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业务应酬管理规定

2024-04-19 来源:汇智旅游网
业务应酬管理规定

一、定义

为配合公司的业务发展而对关联单位人员作交际联系、应酬的专项费用。 二、种类

礼品费、餐饮费、其他费用(如租场费、活动联谊等费用)。

三、费用开支原则

1、 应酬业务开支是用于发展、维持与公司业务有关系的关联单位,不允许用

于部门活动或个人的消费,部门负责人应对应酬费用开支的真实性做出判断。如被发现,财务不作支付,后果由申请人负责。

2、 部门负责人应对公司下发的应酬费用预算作统筹,充分利用公司分配的资

源发展、保持与关联单位的关系。

3、 所有职员必须在发生事务应酬费前,均需获得部门副总经理/总经理同意。

并且填写交际应酬申请单。没有事先填写申请单的,财务不作支付。 4、 每次事务应酬(包括自行采购礼品)公司出席的人员原则上不应少于2人,

餐饮消费标准原则上每次不超过200元/人。 5、 所有申请、报销的单次授权的审批额度为:

5.1 部门经理:≤500元(年度应酬费用预算内)

5.2 总经理或财务总监/集团财务总监:≤2000元(年度应酬费用预算内) 5.3 董事长加总经理或指定授权审批人:>2000元

6、 所有费用的报销时限为自费用发生当日起一个月内,逾期报销财务不作受

理。

7、 所有应酬款项按单次发生费用报销,不得擅自合并或分开报销。如被发现,

财务部将不作支付,后果由申请人自负。 8、 必须提供真实发票 四、申请及报销注意事项 1、 申请:

1.1 申请人发生应酬前,必须征求相关部门副总经理/总经理的批准,并备

案同时申请应酬流水号。具体流程见“应酬申请流程”。 1.2 注:若属于礼品费申请,则还需按照以下第1.3项执行。 1.3 礼品费申请

1.3.1 申请人应在事前正确填写《物品/费用申请表》,交由相关适用

权限的合法授权人审批。

1.3.2 将已审批的《物品/费用申请表》提交行政部审核备案,审核通

过后,由行政部负责相关的物品采购事宜;

2、 费用报销

2.1 申请人报销费用需提供以下附件:

2.1.1 正确填写付款申请表,并在申请表后付交际应酬申请单; 2.1.2 提供有效合法发票:发票后需由参加此次应酬过程的公司同事

签名确认,发票必须填写日期、单位名称;

2.1.3 如属于购买礼品,则需提供行政部的入仓单,作为验收凭证。 2.2 申请人将付款单及相关附件交财务部审核;财务部按照事务应酬费用

管理办法严格审核,并提供审核意见后,再分别递交公司规定的授权审批人批准。

2.3 具体的审批流程见《应酬费用申请及报销支付流程》。

2.4 支付时间及其他的注意事项参照财务部颁发的“财务报销及有关开支

的管理规定”的相关条款。

注:1. 交际应酬申请单填写时必须提供应酬对象、事由、方式、时间、参加人

数等内容。

2. 申请人指参与事务应酬公司人员。

3. 公司应酬陪同人员是指与业务有直接关联的人员。

4. 财务部支付时间:财务部统一在逢周五中午下班前截单,周三下午支付。

附:应酬费用申请及报销支付流程

应酬费用申请流程 申请人申请 如属于购买礼品,则需按“业务应酬管理规定”填 制相关申请表 申请人填写交际应酬申请单 部门副总经理签批

向总经理或财务总监 报备签批(口头)

事务性应酬 财务部支

应酬费用申请及报销支付流程

申请人准报销 资料 按照“事务应酬管理规定”要求提供 部门副总经理审批 财务部接收单据 财务部审核是否符合“事务 应酬管理规定” N 不符合财务支付报销制度 Y 在预算范围内,是否超过 N Y 总经理/财务总监审批 N Y 在预算范围内是否超过 N Y 董事长+总经理/财务总监审 Y N 财务部支付

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