试论基于新媒体环境下的档案管理

作者：蒋 楠 栾俊朋 齐莉莉

来源：《现代经济信息》 2020年第8期

蒋 楠1 栾俊朋2 齐莉莉3 1.中国农业银行股份有限公司天津河北支行 2.中国农业银行天津市分行 3.中国农业银行股份有限公司天津新技术产业园区支行

摘要：新媒体时代对传统的档案管理模式进行了改变，提升了档案管理的有效性，彻底颠覆了档案管理流程、思路等。在新媒体时代背景下，企业应当构建科学的档案管理模式，引进先进的新媒体技术，做好信息化建设，以提升档案管理的效果，使档案管理工作顺应时代特征。本文围绕新媒体环境下档案管理一主题进行了分析与探究，在介绍新媒体含义、特征的基础上，分析其为档案管理带来了机遇和挑战，并结合实际情况提出一系列新媒体环境下档案管理的措施。

关键词：新媒体；档案管理；信息化建设；措施

随着科学技术的快速发展，我们逐渐进入信息化时代，在这一时代背景下各种新媒体不断涌现，方便了信息传播，为人们的工作和生活都带来了较大的便利，档案管理工作效率也得到了有效提升。但是新媒体环境下档案管理工作优化是一项系统工作内容，需要做好详细分析与探究，对各种新媒体进行科学运用，只有如此才能够更好地发挥新媒体的优势。可以说，新媒体不仅为档案管理工作带来了优势，同时也为其带来了一定的挑战，在运用新媒体提升档案管理效率的同时，也要加强专业化技能学习，并做好安全防范，以实现各项风险的科学管控。

一、新媒体与档案管理

(一)新媒体的含义

新媒体是运用数字技术，通过卫星、无线通信网、计算机网络等渠道，运用电视、手机、电脑等终端，向用户提供服务和信息的传播形态。从空间角度而言，新媒体与传统媒体是对应的两个内容，其将无线网络技术和数字压缩技术作为载体，借助于其交互性、实时性和大容量性特征，实现跨地理界线对数据信息进行传播的媒体技术。

将新媒体受众群体变化以及使用主体作为依据，可以将其演变历程分为三个阶段：

第一，精英媒体阶段。该阶段指的是新媒体刚诞生的阶段，在这个时期中，由于新媒体刚刚诞生，其发展环境还不是十分成熟，各项建设还不完善，只有少数群体能够接触到新媒体，并借助于其进行信息传播，这部分人员是新媒体领域中的专业人员，他们社会基层较高，并且文化素质较高，而其他的大部分人员并没有融入到新媒体发展中，所以将这一阶段称为精英媒体阶段。

第二，大众媒体阶段。在这个阶段中，新媒体的发展已经较为成熟，基本上得到了普及，大部分人员都开始认识到新媒体的便捷性，对其进行运用，比如运用手机进行有关数据信息的传播，或者运用电脑进入媒体进行观看、发表观点等，运用新媒体传播信息、知识等成为了常态。

从第一个阶段向第二个阶段发展并不是偶然的，而是有一定的机遇的，在新媒体不断深化发展的过程中，我国这方面的建设更为完善，并且新媒体媒介技术不断进步，其传播成本出现了明显的下降趋势，所以对其运用的人员逐渐多了起来，也因此开始向大众媒体阶段发展。

第三，个人媒体阶段。该阶段指的是以个人为主体的新媒体时代，在新媒体技术不断深化发展的过程中，以往没有占据媒体平台和资源，但具有媒介特长的个体，逐渐开始借助于互联网对个人的观点、言论等进行发表，并借助于新媒体平台对这些观点进行展示，这标志着新媒体迎来了新的发展阶段。

(二)档案管理的含义

档案管理是对企业单位各项档案信息进行管理的活动，包括员工个人档案、企业文书档案等，这些档案信息是企业在长期发展过程中所形成的，能够反映企业发展动态和企业变化的信息资料，对于企业的持续稳定发展具有较大意义。同时员工档案还会对员工的个人情况进行记录，比如晋升情况、学历情况、工龄情况、专业化技能情况等，这样就能够使企业领导深入了解每一位员工的情况，并根据这些信息为员工安排工作、安排晋升、调整薪酬标准等，所以做好企业档案管理意义重大。

二、新媒体环境为档案管理带来的机遇和挑战

(一)新媒体环境为档案管理带来的机遇

1.提升了档案管理的灵活性。在新媒体环境下，企业档案管理人员能够通过对新媒体的运用，对员工的档案信息进行全面收集，比如可以借助于新媒体与员工进行沟通，了解员工的思想，跟踪员工的动态，深化对每一位员工的了解，并将有用的信息记录下来，放在对应的档案资料中，这样企业领导就能够更为全面地了解员工，从而根据员工需求为其安排工作、调整岗位，或者发放有关的奖励等，推动员工更好地发展。在传统模式下， 企业档案管理人员在对档案信息进行收集的时候往往是手工形式，要到对应的部门进行信息的整理，并等待部门负责人对有关信息进行整理，不仅浪费时间，而且信息收集模式较为落后，新媒体显然有更高的灵活性，能够优化档案信息收集方式。

2.增强了档案管理的效率。在新媒体环境下，为了更好地对各位员工或者各个部门的档案信息进行收集，档案管理者可以构建对应的群组，借助于群组进行信息发布，这样群组中的每一位人员都可以看到这些信息，并及时进行档案信息的提供，避免档案管理人员一一向各位人员催缴信息，能够省去很多时间，促进档案管理效率的不断提升。同时，还可以针对于企业内部员工构建微信供公众号、开通微博账号等，定期在这些公众平台中发布档案管理有关的内容，使员工都能感受到档案管理的价值和意义，明确档案管理的重要性，并积极配合档案管理者开展这一工作，这样也可以提升档案管理的效率。

3.有助于促进档案信息运用价值的提升。企业对档案信息进行管理的主要目的在于对其进行运用，借助于其深入了解员工情况，或者对企业的发展历程、目标决策等进行了解，以此实现企业的持续运行。但是在传统模式下，档案管理形式往往是纸质的，对纸质资料进行收集并存档，在需要对其进行运用的时候往往需要花费很多时间来寻找，在这种背景下很多企业领导干脆就不用档案信息了，导致档案信息被长期搁置在办公室，运用价值十分低下。而在新媒体时代下，企业档案管理者则可以借助于新媒体、互联网等技术对纸质档案资料进行扫描，将其转成电子版，或者直接进行电子信息的收集，做出备份保存等，这样在需要运用的时候，直接输入名称即可直接调取出来，并借助于互联网技术对其进行传递，就能够为各位人员更好地运用其提供便利，促进档案管理价值的全面提升。

(二)新媒体环境为档案管理带来的挑战

1.技术挑战。新媒体虽然为企业档案管理带来了诸多有利作用，但是也为其带来了一定的挑战，其中最为显著的挑战就是技术挑战。在新媒体时代下，传统档案管理模式、思路等都被颠覆，需要档案管理人员借助于新媒体来开展档案管理工作，所以其必须要提升自身的新媒体

技术。而我国很多企业档案管理人员都存在年龄较大、思维老化的现象，他们难以快速接受新技术和新媒体，要想提升新媒体技术往往需要花费较长的时间，对其来说是一项难题，所以这方面的挑战也较大。

2.安全挑战。安全挑战也是新媒体环境下档案管理所面临的一个重要挑战。由于新媒体是将互联网作为载体的，任何信息传播都无法脱离互联网而存在，而互联网又具有一定的开放性和共享性特征，所以信息很容易被盗取，必须要加强档案信息的防护和管理，提升安全管理的重视度。这就要求企业要构建档案管理系统防护体系，定期对系统进行维护，及时找出系统中存在的风险隐患，并及时对其进行解决。

三、新媒体环境下档案管理的措施

(一)借助于微信、微博等手段与员工或者部门进行沟通

在新媒体环境下，企业档案管理者要想更好地对各项档案信息进行收集，可以借助于微信、微博等手段，比如通过这些新媒体与员工或者部门领导进行沟通，为其说明需要提供的档案信息资料，并及时对其进行提供，降低沟通成本。同时，因为很多企业的档案都是专室存储，员工要想查询档案信息的话往往需要在特定的时间到特定地点专门跑一趟，这样不仅浪费时间，而且有一些时候因为不对点，档案室不开放，员工还需要再次过来，较为繁琐、麻烦，而通过新媒体的运用，则能够构建企业内部的微博账号或者微信公众号等，档案管理者可以借助于这些新媒体对档案室的动态进行发布，或者发布档案室资讯，员工能够第一时间对这些信息进行观看，并及时确定好查询时间，避免白跑，浪费时间。另外，借助于新媒体实现档案管理者与员工的沟通，还能够克服传统沟通模式的时空分割缺陷，促进沟通效率的不断提升。

(二)借助于新媒体丰富档案类型

在传统模式下，企业档案管理者所收集到的档案信息往往都是文字形式的，以文字方式对员工的情况进行记录，这样难以深刻、全面地反映员工情况，且档案信息较为枯燥。而在新媒体时代下，企业档案管理者则可以借助于各种新媒体对员工的多样化信息进行收集，比如图片形式的档案信息、视频形式的档案信息等，员工可以及时通过互联网对这些影像档案信息进行传递，而档案管理者对其进行分类存放。如此一方面能够促进档案信息类型的丰富，更为深入全面地对员工情况进行反映，另一方面还可以使企业领导直观、立体对每一位员工进行了解，促进档案信息价值的更好发挥。

(三)构建档案管理新媒体平台

企业应当结合自身的实际情况进行新媒体平台的构建，并提升新媒体平台的权威性和针对性，使员工的档案信息能够在最短的时间中、以最简单的办法被找到，更好地服务于有关人员的需求。并且该平台还要与大部分员工的使用需求、习惯等相符合，可以被员工广泛接受，这样员工才能够及时登录平台，对档案信息进行了解，并做好自身档案信息的补充，合理对档案信息进行运用等。如果必要的话，企业还可以构建自身专门化的档案管理网站，并推出客户端，以此实现信息更便捷地传递。员工可以进入系统中，通过客户端对档案管理部门的情况进行了解，并及时对自身需要查看的信息进行调取等，给予员工更大的权限，使其科学对档案信息进行运用，不断提升发展的成效。

(四)加强档案管理者技术培训与教育，并做好安全防护与管理

新媒体时代下企业档案管理工作有了更大的便捷性，但是对档案管理者的技能要求也更高，档案管理者要积极进行新媒体技术的学习，认识到新媒体的便捷性，只有掌握丰富的专业化技能，才能够更好地对其进行运用。第一，企业领导要派专门人员定期对档案管理者进行培训与

教育，为其传输新媒体知识和技能，帮助其提升新媒体技能。第二，企业可以构建奖惩措施，鼓励档案管理者自主学习新媒体知识和技能，并对他们进行定期考核，根据考核结果进行奖惩，使档案管理者自觉提升新媒体学习的积极性，形成良好的学习氛围。第三，要积极引导员工提升安全防护意识。在新媒体时代下，企业档案管理面临着较大的安全威胁，所以必须要提升安全防护意识，要引导员工在计算机中安装防火墙、安全卫士等，更好地对风险进行阻隔。同时，还要使员工对档案信息做好备份，每一个档案信息至少要保存两份，最好是一份纸质版的一份电子版的，避免出现档案信息丢失的现象。

四、结语

总之，新媒体时代的到来对于企业档案管理部门来说，既是一个机遇，同时也是一个挑战。机遇是其能够促进档案管理部门工作形式的丰富，提升工作的成效，实现档案管理效率和质量的全面提升，而挑战是其对于档案管理人员的技能提出了更高的要求，并对安全防护管理的要求更高，企业必须要做好安全管理工作。在这种背景下，企业应当对新媒体的两面性进行深入认识，在明白其挑战的同时，制定科学的应对措施，实现企业档案管理效果的提升，更好地顺应时代趋势。

参考文献：

[1]张恩成.新媒体环境下数字档案管理新技术发展与应用[J].科学技术创新,2017(13).

[2]赵洪来.浅谈新媒体环境下数字档案管理新技术的发展以及应用[J].办公室业务,2017(23).

[3]陈婕.新媒体环境下数字档案管理新技术发展与应用[J].科技创新导报,2019(13).

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