析、采购价格与采购比例对照分析等。

4、建立信息预警体系，实现实时监控；

通过信息自动预警系统和业务分析系统能够针对物资计划、采购、存货等环节过程中的主动警示和已完成业务的分析，使管理人员能够掌控业务执行人员的工作效率，有效督促考核业务的执行情况。公开、透明、科学的采购流程，使事后审查变为事前监督，对采购过程做到有据可查，有据可依。

5、提高工作绩效

通过系统实施和多种采购方式的实施来优化采购流程。如框架采购、竞价采购、电子采购、网上采购等来降低采购管理成本，降低采购物资价格，提高工作效率，缩短采购周期。

6．实现零库存管理，降低库存储备资金占用；

建立完善的“零库存”管理体系，可以有效的降低库存资金占用，提高用户需求响应效率和服务水平，做到保证供应、物资库存合理储备、降低储备资金占用。

可见，网络信息化建设为采购管理带来了质的飞跃，在企业的实际应用中已取得了显著成效，持续加强信息化的应用范围和应用深度，利用信息化来不断深化管理，不断提高

业务管理能力和专业化的能力、提高公司的核心竞争力已经成为所有人坚定不移的共识，建立高度集成、高效协作、快速响应的采购运行体系，实现科学、规范、专业的管理是企业领导人和各级人员的最终目标。