商场商品采购全过程的管理.doc

2021-08-25 来源：汇智旅游网

商场商品采购全过程的管理

采购概论

商品采购全过程管理采购流程

超市商品采购的模式商品采购合同的管理开店后的采购工作连锁企业的采购组织与流程定点采购的思考全球采购

国际招标采购方式和招标采购要求招标投标的涵义选择性招标采购政府采购知识解析政府会议采购

政府采购呼唤建立供应商信用体系政府采购与中心的工作投标致胜五项注意

中国承包公司对外投标策略和步骤超市采购:与供货商一起赚钱询价采购

采购的正确观念和判断尺度

如何组织新品上架零售巨头调整采购方式如何寻找优质商品

如何从供应商处获得更好的价格批判\"进场费\"

如何遏制采购腐败? 商品采购经验之谈采购概论

一、采购原则:减少流通环节、互惠互利、长期合作、共同发展。二、采购方式:经销、代销、联营。三、决定采购因素:

1、商品知名度、质量优劣、价格优势、包装大小、失窃性; 2、供应商供货能力;

3、缩短流通环节,能否提供最低的进价,最佳的服务; 4、能多提供双方互利的促销方案;

5、多提多毛利或让利(含各种赞助广告费及折扣)的商品; 6、能提供增加营业额或毛利的替代性产品; 7、种类\"比品牌更重要。四、采购程序: 1、选择商品;

2、选择供应商及让供应商了解本公司及操作流程; 3、供应商报价(增值税价)及商品相关证件; 4、洽谈供货交易条件(合作形式,结算方式);

5、决定销售商品进价及促销事项及入场费等; 6、报备采购总监审阅(供应商及商品准入); 7、签定购货合同;

8、建供应商档案,入电脑存档备案; 9、商品信息入电脑部存档备案; 10、合同入电脑部存档备案; 11、下初次定单;

12、新品上市须提前15天报备采购部,更改交易条件及价格须在采购部同意一月之后执行;

13、滞销产品三个月,自动撤出卖场。 14、商品的自然淘汰及更替。商品采购全过程管理

商品采购是商场主要业务活动之一。为了保证企业采购到适销对路的商品,必须认识了解采购过程,做好采购业务决策,加强对商品采购过程的监督,确保采购工作的圆满完成。

为了科学地组织商品采购,商场必须根据自身状况,建立相应的采购机构;根据商品经营范围、品种,形成商品经营目录;确定采购渠道;进行进货洽谈、签订订货合同;完成商品检验与验收活动。 (一)建立相应的商品采购机构

商场的商品采购机构有两种:一种是正式的采购组织,专门负责商品采购工作,人员专职化。

设立正式的采购部门,采购工作专业化,可以统一规划商品采购工作,人员职责、权限明确,便于提高工作效率,加强与供货单位的业务联系。

另一种是非正式的采购组织,企业不设专职采购部门,由销售部、组负责商品采购工作。非正式采购组织一般不设专门采购人员,而由销售人员兼职从事商品采购。非正式采购组织由销售人员参与采购,便于根据市场商品销售确定采购活动,使购销紧密连接,但不利于对采购工作的统一控制管理。

(二)制定商品经营目录

商品经营目录是商场或商品经营部(组)所经营的全部商品品种目录,是商场组织进货的指导性文件。

商场制订商品经营目录,是根据目标市场需求和企业的经营条件,具体列出各类商品经营目录;借以控制商品采购范围,确保主营商品不脱销,辅营商品花色、规格、式样齐全,避免在商品采购上的盲目性。商场的商品经营目录并不是一成不变的;也根据市场需求变化和企业经营能力适时进行调整。调整中可依据商品销售数据进行分析哪些种类的商品销售下降,如果较长时间内无销售记录,可逐渐筛选淘汰。如有些商品销售上升,可适当增加经营品种和采购数量。商场还应经常开展市场调研预测:分析市场需求变化趋势,了解新产品开发情况,根据企业条件,增加市场前景好的商品经营。在深入研究市场发展变化,总结自身经营状况的基础上,适时调整商品经营目录,是商场改善经营的重要手段。 (三)合理选择采购渠道

商场采购渠道多种多样,如何从中进行选择呢? 我们换个角度来分析。商场的供货渠道可以分为三个方面:一是企业自有供货者;二是原有的外部供货者;三是新的外部供货者。

1.企业自有供货者。有些商场自己附设加工厂或车间,有些企业集团

设有商品配送中心。这些供货者是商场首选的供货渠道。

商场按照市场需要,组织附属加工厂加工或按样生产,自产自销,既是商品货源渠道,又有利于形成企业经营特色。有些商品如时装、针纺织品、鞋帽,市场花色、式样变化快,从外部进货,批量大、时间长,不能完全适应市场变化。而从加工厂或车间加工订做,产销衔接快,批量灵活。有些商场加工订做的时装品牌也有较高的知名度和市场影响,成为吸引客流,扩大销售的有力手段。

2.商场原有外部供货者。商场与经常联系的一些业务伙伴,经过多年的市场交往,对这些单位的商品质量、价格、信誉等比较熟悉了解,对方也愿意与商场合作,遇到困难相互支持。因此,可成为商场稳定的商品供应者。

商场稳定的外部供应者来自各个方面,既有生产商,又有批发商,还有专业公司等。在选择供货渠道时,原有的外部供货者应优先考虑,这一方面可以减少市场风险,又可以减少对商品品牌、质量的担忧,还可以加强协作关系,与供货商共同赢得市场。

3.新的外部供货者.由于商场业务扩大,市场竞争激烈,新产品不断出现,企业需要增加新的供货者。选择新的供货者是商品采购的重要业务决策,要从以下方面做比较分析:(1)货源的可靠程度。主要分析商品供应能力和供货商信誉。包括商品的花色、品种、规格、数量能否按商场的要求按时保证供应,信誉好坏,合同履约率等。(2)商品质量和价格。主要是供货商品质量是否符合有关标准,能否满足消费者的需求特点,质量档次等级是否和商场形象相符,进货价格是否合理,毛利率高低,预计销售价格消费者能否接受,销售量能达到什么水平,该商品初次购进有无优惠条

件、优惠价格等。(3)交货时间。采用何种运输方式,运输费用有什么约定,如何支付,交货时间是否符合销售要求,能否保证按时交货。(4)交易条件。供货商能否提供供货服务和质量保证服务,供货商是否同意商场售后付款结算,是否可以提供送货服务和提供现场广告促销资料和费用,供货商是否利用本地传播媒介进行商品品牌广告宣传等。

为了保证货源质量.商场商品采购必须建立供货商资料档案,并随时增补有关信息,以便通过信息资料的比较对比,确定选择供货商。 (四)购货洽谈、签订合同

在对供货商进行评价选择的基础上,采购人员必须就商品采购的具体条件进行洽谈。在采购谈判中,采购人员要就购买条件与对方磋商,提出采购商品的数量、花色、品种、规格要求,商品质量标准和包装条件,商品价格和结算方式,交货方式,交货期限和地点也要双方协商,达成一致,然后签订购货合同。

一项严谨的商品采购合同应包括以下主要内容:(1)货物的品名、品质规格;(2)货物数量;(3)货物包装;(4)货物的检验验收; (5)货物的价格,包括单价、总价;(6)货物的装卸、运输及保险; (7)贷款的收付;(8)争议的预防及处理。签订购货合同,意味着双方形成交易的法律关系,应承担各自的责任义务。供货商按约交货,采购方支付货款。 (五)商品检验、验收

采购的商品到达商场或指定的仓库,要及时组织商品验收工作,对商品进行认真检验。商品验收应坚持按采购合同办事.要求商品数量准确,质量完好,规格包装符合约定,进货凭证齐全。商品验收中要做好记录,注明商品编号、价格、到货日期。验收中发现问题,要做好记录,及时与运

输部门或供货方联系解决。采购流程 1)质量:

质量的传统解释是\"好\或\"优良\对采购人员而言,质量的定义应是:\"符合买卖约定的要求或规格就是好的质量\"。故采购人员应设法了解供应商对本身商品质量的认训或了解的程度,管理制度较完善的供应商应有下列有关质量的文件: ● 质量合格证 ● 商检合格证

采购人员应向供应商取得以上的资料,以利未来的交易。在我国商品的产品执行标准有国家标准、专业(部)标准及企业标准,其中又分为强制性标准和推荐性标准。但通常在买卖的合同或订单上,质量是以下列方法的其中一种来表示的:● 市场上商品的等级 ● 品牌

● 商业上常用的标准 ● 物理或化学的规格 ● 性能的规格 ● 工程图

● 样品(卖方或买方) ● 以上的组合

采购人员在采购时应首先与供应商对商品的质量达成互相同意的质量标准,在可能的情况下,对一引起产品,如大米、衣服、家访用品、鞋类等商品,应要求供应商提供样品封存,以避免后的纠纷或甚至法律诉

讼。对于瑕疵品或在仓储运输过程损坏的商品,采购人员在采购时应要求退货或退款。(2) 包装:

包装可分为两种\"内包装\"(PACKAGING),及\"外包装\"(PACKING)。内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用,而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。在自选式量贩的营业方式中,包装通常扮演非常重要的角色。

外包装若不够坚固,仓储运输的损坏太大,降低作业效率,并影响利润。外包装若太坚固,则供应商成本增加,采购价格势必偏高,导致商品的价格缺乏竞争力。

设计良好的内包装往往能提高客户的购买意愿,加速商品的回转,采购人员应说服供应商在这方面向好的企业学习,并加以改进,以利彼此的销售此外,采购人员在采购包装的项目时,应先了解超市的政策,进而与供应商协商对彼此双方都最有利的包装,否则不应草率订货。(3) 价格: 除了质量与包装之外,价格是所有采购事项中最重要的项目。我们在客户心目中的形象就?quot;高质量低价格\若采购人员对任何所拟采购的商品,以进价加上合理的毛利后,连自已都判断该价格无法吸引客户的购买时,就不应向该供应商采购。

在采购之前,采购人员应事先调查市场价格,不可凭供应商片面之词,误入圈套。如果没有相同商品的市价可查,应参考类似商品的市价。在采购价格时,最重要的就是要能列举供应商产品经超市销售的好处。此外,公平而合理的价格,还可通过单独与供应商进行采购或由数家供应商竞标的方式来取得。单独与供应商进行采购进,采购人员最好先分析成本或价格;数家供应商进行竞标时,采购人员应选择两、三家较低

标的供应商,再分别与他们采购,求得公平而合理的价格。但在使用竞标方式时,采购人员切勿认为,能提供最低价格的供应商即为最好的供应商。我们必须综合徇一个供应商其送货、售后服务、钏销支持、其他赞助等方方面面的支持。所以有时候我们会放弃与提供极低价格给我们的大批发商的全作,而选择不愿意提供极低价格给我们的制造商或生产厂商与我们合作,因为通常制造商通常在产品质量、货源保证、售后服务、促销活动及其他赞助上会有更多的营销费用支持。

总而言之,价格采购是所有商业采购中最第三的,也是最困难的项目,但愈是困难的项目,令人愈觉得有挑战性,这也是采购工作特别吸引人之处,超市采购人员应体会认识这一点,并运用各种采购技巧去达成这项艰巨的任务。(4) 订购量: 在超市分店数仍少的时候,订购量往往很难令供应商满意,所以在采购时,应尽量笼统,不必透露明确的订购数量,如果因此而导致采购陷入僵局时,应转到其他项目上。

在没有把握决定订购数量时,采购人员不应订购供应商希望的数量,否则一旦造成存货滞销时,必须降价出清库存,因而影响利润的达成,以及造成资金的积压及空间的浪费。但采购人员应与供应商协商一个合理的最小订货金额或数量,最好以金额表示。否则,如果没有最小订货金额或数量限制,日后由楼面人员下单订货或运用OPL订单订货时,每次下单的订货量太小,要求供应商频繁送货,会增加供应商的成本。进而导致超市的价格无优势。相反,如果最小订货数量或金额太高,则会造成超市库存过高,导致压仓、滞销、削价求售等风险。(5) 折扣(让利): 折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、会款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。有些供应商可能会由全无折扣做为采购的

起点,有经验的采购人员会引述各种形态折扣,要求供应商让步。采购人员应向供应商说明超市的部份顾客?quot;专业客户\换名话说专业客户都是很会精打细算的,若供应商的折扣数无法大到让超市的商品售价能吸引他们上门,就算我们向供应商订货,这一关系也不可能持久,这种交易反而不利于超市的价格形象,故最好不要向该供应商采购。(6) 付款天数(帐期): 超市的付款方式与商品的采购方式紧密相关,通常经销的商品采取\"货到的XX到\"的方式结款,代销、联营的商品采取\"月结XX天\"的方式付款(详细请参考供应商手册\"超市的采购方式\"一节)。付款天数(帐期)与采购价格息息相关,在国内一般供应商的付款天数(帐期)是月结30~90天左右,视不同的商品周转率和产品的市场占有率而定。对于超市而言,我们通常要求\"一般的食品干货类商品帐期在货到45天以上\百货类商品的帐期在货到60天以上\"。而且由于超市衽每月统一付款,供应商实际收到货款的时间要比合同平均延长15天《(0天+30天)/2》。精明的供应商业务人员会对此进行计算,故身为采购人员不可不知。总而言之,采购人员应计算对超市最有利的付款天数(帐期),对于惯于外销或市场占有率大的供应商,一般要求的付款期限都比较短,有的甚至要求现金或预付款,但这全凭采购人员的经验与说服力。在正常情况下,超市的付款作业是在交易所齐全时,按买卖双方约定的付款天数(帐期),由银行直接划款至供应商的帐户,这是超市的一大优势,因为一般国内的零售商在付款时,总是推三托四,找一大堆藉口,延迟付款,造成供应商财务调节器度的困难。对于新进供应商来说,采购人员对此还有一个很重要的工作就是必须请供应商详细新闻记者超市\"供应商手册\"有关付款部分的内容,并对超市的付款流程详细予以说明。在以往的经验中,由于超

市采用了国际上先进的商业运作模式,与国内传统的商业作业模式有很大的区别,一些供应商(尤其是内陆城市的供应商)对此相当陌生,另外超市开业初期,许多流程尚未顺畅,导致供应商付款不及时,影响超市与供应商之间的配合与合作。(7) 交货期:

一般而言,交货期愈短愈好,因为交货期短,则订货频率增加,订购的数量就相对减少,故存货的压力也大为降低,仓储空间的需求也相对减少。对于有长期承诺的订购数量,采购人员应要求供应商商分批送货,减少库存的压力。由于超市电脑计算订单数量的公式中,交货期是个重要的参数,采购人员应设法与供应商采购较短的交货期,降低存货的投资。但是不切实际上压短交货期,将会降低供应商商品的质量,同时也会增加供应商的成本,反而最终影响超市的价格优势及服务水平。故采购人员应随时了解供应商的生产善,以确立合理及可行的交货期。一般而言,本地供应商的交货期为2~3天,外埠供应商的交货期为7~10天。(8) 送货条件:

超市系超大型的自选式的超市,商品的进出量极大,若供应商无法在送货作业上与超市密切配合,将严惩影响超市的运作。送货条件包括:按指定日期及时间送货、免费送货到指定地点、负责装卸货并整齐将商品码放在栈板上,以及在指定包装位置上由好超市店内码(或印国际条码)等等。这些事情看来简单,但若采购在采购时,对供应商没有提出要求,则有些供应商人员将会经常出错,对超市的运作影响其他大。对于经常出错的低应商,建议采取一些必要的警告或罚款措施。(9) 售后服务保证: 对于需要售后维修的家电或电子产品,采购人员就要求供需尖商提供免费的1~3年的售后服务,并将保修卡放置在包装盒内,保修卡应标明

本商圈内的维修商地址及电话,并且今后若维修商的名字、地址及电话一蛙发生更换,供应商应于第一时间通知超市采购人员,由采购人员及时通知卖场相关的退换货处人员及楼面主客。

走私货由于货品来源不明,同时售后服务也成问题,而且他们逃漏国家税收,是违法行为,因此超市采购人员千万不可去碰它,否则后患无穷。(10) 退换货

超市有限公司大部份商品采取经销形式,即买断经营,理论上不应该丰在退货的问题但在实际运作中,由于供应商产品质量的问题、残损有因判断错误或由于供应商业务人员的误导,形势估计过于乐观等因素,造成买进的商品库存过高,或商品滞销的情况,有诚售与远见的供应商销售业务人员,应主动解决超市相关业务人员的困扰。如果供需尖商的业务人员不积极配合,超市面上不会继续与其合作的。因为通常情况下,供应商会有较多的销售渠道处理此种滞销商品。(11) 促销活动:

\"超市快讯\"是超市营销最重要的武器,但快讯的成功与否,全赖于采购人员选择的商品是否正确,以及售价是否能吸引客户上门,通常我们\"超市快讯\"所选择的品项都是一些畅销的、高回转的、大品牌子的民生消费品(详细请参考\"超市快讯\"一节)。在采购员人员采购中,应强调超市每个门店的每期快讯发行数量达到30000~50000份,直接邮寄到公司的目标顾客群中,影响力极大,对提高供应商商品的品牌知名度及市场占有率有很大帮助,对于一些担心快讯价格会扰乱其市场价格体的供应商,超市采购人员则应强调超市欢是衽会员帛的超市,会员顾客与非会员顾客之间享受不同的类别待遇,我们可以采取\"非会员顾客不得购买\"或采取\"会员价与百会员价\"方法,甚至可采取\"每卡限购\"、\"印花限购\"等方法或措

施,加以控制,故不会对其价格体系造成很大的影响。在促销商品的价格采购中,采购人员必须了解一般供应商的营销费用预算通常占营业额的10~25%,供应商不难由此预算拨出一部份作为促销之用。一般来说,大品牌的供应商在\"超市快讯\"促销期间愿意下浮10~30%不等,有些小品牌或不知名品牌更能下浮50%,求的是薄利多销,或推广产品知名度,采购人员应了解供应商的需求与目的。

超市与供应商之间的促销活动多种多样,例如降价、地堆、端架、搭赠、抽奖、文艺表演等等(具体请参考\"超市促销范例\"一节)。采购人员应将20%的时间放在与供应商洽谈促销活动上,以提升彼此的销售业绩。(12) 广告赞助(Advertising Contribution) 为增加超市的利润,采购人员应积极与供应商采购争取更多的广告赞助,这也是采购人员业务考核指标之一。超市所指的广告赞助,有下列几项:● 超市快讯 ● 室内灯箱

● 室外灯箱或户外看板 ● 地板广告 ● 购物车广告 ● 购物袋广告 ● 电视墙广告 ● 店内广播广告

● ……等等(13) 进货奖励:

是指一段时间达成一定的进货金额供需商给予的奖励,通常为有条件的及无条件的进货奖励,例如:目前本公司所要求的供应商在每月付款金额基础上返还公司的返利,即是无条件的进货奖励,或称\"帐扣\";其余要

求超市进货额达到一定条件后,才返回一定奖励的即为有条件返利。由于本公司系统的限制,采购人员在与供应商采购时,应要求每月的进货奖励(即帐扣),尽量不要采取每季、每半年、甚至每年的返利,因为有时我们不见得与该供需尖商能合作这么长时间。

依采购人员的经验,通常都可要求供应商给予进货金额1~10%的进货奖励,供应商因销售份额的需求很乐意提供此种奖励。此种奖励对超市提升利润额大有帮助,例如:有些商品可能供应商因种种原因不愿以较低的价格供应,采购人员为增加利润,应积极与供尖商采购要求更高的进货奖励,但切忌为了争取奖励,而增加不切实际的采购数量,结果库存压力大增,甚至季节过后必须打折求售,这种情况采购人员不如不要进货奖励。有些供应商业务人员会在其报价单(通常在出三价)基础上下浮多少点折扣。另处进货奖励(即帐扣)与价格折扣有所不同,请采购人员务必参?quot;进货奖励\"说明一节,加以区分。(14) 其他赞助费用: 在超市的采购业务上,赞助金的种类繁多,包括:\"新入市的开业赞助费、新店赞助费、新品上架费、集中陈列赞助费、周年庆赞助费、各种节庆(元旦、春节、端午、五一、中秋、国庆节)的赞助费、端架/地推/地笼陈列赞助费……\"等等。

\"广告赞助费\"与\"其他赞助费\"在超市营运里,占举足轻重的地位,有此公司两者的金额在开业前可收到数百万人民币的收入,开店后陆续向供应商收取,最高可达营业额的2.5~8.0%。这种被供应商称之为:\"苛捐杂税\"的费用,引进国内已有好几年的历史,它超到了\"筛选供应商\"(以价制量,淘汰一些没有实力的供需尖商)、\"增加公司利润\"等积极的作用。同时供应商对此有了认识之后,其经营机制自然会保留一笔广告与促销

专款用在此一目的,以促销其产品,可谓\"一个愿打,一个愿挨\"。

采购人员在与供需尖商采购进,尽量强调,,超市所收取的这些其他赞助费用,尤其是节庆赞助费用,通常都会用于各种大型的促销活动上,而这些促销活动通常都须要几十万甚至上百万的费用投入,如此高额的促销活动费用如果都由超市来承担,超市是无法承受的,这就需要供应商们一齐支持,所谓\"聚沙成塔\通过这些大型的促销活动,可以吸引大量的人流,提高来客数或客单价,反过来他们可以提高供应商的销售。但供应商的赞助费应与供应商的销售成比例,否则有此采购人员变本加厉,需求无度,赞助费的费率已经到了无行无情的地步,贻笑大方。\"合情合理\"是双方共同成长的基础,我们对供需尖商的基本态度应是\"合作\而不是\"对抗\"。(15) 供应商的表现:

表现不良的供应商往往会影响到超市的销售及利润,并造成顾客的不满。故采购人员应在采购时,除价格外应谈妥合约中有关质量、数量包装、交货、付款及售后服务等条款,及无法履行义务的责任与罚则。采购人员应了解任何采购都是与供应商维持关系的过程的一部分。若某次采购采购人员让供应商吃了闷亏或大亏,供应商若找到适当的机时,也会利用各种方式回敬采购人员。因此采购人员在采购过程中应在超市与供应商的短期与长期利益中,求取一平衡点,以维持长久的关系。

总而言之,采购采购本身是一件很复杂、很艰难的工作,因为采购对象、供应商规模、采购项目都不尽相同,但采购人员只要灵活运用以上所述的技巧与策略,在采购中将不难一一克服困难。此外,经验、机智与毅力都是采购人员在采购中所须要的。超市商品采购的模式

超市采购的模式按超市是否连锁可分为单店采购模式和连锁采购模式。其中连锁采购模式,又可按集权与分权的程度可细分为集中采购模式和分散采购模式。单店采购模式

尽管超市越来越趋向于大规模连锁型发展,但单体的超市仍广泛地存在着。在这种超市里,商品采购常由一个采购部负责,直接与众多的供应商打交道,一般进货量较小,配送成本较大,必须努力实现采购的科学管理,否则失败的风险很大。对于一些规模不大的超市,有时店长直接负责商品采购,但实现较为理想的商品组合仍是困难的,特别是由于进货量小,不可能取得较低的进货价格,减少流通环节,降低商品价格成为可望不可及的事情。

这种超市的店长是企业的法人代表,可以完全按照自己的经营意愿开展经营活动。单店超市卖场规模一般比较小,经营商品通常在2000种以下,在竞争中往往处于劣势。单店超市的商品采购模式主要有如下三种具体形式:

(1) 店长或经理全权负责。商品采购的权力完全集中在店长或经理手里,有他选择供应商,决定商品购进时间和购进数量。

(2) 店长授权采购部门经理具体负责。超级市场店长将采购商品的工作下放给采购部门的经理,由采购部门经理根据超级市场经营的情况决定商品采购事宜。

(3) 由超级市场个商品部经理具体采购。超级市场商品部经理是一线管理人员,他们熟悉商品的经销动态,比较了解消费者的偏好,可以根据货架商品陈列情况以及仓储情况灵活地进行商品采购决策,因此,这种形

式比上述两种形式更为有效。

不论采用哪种形式,单店超市由于规模较小,经营商品品种较少,在商品采购数量方面不占优势,在与供应商的价格谈判中常常处于劣势地位,也就不利于其实行低价格策略。集中采购模式

集中采购模式是指超市设立专门的采购机构和专职采购人员统一负责超市的商品采购工作,如统一规划同供应商的接洽、议价、商品的导入、商品的淘汰以及POP促销等,超市所属各门店只负责商品的陈列以及内部仓库的管理和销售工作,对于商品采购,各分店只有建议权,可以根据自己的实际情况向总部提出有关采购事宜。

集中统一的商品采购是连锁超市实现规模化经营的前提和关键,只有实行统一采购,才能真正做到统一陈列、统一配送、统一促销策划、统一核算,才能真正发挥连锁经营的优势。有利于提高超市与供应商谈判中的议价能力。如今,中国的零售业不是利润最大化的行业,它现在的单体规模相当明显。如万佳百货在2000年做到了全省第一,也只不过是16.2亿元的销售额,只相当于沃尔玛全球销售额的千分之一都不到。所以,一定要在老店挖潜的同时不断开新店,不断扩大经营规模,不断扩大企业的市场占有率,做到经营规模最大化,我国民族零售业的前景才是有希望的。而集中采购正是实施规模化经营的基本保证。连锁零售企业实行了中央采购制度,大批量进货,就能充分享有采购商品数量折扣的优惠价格,保证了超市在价格竞争中的优势地位,同时也能满足消费者求廉的心理需求。

(2)有利于降低商品采购成本。大批量集中进货,可以大幅度减少进

货费用,再辅以配套的统一配送机构与制度,就能有效控制连锁零售超市的采购总成本。

(3) 有利于规范超市的采购行为。在分散采购制度中,由于商品采购的决定权下放到各分店,对采购行为很难实施有效的约束,所以采购员的种种不规范行为屡禁不止。而中央采购制度则有利于规范企业的采购行为,为超市营造良好的交易秩序和条件。分散采购模式

分散采购模式就是超市将采购权力分散到各个分店,由各分店在核定的金额范围内,直接向供应商采购商品。从超市的发展趋势来看,分散采购是不可取的,因为它不易控制、没有价格优势以及采购费用高。分散采购模式有以下两种具体形式: ◎ 完全分散采购

完全分散采购形式是超市总部根据自身的情况将采购权完全下放给各分店,由各分店根据自己的情况灵活实施采购,它最大的优点是灵活,能对顾客的需求做出有效的响应,比较有利于竞争,比如:法国的家乐福公司曾经在很长一段时间都是实行分散采购,由于其单店规模巨大,同样也有效。但完全分散采购的最大弊端在于不能发挥规模采购的优势,不利于压低价格,不利于控制采购,因此就连家乐福这样的超市公司也逐渐向集中采购模式转变。 ◎ 部分分散采购

部分分散采购形式是超市总部对各分店的地区性较强的商品(如一些地区性的特产就只适合于该地区销售),以及一些需要勤进快销的生鲜品实行分散采购,由各分店自行组织进货,而总部则对其他的商品进行集

中采购。

如:某一分店的目标消费者有特殊的饮食习惯,而总部又不了解市场行情,在这种情况下,由分店进行商品采购决策就比较适宜。这种制度具有较强的灵活性,使分店可以根据自身的特征采取弹性的营销策略,确保了分店效益目标的实现。商品采购合同的管理一、商场采购合同的内容

商场采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免发生纠纷的前下,具备以下主要条款: 1.商品的品种、规格和数量

商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国宝统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。 2.商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等,均应有详细规定。 3.商品的价格和结算方式

合同中对商品和价格的规定要具体,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的折扣办法;规定结算方式和结算程序。 4.交货期限、地点和发送方式

交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式(送货、代运、自提)。

5.商品验收办法

合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。 6.违约责任

签约一方不履行合同,违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:

(1)未近合同规定的商品数量、品种、规格供应商品; (2)未按合同规定的商品质量标准交货;

(3)逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。 7.合同的变更和解除条件

在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等情况,都应在合同中予以规定。除此之外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,更有效力。二、采购合同的签订 1.签订采购合同的原则

(1)合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人,是指有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享

有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。

(2)合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

(3)必须坚持平等互利,充分协商的原则签订合同。

(4)当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。

(5)采购合同应当采用书面形式。 2.签订采购合同的程序

签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤:

(1)订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。

(2)接受提议。接受提议是指被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也称承诺。承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。 (3)填写合同文本。 (4)履行签约手续。

(5)报请签约机关签证,或报请公证机关公证。

有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。

三、商场采购合同的管理

采购合同的管理应当做好以下几方面的工作: 1.加强商场采购合同签订的管理

加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前,应当认真研究市场需要的和货源情况,掌握商场的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据本商场的购销任务,收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据;二是对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。

2.建立合同管理机制和管理制度,以保证合同的履行

商场应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的顺利实现。 3.处理好合同纠纷

当经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成,可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。 4.信守合同

合同的履行情况好坏,不仅关系到商场经营活动的顺利进行,而且也

关系本商场的声誉和形象。开店后的采购工作

开业后采购工作与开业前有较大差别。开业前一切都在未知之数,一切都需摸索、猜测、估计,需要大量的市调及采购工作,并构建一个较理想的商品结构,然后在开业前按公司的业绩指标实施大进货。开业后,顾客地需求开始从销售数据上浮现,采购工作在此必需有质与量的转变。采购的最终极任务就是把\"销售、毛利额及其他收入最大化\采购的一切工作都围绕在这三个数字上。

为达成采购的任务,我们建议采购工作应分为五大项,每一大项各占20%的时间,它们是: (一)市调; (二)快讯; (三)采购; (四)服务楼面; (五)行政。

一名优秀的采购主管必需要能善用时间,原则是: (1)即\"重要、又紧急\"的事最优先处理; (2)其次处理\"重要、不紧急\"的事, (3)再其次是\"不重要、但紧急\"的事;

(4)最后才是\"不重要、又不紧急\"的事。凡事必需有轻重缓急之分,凡是对自己任务达成最关键的事情应最优先处理,与事情的紧急性无关。采购人员善用时间上,最好准备一个本\"记事本\预先记录已以预定好的工作事项,如此工作才能有条不紊,达到\"事半功倍\"的效果。无论如何,

这五大项工作应平均分配,而不能只做哪一项。 (一)市调:

毛主席讲得好:\"没有调查,就没有发言权\"。市调工作在开店后,很容易被采购主管遗忘掉,有些采购渐渐养成\"好逸恶劳\"的习惯,喜欢坐在\"象牙塔\"内办公,误以为\"秀才不出门,能知天下事\或者\"多一事不如少一事\这都是\"吃大锅饭\"的概念。天合的采购必需把市调当做一个重要的事情来做,至于\"紧急\"\"或不紧急\要看当时的情况及需要而定。市调的内容包括:

(1)调查竞争对手的商品结构、价格、包装、质量、促销、货源、陈列方式、质量……等等。

(2)参加展销会、了解市场趋势。

(3)开发新的供应商,改善商品结构,增加销售、利润于其他收入。 (4)与新老供应商研究市场的现状与趋势,及业绩/毛利增长点。 (5)与采购本部、生鲜本部、商品本部或各兄弟公司的对口采购人员交流成功的经验。

有时候如果只是临时要了解某一竞争对手的几个商品的价格,采购主管可以请采购助理或供应商业务人员代劳,不必亲自去做,否则时间可能不够用。

连锁企业的采购组织与流程一、采购部门的功能

在讨论采购组织之前,应先对采购部门在一个连锁体系中所必须扮演的角色与功能有所认识,而依据这些功能目标,考量公司特性及策略来设计部门组织。

商品采购部门的功能概略如下: (一)协助贩售部门有关业务之处理。 (二)商品销售情况之分析与检讨。 (三)促销商品之安排。

(四)日常采购业务,如询价、议价、订货等。 (五)新厂商与新商品之开发与评估。

(六)市场情报之搜集与反应,如商品资讯(价格、流行趋势等)、厂商情报等。二、采购组织

依据上列之陈述,采购部门通常可划分为采购、市场调查及新商品开发等单位。 (一)采购单位

此单位为采购部门的核心,担负商品企划、采购等业务。采购单位又可依据各种标准细分组织,兹将较常见的标准简述于下:

1.商品类别:依商品类别细分采购单位,如百货公司的商品采购部门可划分家用电器课、日常用品课、服饰课等。

2.商品采购地区:依商品来源地区为基础划分,因为国内、外采购的手续、厂商地址、条件均大不相同,因此分别设立部门,以利作业与管理。如设国内采购课、国外采购课,或可依不同洲及国别更细分之。上列标准亦可合并使用,如分设国外服饰、国内服饰课等,或可加入其他标准(如商品价值、采购功能等)更细分组织。然无论采用何种标准,均应以效率及效能为前提,依实际状况考量决定。 (二)市场调查单位

负责企业内外部有关各种资料的搜集、分析、解读、建议等。为采购部门之智囊单位。 (三)新商品开发单位

负责新商品之开发、研究、导入等工作。上列叙述仅为通则,采购部门的组织还是必须依企业之业别、策略、规模等实际状况来设定,才能真正的切合需要,发挥功能。

采购流程并非仅是单纯的询价、议价、订货等步骤,而是一个必须经历多种分析、考虑多种因素的精密过程。一个完整的采购流程依序应包含下列步骤。

1.确认企业经营方针、策略,拟定采购政策。

2.了解、分析企业内外部环境因素,含商品动态(原料供应状况及产能、原料成本变化)、竞争者分析、消费者动向、公司内部销售资料分析、库存状况以及未来销售计划等。

3.拟定采购计划,依据上述两个步骤的结果拟定采购计划。计划要包括:采购条件(付款条件、最低送货量、配送方式、退货条件等)、进货厂商、进货时间、商品类别、商品金额、商品数量等。) 4.采购计划再检视及修正。 5.采购工作执行、控制。

6.采购工作执行结果检讨、分析与know-how累积。定点采购的思考

自推行政府采购制度以来,\"定点采购\"作为政府采购方式的重要补充,对规范政府采购行为、提高财政资金使用效率等都起到了极其重要的作用,但是在实际工作中,随着时间的推移,有些地方推行的\"定点采购\"却

渐渐地演变成了长期的\"固定采购\这不仅使人感到有一种变相的垄断供应之嫌,还很容易滋生出各种各样的腐败行为,对此,笔者认为,各地在实行定点采购的活动中,一定要同时采取切实有效的措施,让\"定点\"单位也\"流动\"起来,以更加严格地规范与完善好\"定点采购\"行为。

一是要建立供应商信息库,以确保定点单位的流动性。在实际工作中,对一般的定点采购项目来说,肯定是会有许多供应商都有资格、有能力保障供给的,这是毫无疑问的,但,究竟应选择哪几个供应商作为定点采购的单位,就不能在\"需要\"采购之时才进行突击式的资质审查,或是\"先\"由少数人\"说了算\"等等,而必须要综合考虑到潜在供应商的资格状况、法律素质、经营道德、服务承诺等方方面面的问题,这就需要在平时就必须要注意收集、掌握到一定数量的潜在供应商的这些信息资料情况,以便使定点单位的筛选工作透明度更高、说服力更强、好中选优的余地更大。二是要建立定期轮换制度,以避免长期固定定点单位。只要是企业,盈利就是其生存发展的基础,赚钱就是其目的,作为政府采购的定点单位也不例外,一旦定点的期限过长,他们就会为追求较高的盈利水平而降低其服务标准,甚至于放弃其事前的承诺措施等等,同时,长期地\"定点\反而会使定点单位形成了变相的垄断供应,不利于采购管理部门利用市场经济手段来激发政府采购工作的活力。为此,在实际工作中,就必须要对定点采购的定点期限进行合理的确定,一般的定点采购项目,其一次性的定点期限最长不宜超过一年,对特殊的采购事项,可实行\"一事一议\"的办法,在定点期满后,就必须重新组织供应商信息库里的潜在供应商进行新一轮的\"定点\"资格的竞争,原来的定点单位不得变相\"绕过\"新一轮竞争就获得\"继续定点\"的资格,这样通过定期的轮换,可使定点单位永远面临着

竞争压力,促使其永远提供着更优质的定点服务。

三是归类大宗定点业务,激发定点单位的再竞争意识。为了有效地打破定点单位变相垄断采购项目的念头,可充分利用大宗定点采购业务在定点单位之间再次竞争的办法,来提高定点单位的忧患意识,促使其进一步增强竞争能力,提高服务质量。在具体的实施工作中,可对一次性结算价格超过一定限额标准的大宗定点采购项目,采取由政府采购中心出面,组织符合条件的各个定点供应商,通过再次竞价服务的办法,择优确定最终承办的供应商,这样就会极大地提高定点单位的再竞争意识;而对结算价格在一定限额标准以下的定点采购项目,则可由采购用户在已确定的定点采购单位范围内自行选择定点的供应商,这样就能更有效地提高了政府采购工作的运行效率。

四是保持一定数量的定点单位,激发正常的竞争机制。实践表明,定点单位的数量少了,不仅不利于引起相互之间的竞争意识,反而会使少数定点单位包揽了有关采购项目的供给,形成了独家经营的变相垄断行为,不但排斥了正常市场竞争机制的引入,还会滋生出各种各样的腐败行为,为此,必须要区别不同的定点采购项目,根据不同的具体情况,分别选定出多少不等的定点单位,这样,既能体现出定点采购的优越性,又能激发出定点单位的积极性,从而达到了采购与供应双赢的目的。

五是要加强日常监管与考核,对定点单位实行淘汰制。在实际工作中,有不少的单位往往在争取\"定点\"供应商资格时,可能作出超过其日常承受能力的各种\"应急\"性承诺措施,而一旦他们获得了\"定点\"单位的资格后,对其承诺的措施就会有点\"无所谓\而对这些承诺措施是否能够严格地兑现到位,就直接关系到采购用户的合法权益是否能够得到有效保障

的问题。对此,政府采购机构就必须要对各定点供应商的承诺情况一一记录在案,并对其各种承诺措施的落实、兑现情况,严格地做到事中监督、管理,事后考核、检查,对发现的违反服务承诺行为,可直接根据有关协议规定进行处理,直至取消其定点资格;对存在的违法乱纪行为,就直接根据有关法律规章制度进行处罚;对触犯刑律的,就毫不手软地将其移交给司法部门处置。全球采购

所谓全球采购,就是指利用全球的资源,在全世界范围内去寻找供应商,寻找质量最好,价格合理的产品。专家认为,国内企业进入全球采购系统,要作好4个方面的准备。

首先,全球采购系统是一种电子商务采购模式,企业要进入全球采购系统,必须熟悉与掌握这一系统。1999年以来,跨国公司陆续把发展物资采购电子商务工作列入了企业发展战略目标。通用、福特、戴姆勒-克莱斯勒三家汽车公司宣布要建立全球最大的汽车专用采购网络市场,将每年2500亿美元的零部件采购移至互联网上进行。

研究报告表明,2000年全球电子商务业务总额为4330亿美元,2001年9190亿美元。有人预测,到2005年,全球电子商务市场规模将达到8.5万亿美元。未来10年,国际贸易额的1/3,将通过互联网进行。

第二,国内企业要懂得如何成为合格供应商。跨国公司对全球采购供应商都有详细的要求和条件。比如,麦德龙跨国连锁集团对其供应商提出了4条基本要求:一是必须拥有完善的供应体系和商品执照。二是商品供应可靠,商品质量保证,致力于长期的商务发展。三是有能力将商品运至指定的商场,并愿意使用指定的物流公司。四是商品规格符合麦德龙公司

的要求。

第三,要了解跨国公司的采购程序。以美国通用集团为例,它在全世界25个国家设有汽车生产厂,产品分销到全球170多个国家与地区。在美国本土,每天有16万个零件号的零件被送到主机厂,有3300个一级供应商,每年采购费用为580亿美元,加上其它国家与地区一年的采购量是710亿美元,它的合作企业一年要采购290亿美元,总计一年要1400-1500亿美元,这还不包括设备与其它服务的采购。

这么巨大的采购与物流如何组织呢?美国通用在美国总部设有一个既管采购又管物流的副总裁,下设主管亚太、欧洲、美洲和拉丁美洲四个大区的总部。每个大区按产品分类设采购联合工作组,每个组根据采购金额由不同层次的组织来实施采购,金额小的由每个国家的工厂、公司自己决定,金额稍大的由每个大区的采购组织来实施,采购金额很大的由总部实施。一个大区要到另一个大区采购要通过这个大区的采购组织,一般采用网络、电视、可视电话、电话会议等方式寻找大供应商。

第四,要了解国际采购通用规则。全世界公认的有四大采购法则,这就是《联合国采购示范法》、《WTO政府采购协议》、《欧盟采购指令》、《世界银行采购指南》。在加入WTO时,中国政府并没有参加WTO政府采购协议。但中国政府承诺在2020年以前,向APEC成员开放政府采购市场。联合国采购、企业之间的国际采购则按规则进行。国际招标采购方式和招标采购要求一、采购方式的划分

在市场经济中,采购货物、土建工程和服务的方式是多种多样的,有招标采购方式、询价采购方式、直接采购方式、拍卖方式、谈判采购方

式、议标采购方式等等。在这几种采购方式中,招标具有公开透明、公平、公正的性质。从招标广告的刊登、招标文件编制、投标文件格式和递交、公开开标、评标、授标、签中标合同等各个步骤,都要严格按照公开、公平、公正原则进行。

招标有两种分类方法:第一,按投标人的注册国来分,有国内招标和国际招标两类;第二,按投标人的数量来分,有公开招标和有限(邀请)招标两类。这两种分类方法结合起来,招标的种类有下列4种:

1.国际公开招标。在国内外公开刊登招标广告和出售招标书,接受国内外任何一个合格投标人英文书写(或招标书里规定的别的语言文字)的投标。

2.国内公开招标。国内公开刊登招标广告和出售招标书,接受国内任一投标人的投标。

3.国际有限招标。不登广告,而是在国际上直接邀请(也含邀请国内)有限几家投标人参加投标竞争。除了不登广告外,有限招标程序与公开招标是相同的。

4.国内有限招标。不登广告,直接邀请国内几家投标人参加投标。从实施步骤上区分,又可将上述几种招标分为\"一步招标法\"和\"两步招标法\"两种:

一步招标法是指招标人一次报出投标价和技术响应书,截标后紧接着开标、评标授标。这是一般大量运用的方法。

两步招标法即投标人先报出技术响应书(不带报价),开标后招标人研究分析各个投标技术方案,筛选淘汰不合格的投标方案,可进行技术澄清或商谈,然后平衡综合,修改原招标书,写出新的招标技术规格书,发给

合格的投标人,这是第一步。第二步是和一步招标法一样的,投标人按新的招标技术规格书,报出自己的技术响应书和投标价,截标后开标唱价,招标人组织商务和技术审核,然后计算各投标人的评标价高低,按评标价最低中标的原则确定中标人。两步招标法不常使用,只在工艺复杂、技术含量高的货物采购和工程量不容易确定、施工复杂的土建工程招标中才使用。

从国际金融组织和外国政府贷款项目的招标来看,国际招标比国内招标更容易被成员国政府所接受。因为在国际招标中,成员国的货物制造商、贸易商、土建工程承包商都有平等机会参加投标竞争,而国内招标只有借款国国内的制造商、承包商能成为中标受益人,其他成员国很难参加借款国国内招标的竞争。

在国际招标中,公开招标(或叫竞争性招标)具有广泛的竞争性或无限制性,各成员国感兴趣的投标人均可自由参加竞争。有限招标是由招标人直接邀请几个投标人来参加投标,没被邀请的潜在投标人或国家可能会提出不满,怀疑是否受到不平等对待。

世界银行和亚洲开发银行的资金来源于成员国缴纳的股金,资金使用要接受成员国政府的监督,银行对贷款项目的资金使用情况也特别关注,所以只有国际公开招标方式(或叫国际竞争性招标方式)才是成员国政府和银行最放心的、最能接受的采购方式。因此,世界银行和亚洲开发银行都对国际有限招标和国内招标的适用范围作出明确的限定。一般来说,国际有限招标仅适用于以下三种情况:①合同金额小;②供货人数量有限;③有理由可证明不采用国际公开招标方式是正当的。当采用国际有限招标时,国内优惠方面的规定不适用。国内招标仅适用于预计

国外厂商不会感兴趣的以下四种情况:①中标合同金额小;②土建工程的地点分散或时间可能拖得很长;③土建工程为劳动密集型;④当地可获得该货物或当地土建工程的价格低于国际市场价格。

至于招标以外其他采购方式的运用,世界银行和亚洲开发银行也都规定了明确的限定范围:

询价采购是邀请至少来自两个成员国(含借款国)3家以上的供货人提出报价,以确保价格具有一定竞争性。这种采购方式仅适用于采购小金额的货架交货的现货或标准规定的商品。

直接采购是直接与一个供货人或土建工程承包人签订合同,没有一点竞争性。这种采购方式仅适用于以下5种情况:①对某个按照银行接受的程序授予的现有货物或土建工程合同进行续签,以增购或增建类似性质的货物或土建工程。在这种情况下,应使银行满意地认为进一步竞争不会得到任何好处,且续签合同的价格是合理的。②为了与现有设备相配套,设备或零配件的标准化可以作为向原供货人增加订货的正当理由。证明直接采购合理的条件应该是:原有设备必须是适用的;新增品目的数量一般应少于现有的数量;价格应合理;采购者对从其他厂商或设备来源处另行采购的好处已进行了考虑并已给予否定,且否定理由是银行可以接受的。③所需设备具有专卖性质,并且只能从单一货源获得。④负责工艺设计的承包人要求从某一特定供货商处采购关键部件,并以此作为性能保证的条件。⑤有特殊情况,比如应付自然灾害。

除询价采购和直接采购外,世界银行的《采购指南》中还允许存在两种采购方式:

(1)自营工程,即借款人使用自己的人员和设备进行施工,这可能是承

建某些种类的土建工程惟一实际可行的方法。自营工程仅适用于下列所述情况:①无法事先确定所涉及的工程量;②工程小而分散,或位于边远地区,有资格的施工公司不大可能以合理的价格投标;③要求在不给日常运营造成混乱的情况下进行施工;④不可避免的工作中断的风险由借款人承担要比由承包人承担更合适;⑤需要迅速采取行动的紧急情况。 (2)从联合国机构采购。在有些情况下,从联合国的专门机构(作为供货人)按照自己的程序采购那些小批量的货架交货的货物(主要用于教育、卫生及农村供水和环境卫生等领域),可能是最经济有效的采购方式。从上述介绍可以看到,招标以外(特别是公开招标以外)的采购方式不是普遍运用的方式,而是局限在一定范围内运用。使用公共资金采购货物、土建工程和服务,一般都运用公开招标的方式。借用世界银行及亚洲开发银行的货款项目,采购方式应征得银行同意,并通常要在贷款协定中规定清楚,不能由借款人自行决定。

日本海外经济协力基金和科威特阿拉伯经济发展基金贷款所要求的采购方式与亚行、世行是一致的,都是以国际公开招标为最常用方式。二、招标采购的要求

招标这种采购方式可以使招标人买到便宜的、合用的货物,使投标人得到公平竞争的机会。但招标也有自身的缺点:①时间较长;②有时反而买到价格高的货物,其原因是招标书中技术规格要求过高或暗指某个厂商的产品,商务条款苛刻,甩给投标人的风险太大,分包不合理,抬高业绩要求使国内产品失去投标资格等;③一般买不到性能最好的产品。充分认识招标的特点,对于顺利招标、投标是很重要的。总的说来,招标大致有14条规则:

(一)静态采购

(1)招标书和投标书的内容在开标后都不能改动,不允许利用开标后的评标环节对招标书或投标书的内容作实质性改动。

(2)投标价在开标后不能改动,招标人不能要求投标人改变价格,也不允许投标人主动变更价格。

(3)评标时的废标标准和评标因素及其量化计算方法或打分的具体方法事先制订好,并写在招标书里,开标后不能再改动。

(4)不允许投标人在开标后到投标有效期截止前撤回其投标,若撤回,投标保证金将被没收。

静态采购是相对于谈判采购来说的。谈判采购是动态采购,采购人今天向供货商提出采购内容要求,明天供货商回答提出报价方案(含技术方案),后天采购人又修改采购要求,供货商又重新报价。采购人还可变更采购要求,供货商再报价,这样反复谈上1个月、3个月、半年,来回讨价还价,至于最后把订单给谁,全由采购人自己决定。供货商不知道采购人凭什么标准来作出决定,这种采购方式缺乏公平、公正、公开透明的实质。但是招标就不能这么办,遵照静态的特点,招标人应把自己的采购意图和评标标准充分地、详细地写在招标书里,不能在开标之后再进行变动,这是招标人的风险。采购要求要提得合理、正确,提高了,要付出高价;提低了或漏了,又买不到合用的货物。所以在静态的特点下,投标人有风险,招标人也是有风险的。

(二)采用书面方式进行的采购

招标是一种书面对书面的买卖活动,口说无效。其书面买卖活动的特点表现在:

(1)招标人的购买意图要写在纸上,以公开出售的招标书为准,若要修改补充,则应在截标前的足够时间内书面通知所有购买招标书的投标人。 (2)标前会上招标人对招标书内容的解释和对投标人的要求若作为招标书的一部分,应以书面形式送给所有购买了招标文件的投标人。 (3)开标后对投标书的澄清,招标人要书面提问,投标人要书面回答。 (4)投标人用招标书中规定的语言文字编辑投标书,并要打印出来,不能手写。

(5)投标书每页都要由投标签字人小签,签字人若不是企业法人时,则应在投标书里附上企业法人代表的授权书。 (三)限定时间

招标有很强的时间性。\"时间就是金钱\"这句话在招标过程中有明确的体现,主要表现在:

(1)出售标书的时间有限定; (2)截标时间有钟点限制; (3)开标时间有规定;

(4)投标书有效期从开标日算起有具体的天数规定; (5)投标保证金的有效期也有具体规定;

(6)投标人接到澄清通知后,就按要求时间回答澄清;

(7)投标人从接到中标通知书之日起,必须在限定天数内与招标人签定中标合同,并按规定时间提交履约保证金。

投标人不遵守上述各种时间规定,就会导致投标无效或被取消中标资格。这些时间规定视不同标有不同的天数规定,不是每个标都是一样天数。

(四)投标人交纳投标保证金

参加招标活动的所有投标人都必须提交投标保证金,并且应遵守下述原则:

(1)必须提交,且要在递交投标书的同时提交;

(3)保证金的数额有规定,一定得满足数额要求,只可多不可少; (4)保证金的币种必须与招标书的要求相一致;

(5)保证金可以是银行担保函或现金、保兑支票、现金支票。如果是银行担保函,其格式要求在招标书的商务部分已给出,投标人必须照着填写。有的招标书还规定如果是外国银行开出的保函,还必须经过中国银行总行确认(或叫背签)。

设立投标保证金的目的,是为了保护招标人的合理利益。投标人必须认真按照标书要求办,马虎不得,稍有差错就会导致废标。但招标人要求的保证金额也不宜过高,过高会影响投标人的积极性,导致缺乏竞争性。 (五)以成熟的货物为采购标的

用试制品(或第一次制造的货物)投标不能中标,所以招标书普遍对投标人的制造资格作出明确规定。一般规定是在投标前曾制造过与本标相类似的产品多少台,并经过多少年运行证明是成功的制造商,具备这一条的才有资格投标或委托他人投标。至于产品制造了多少台、多少年,依不同产品有不同的规定。须要注意的是,\"有没有资格\"与\"能不能做\"是两个不同的概念。\"资格\"是指曾经制造过产品没有,其运行是否成功。投标人一定要改变过去的销售观念,充分认识招标的这个特点。 (六)坚持广泛竞争

招标是一种为所有合格的投标人提供公平竞争机会的交易方式,因

此招标书内容必须具有广泛竞争性。招标书中引用的标准和技术规格应达到能够促使最广泛的可能的竞争,应最大可能采用国家标准或国际上认可的准备,如ISO、IEC。技术规格应以相关的技术性参数和特征为依据,不能够引用某一家制造商的商品名称、商标、目录号作为依据,也不能引用独家生产的技术参数和特征作为依据。如果确实需要引用才能完整、清楚地表达技术规格要求时,则应在该引用后面加上\"或相当于\"的字样。招标应允许接受特征相似和性能至少与规定的性能指标实质相等的货物。

业绩资格规定也要符合广泛竞争性原则,不能规定得太苛刻或专指性,以致只有一家制造商有资格。

招标信息的发布也要符合广泛竞争性原则。招标项目的总采购预告和具体采购的资格预审或招标广告,均应至少刊登在普遍发行的一种报纸上,也要将广告副本转发给表示感兴趣的投标人,要防止只让局部范围内的投标人知道招标信息。 (七)提交制造商的正确委托书

投标人若不是货物的制造者时,应在投标文件里递交制造厂的正确委托书。这是保证货源可靠的措施,也是防止投标作假或以次充好的措施,对于维护招标人的利益有着重要的意义。投标人须按招标书中给出的格式填写并正确签字,制造厂和投标人都要由企业法人代表签字或由其授权的代表签字,授权书应附在投标书里。 (八)投标人提交银行资信函

市场经济活动中,财务和资信是重要的需要考虑的因素。过去我们习惯计划销售,常常忽略银行资信函。现在我国的企业和银行对投标开具\"

银行资信函\"都不适应,需要尽快跟上来。 (九)投标报价要求详细、完整

招标书的商务部分对报价有详细要求并附有报价表格。除要求报总价以外,还要求报分项价格,具体分哪些项在招标书里已写清楚。报价表格中有的要求除报单价和总价外,还要求报出\"标准备件、易损件专用工具费用\"、\"附属件费用\"、\"安装、试验、培训、设计联络和技术服务费用\"等栏目。

在招标书的技术规格部分对报价也有不少要求,如有的要求报出两年指令性备品备件的价格并列出清单(数量、单价、总价)。有的还要求报出3年或5年的备品备件供业主选购,并列出清单。有的要求报出买方在卖方培训、监造或检验的费用(人日数及单价),报出卖方到项目现场安装、调试的指导费用(人日数及单价)。有的还要求附带测试仪器和附件,其价格含在总报价中并要列出单价。

这些报价内容若漏报,可以导致废标或评估时被加价、失去中标机会。所以投标人要认真阅读招标书中的报价要求,不可漏报或报错。 (十)公开开标

开标是招标的重要程序,必须采取公开方式,允许投标人或其代表出席,也可请公证机关出席作证;允许记录、拍照、录音录相。招标必须公开开标,才能体现和维护公开透明、公平公正的原则。不开标或秘密开标是违反公开透明原则的,公开才能促公平公正,公开才能防腐败欺诈。开标时应高声唱读投标人名称、每个投标的总金额、有无折扣或价格修改、有无投标保证金,如果要求或允许报替代方案的话,还应宣读替代方案投标的总金额。没有开封或开标时没有宣读的投标均不得考虑。

开标之后若出现新的投标人或出现新的投标价格,是违反公平竞争原则的,将会损害正当投标人的权益。

开标必须在紧接着截标时间之后进行,防止间隔时间过长,出现投标书被窥窃、涂改的情形。在第一个投标人被开标唱读之后,不应要求或允许任何投标人改变其投标。 (十一)公开评标原则

评标要按公开的、已制订的废标标准和方法进行。招标的透明度也表现在评标环节上,评标的基本原则是:

(1)必须把废标的标准和评标因素及其量化计算方法事先制订好并写在招标书里,开标后照着进行评标,不能开标后再针对投标内容来随意制订评标原则和计算方法;

(2)评标依据是招标书和投标书中的内容,招、投标书内容以外的东西,不能作为评标依据;

(3)招标书中要求不明确、前后矛盾或界限含糊不清的要求,均不得作为评标依据;

(4)违反国家法律、法规的不能中标。如违反我国公布的\"民法通则\"、\"反不正当竞争法\"等法律法规的,应取消其中标资格。 (十二)公开授标原则

授标要授给符合招标书要求的评估价最低的投标人,而不是授给开标价价格最低的投标人,也不是授给设备性能最好(质量最好)的投标人。授标时,不能要求投标人承担招标书中没有规定的责任,或要求其修改投标书内容,并以此作为授予合同的条件。

这些授标原则要在招标书里公布,授标时遵照执行。

(十三)集体讨论确定中标者

招标的公开、公平、公正性质也体现在中标结论是由集体讨论做出这一点。中标结论是在商务和技术检查(或称商务和技术初评)之后,筛选掉不合格者,合格者和基本合格者进入终评(即评标价计算),再把计算出的评标价按由低到高的顺序排列,最低者就是中标人。商务和技术检查、终评、计算出评标价等工作,不是由一个人或一个单位去做,而是由评标小组集体讨论、计算出来。评标小组由招标代理机构、业主单位、设计院、业主单位的主管机关、设备制造业(没有参加投标者)、律师业和财务会计业及公证单位等各方面的人员组成。在成套设备系统评标时,还得请出各种专业的设备专家参加评标,如火电机组的招标进行评标,锅炉专业、汽轮机专业、汽轮发电机专业都得各有专家参加,因为不可能1个人熟悉这3个专业,不可能1个人就能做出公平、公正的科学结论。评标小组(或叫评标委员会)集体讨论、计算、做出中标结论,是招标的鲜明特点之一。

在商业经营活动中由一个人做决定,出问题的风险性很大。如新加坡巴林银行,一夜之间破产了,就是一个人(利森)决定交易所造成的。全世界的金融界都从这个事件中吸取了教训,我国有的银行从此决定签发证明得由两个人签字才有效。招标的优点之一就是要求集体讨论做出中标决定,这是减少出差错和防止腐败的有效预防措施之一。因此在市场经济社会里,招标这种采购方式才被广大纳税人所推崇。 (十四)招标内幕人员不得参与投标活动

为保证招标的公开、公平、公正性质,招标内幕人员不得参与某投标人的投标活动,这也是反腐败的有效预防措施之一。投标内幕人员包括:

业主单位、编写招标书单位、咨询单位、招标代理机构、评标小组等人员。

招标内幕人员不得帮助某投标人编制投标书、分担一部分投标工作或中标后分包一部分工作量,指导某投标人投标或参与其他与投标有关的活动。

从以上所述我们可知,招标有它自身的许多特点或叫规则,不同于别的采购方式。招标的四种方式(国际公开招标、国际有限招标、国内公开招标和国内有限招标)都具备上述十四个特点,都必须遵守上述十四项规则。

(备注:本文所讲的国际招标是指利用国际金融组织和外国政府贷款项目的招标) 招标投标的涵义

所谓招标投标,是指采购人事先提出货物、工程或服务采购的条件和要求,邀请众多投标人参加投标并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。从采购交易过程来看,它必然包括招标和投标两个最基本的环节,前者是招标人以一定的方式邀请不特定或一定数量的自然人、法人或其它组织投标,后者是投标人响应招标人的要求参加投标竞争。没有招标就不会有供应商或承包商的投标;没有投标,采购人的招标就没有得到响应,也就没有开标、评标、定标和合同签订及履行等。在世界各国和有关国际组织的招标采购法律规则中,尽管大都只称招标(如国际竞争性招标、国内竞争性招标、选择性招标、限制性招标等),但无不对投标作出相应的规定和约束。因此,招标与投标是一对相互对应的范畴,无论叫招标投标还是叫招标,都是内涵和外延一致的概念。

在市场经济国家,各级政府部门和其它公共部门或政府指定的有关机构的采购开支主要来源于法人和公民的税赋和捐赠,必须以一种特别的采购方式来促进采购尽量节省开支、最大限度地透明和公开以及提高效率目标的实现。招标投标所具有的程序规范、透明度高、公平竞争、一次成交等特点,决定了招标投标是政府采购及其它公共采购的主要方式。1.程序规范。按照目前各国做法及国际惯例,招标投标程序和条件由招标机构事先拟定,在招标投标双方之间具有法律效力的规则,一般不能随意改变。当事人双方必须严格按既定程序和条件进行招投标活动。招投标程序由固定的招标机构组织实施。2.全方位开放,透明度高。招标的目的是在尽可能大的范围内寻找合乎要求的中标者,一般情况下,邀请供应商或承包商的参与是无限制的。为此,招标人一般要在指定或选定的报刊或其它媒体上刊登招标通告,邀请所有潜在的投标人参加投标;提供给供应商或承包商的招标文件必须对拟采购的货物、工程或服务作出详细的说明,使供应商和承包商有共同的依据来编写投标文件;招标人事先要向供应商或承包商充分透露评价和比较投标文件以及选定中标者的标准(仅以价格来评定,或加上其他的技术性或经济性标准);在提交投标文件的最后截止日公开地开标;严格禁止招标人与投标人就投标文件的实质内容单独谈判。这样,招标投标活动完全置于公开的社会监督之下,可以防止不正当的交易行为。3.公平、客观。招标全过程自始至终按照事先规定的程序和条件,本着公平竞争的原则进行。在招标公告或投标邀请书发出后,任何有能力或资格的投标者均可参加投标。招标方不得有任何歧视某一个投标者的行为。同样,评标委员会在组织评标时也必须公平客观地对待每一个投标者。4.交易双方一次成交。一般交易往往在进行多

次谈判之后才能成交。招标采购则不同,禁止交易双方面对面的讨价还价。贸易主动权掌握在招标人手中,投标者只能应邀进行一次性递价,并以合理的价格定标。

基于以上特点,招标投标对于获取最大限度的竞争,使参与投标的供应商和承包商获得公平、公正的待遇,以及提高公共采购的透明度和客观性,促进采购资金的节约和采购效益的最大化,杜绝腐败和滥用职权,都具有至为重要的作用。选择性招标采购

选择性招标采购即只有收到了采购机构投标邀请的供应商、承包商或服务提供者才可以参加投标。如《指南》第3、2款规定,\"有限国际性招标实质上是一种不公开刊登广告,而通过直接邀请投标商投标的国际竞争性招标\"。因此,此种采购方法与招标的不同之处只在于它允许采购机构不通过广告而直接向有限数目的供应商或承包商发出投标邀请。但《指令》的规定略有不同,在《指令》适用限制性程序时,仍要求使用广告。《指令》规定,在使用限制性程序时,招标过程分为两个明显的阶段。第一阶段,投标申请:在通过OJ接到竞争邀请后,申请人必须在规定的时间内提出投标申请。签约机构经过审查并排除那些不符合技术规格要求以及不符合资格标准的申请人后,向其余申请人(此时称为\"候选人\")发出书面投标邀请和合同文本。第二阶段,正式投标:接到投标邀请的候选人必须在规定的第二个截止日期前呈递其标书(此时,候选人成为真正的\"投标人\")。

选择性招标采购的适用条件

作为一种公开招标以外的采购方法,\"规则\"也同样规定了其适用条

件。

《示范法》和《指南》都规定,限制性招标程序适用于:

1.技术复杂或专门性的货物、工程或服务,只能从有限范围的供应商取得:

2.采购价值低,研究和评审大量投标书所需时间和费用与拟采购货物、工程或服务的价值不成比例,采购实体只能通过限制投标人数来达到经济和效益的目的。

可见,采用选择性招标方法的环境,其一为供应商数量不多的客观限制,其二为考虑到采购的经济有效目标。

但是,由于在使用这一程序时,存在着采购机构过度限制投标商数量从而限制有效竞争的情况,所以为了使这一采购方法既适合于真正的例外条件又保证适当程度的竞争性,\"规则\"又规定了其适用的基本原则。如《指南》规定,在采用有限国际招标时,借款人应从广泛的潜在供应商名单中寻求投标,以保证价格具有竞争性。《示范性》也规定,采用这一方法,应选定足够数量的供应商或承包商,以确保有效的竞争。《协议》在第十条也详细地规定了采用选择性招标程序的基本原则:

1.为确保选择性招标程序下最佳有效的国际竞争,各实体在与采购制度的有效实施相一致的情况下,对每一意向〖JP2〗采购都应最大限度地邀请国内外供应商参加投标。各实体应以公正和非歧视原则选择参加投标的供应商。〖JP〗

2.持有合格供应商永久名单的实体可以从列入名单中挑选受邀请参加招标的供应商。进行挑选时,应允许名单上的供应商机会均等。 3.要求参加采购程序的供应商应被准予投标并应予以考虑。但准予

参加投标的额外供应商的数目只应以采购制度的有效实施为限。政府采购知识

1.什么是政府采购制度?

政府采购,也称公共采购,是指各级政府为了开展日常政务活动或为公众提供公共服务的需要,在财政的监督下,以法定的方式、方法和程序(按国际规定一般应以竞争性招标采购为主要方式),利用国家财政性资金和政府借款,从市场上为政府部门或所属公共部门购买商品、工程及服务的行为。政府采购不仅是指具体的采购过程,它是采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总称。

2.政府采购制度是不是控制社会集团购买力的转换形式?

实行政府采购制度以后,还控制社会集团购买力吗? 政府采购制度与计划经济体制下财政对实物形态的直接管理制度,如控制社会集团购买力(以下简称\"控购\")有着根本的区别。\"控购\"主要是通过直接的行政手段抑制社会集团对某些商品的需求,实现社会商品的供求平衡;政府采购制度是通过法律手段,规范公共部门的采购行为,实现政府预期的宏观经济管理目标。政府采购制度是加强和完善控购工作的有效途径,是在既定的控购政策之下,节约财政资源,反腐倡廉,促进市场经济发展的必由之路。两者并不矛盾。

3. 政府采购是不是恢复财政供给制?

人们已被几十年来我市计划经济体制下财政供给制搞怕了,担心政府采购制会不会是财政供给制的翻版?实际上两者存在本质区别: 在财政供给制的条件下,财政是选购商品的主体,商品的使用者只能被动地接受商品。而实行政府采购制度,财政只是参与、监督商品的采购过程,保

证采购过程的公平交易和资金的有效使用;采购商品的主体(它是所购商品合同签署的甲方),所购商品的性能、质地、主(附、软)件、到货期限、安装及售后服务等技术和物理指标都要满足商品使用者的要求。 4. 为什么说建立政府采购制度势在必行?

1.我国经济去向世界的必然要求。去年,我国政府向亚太经合组织提交单边行动计划,明确最迟于2020年与亚太经合组织成员对等开放政府采购市场。但在加入世贸组织时,必须签署《政府采购协议》,这样,我国实施政府采购的实际时间会大大提前。开放政府采购市场的对等性决定了国外厂商要与国内厂商争夺国内政府需求份额,我市的企业不出国门、省门,就会面临激烈竞争。

2. 拓展政府职能,加强财政支出管理,提高资金使用效益的必由之路。政府采购制度,可以解决项目决算突破项目预算的老问题;政府财政的管理职能因而将由资金分配环节延伸到资金的使用环节;通过国有资产管理部门对所要购商品的验收工作,可对行政事业单位的实物形态的国有资产进行有效管理。

3.有效实现宏观调控和保护主柱工业的重要手段。政府是国内最大的单一消费者,政府采购的数量、品种和频率对整个国民经济有着最直接的影响,因而可以全力地保护主柱工业,支持国有大、中型企业;通过对关系国有民生大宗商品的吞吐,可以有效地调控物价;通过对产品生产环境和就业群体的限制和选择,可以有效地推动社会进步。

4.反腐倡廉和整顿财经秩序的重要措施。政府采购制度,其核心就是通过招投标方式进行交易,公开、公正和公平是招投标的基本特征,将有效抑制采购工作中的各种腐败现象,重塑廉洁之风尚。

5. 目前我国政府采购发展状况如何?

据财政部统计,目前全国已有20多个省(市、区)共370多个地市(县)在积极开展政府采购工作并取得了显着的节支效果。《中国财经报》99年4月21日刊发了国家财政部制定的《政府采购管理暂行办法》。 6. 亚太经合组织政府采购制度情况如何?

管理体制: 财政是政府采购制度中一个重要的机构(如美国、新加坡、香港等),负责制定具体制度政策和执行。但也有分开的、如韩国,由财政经济部制定采购政策,物品供应部负责具体的采购工作。由于政府采购已延伸为一项国际贸易政策,对外贸易部门也成为政府采购管理的成员,专门对外磋商和谈判事宜。新国坡是实行高度分散的采购制度,只有有限的物品絮氏张、大米等通过集中购买外,其他物品由各部门根据财政部制定的《政府采购指南》自行采购。香港则相反,除低价值的商品外都由市政物品供应科实行集中采购。采购原则:

(1) 货币价值最大化。

(2) 公开、公平竞争、透明和效率。招标方式:

(1) 公开招标(最常用) (2) 选择性招标(补充) (3) 限制性招标(补充)

采购信息的公布要求:提前在政府公报或全国的报刊杂志上公布,有些国家还有专门的政府采购信息报纸或刊物。采购信息的内容有:对所需商品或服务的简要描述;交货日期,联系地点和姓名,截止日期等。

7. 实施政府采购制度注意以下几个方面: (1) 招投标人的招投标资格审查。 (2) 建立仲裁制度。

(3) 先试点,后铺开,切忌\"一哄而上\"。 (4) 要注意宣传和引导。

8.如何理解政府采购制度可以支持国有企业,创造和鼓励名牌产品,提高企业在市场上的竞争力?

政府采购是一个地方的最大的消费者(据报载,整个欧盟政府采购占成员国内生产总值的15%以上),它的采购方向对一个企业、行业或一个地区发展起到致关重要的促进作用。国际上许多国家就得利用政府采购制度与其他经济政策相联系,推动某些产业的发展,提高技术或质量等。现在我市支持企业,主要还是资本金投入或动员金融资本投入,这一做法无疑与市场有一定距离,应通过政府与企业关系新的联接点--市场的调控来影响企业的行为。调控办法之一就是政府采购,政府对企业的支持采购向企业采购,给企业合同方式来创造和保护名牌产品,搞活大中型企业提高其竞争能力(当然必须是在商品保质量的情况下)。 9.政府采购对普通老百姓有影响吗?

有,而且关系还很大。政府采购是整个社会市场最大的消费者,它由于采购公开,公平自由竞争采购,节约支出,降低采购成本,无形中拉动采购所涉及到的商品价格下降和质量的提高,使老百姓从中受惠。另外,政府采购迫使各供应商提高服务质量(特别是售后服务),无形中又使老百姓长期担心的售后服务等问题可以得到较好解决。

10.如何看待政府采购中财政部门、供应商与购货单位的关系?

打个比喻:财政部门是裁判员,单位与供应商是运动员,财政代表政府制定采购规则,单位与供应商按规则办事。垄断就必然产生腐败,政府财政部门包揽采购事务难道就不会产生腐败吗?

(1)首先,财政部门亦不包揽具体采购事务,在规范的政府采购中只是起到一个裁判员的作用。在刚开始时,财政部门可能多做一些引起各方面的服务代理工作,随着采购政策措施的逐步完善,财政部门不再插手直接的采购业务。

(2)因采购是采取公开竞争性招标形式,实际上大大降低了采购环节出现腐败舞弊的可能,这在国内外已证明是克服腐败现象的有效途径之一。

(3)在整个采购过程中,通过一系列的监督、约束机制,如:采购委员会审定大的采购政策及专项物品,招标过程邀请人大、纪检、监察、工商、技术监督等部门参加监督,公证处公证,以保证采购过程公正、透明。 (4)从机构的组建、队伍的来源上保证。即财政部门按国家机构改革方案要求及新的人事制度规定,把采购机构作为一个新的服务窗口来组建,从机构人员上严格把关,引进竞争机制,公开竞争性招聘,能上能下,竞争上岗,人员素质相对较高。我们的目的是造就一支精干、务实、廉洁、高效的队伍。另外,制定对采购机构人员违规处罚的有关制度。凡是违反职业道德、弄虚作假、殉私舞弊的,将从严从重处理,绝不留情,这也是西方资本主义国家普遍采用的政策,以确保采购机构的廉洁。 11. 对完善与培育市场,建立社会主义市场体系的作用如何表现: (1)政府采购作为财政调控经济、调节市场手段之一,通过集中采购引导市场趋向,反映市场信息,起着积极的促进作用。

(2)以大量的市场份额保护和支持重点产业发展,使国家改变过去直接支持企业变为间接支持,即通过给订单进行支持,通过这个采购市场把政府与企业的关系处理好,还可以造就一批真正的企业家而不是企业的政府官员。

(3)通过公开招标创造一个公开、公平、公正、透明的自由竞争环境,恢复市场本来面目。

12.所有固定资产都通过政府统一采购会不会影响行政事业单位业务工作的开展?

答:基本不会影响。首先,政府采购是一项经常性的采购活动,只不过是把原来单位分散经常采购变为集中规模的经常性采购。对大型固定资产的购置原则上每月进行一次,小型的固定资产可以随时进行,劳务采购原则上采取定点消费办法,不会影响单位的正常公务消费。 13.采购货物质量如何保证?购买到价低质次的商品怎么办? 商品的质量一般通过工商部门认可的合同来保证,由技术监督部门验收、检查,不应该出现问题,供应商也不敢拿这个市场作赌注。当然,不排除万一的可能,即使如此,以政府采购机构的名义投诉或打官司亦总比单个消费者更有力量。另外,供应商是不敢轻易打这个官司的,敢打,必然会引起轰动,财政亦可登报对这个供应商表示永远的不信用,对企业的声誉是一大损失,会大大影响到企业的经营,从这个角度来讲,确实供应商不敢冒这个险,因为这个市场太诱人了。 15.为什么财政部门还管政府的物品采购?

财政部门并不是没事找事干,这是财政部门的职责所在。随着国家公共财政的建立,公共财政的支出为了更加透明化、节约化,而由原来价值

的分配形式转移到实物形态的管理,目的是消除一系列的腐败现象,把财政对国家资产的管理落实到实处。从世界上绝大多数国家的采购来看,基本上都由财政部门来管理或具体操作。

14.为什么把工程采购亦纳入政府采购的范围?与现在建设部门工程招投标选择施工单位有什么不同?工程采购是不是管人家工程队建筑材料的采购?

答:按国际惯例,大多数国家的政府采购包括工程采购这类,就如同政府花钱去买商品一样,政府要花钱建设一条路(工程),实际上是去向施工单位、建设单位买一条路(工程)。我国的财政具有建设职能,对工程的建设采购亦应纳入政府采购范围。现在建设部门工程招投标工作实际上是也就是政府采购采用的主要办法,只不过建设部门工程招投标的范围比政府采购的对象要宽,而且与最接近标底的合理价中标,而政府采购规定工程的最低合理价中标。工程采购原则上不管工程队建筑材料的采购,因为以最低合理价为择标原则的竞争性招标,实际上已经把建筑材料采购的利润压得很低了,漏洞堵死了。中标价因为已经是没?quot;回扣\"的合理价,控制材料采购不仅没有必要,而且也不可能。但目前政府把工程采购暂时由建设部门进行单独的工程招投标,是以接近标底价中标为原则,而标底就留有材料采购漏洞的隐患(按市面材料计价),那么,材料采购特别是专项设备待不应纳入政府采购范围。

15.政府采购制度的实施,对单位领导、干部、职工有什么影响?如触动到许多人的利益,阻力会不会很大?

答:政府采购制度的目的之一,就是遏制采购环节的各种腐败,必然会触动一部分人的既得利益,遭到这部分人的反对甚至抵制。从另一个角度

讲,正说明政府采购制度已经起作用,实际上阻挠改革的人有可能就是原来分散采购中的腐败分子,必须给予打击与曝光。换一句话来说,政府采购制度就是约束在采购过程中心术不正的人。对单位领导只有好处没有坏处,采购环节的腐败很少有领导参与。相反,由于领导对采购过程中的腐败现象不管或不好管,听之任之,就会助长其发展。普遍\"老百姓\"的眼睛是雪亮的,亦是痛恨的,他们无权制约这些腐败现象,只能迁怒于单位领导,责怪领导没有能力管,不配当领导。另外,单位的经济往往是很紧张的,采购坏了的浪费使单位领导的财权变得越来越小,领导无疑有意见。实施政府采购制度使单位节约经费,堵塞漏洞防止腐败,提高工作透明度,重新树立领导威信。

16.中国实行政府采购不是自愿的,而是被逼出来的,如何理解? 答:任何改革就紧地旧制度的否定、冲击,改革又分为主动改革与被动改革,主动改革是预测事物的发展方向,主动顺应历史潮流,进行改革,以求更快地发展与完善;被动改革是问题成堆、矛盾突出、维持不下去了,被迫进行的改革。中国20多年的改革,特别是发展市场经济的改革,大多数是被动式的改革,走投无路了才想起来要改革,主要表现在:

(1)来自国际上的压力:我国申请加入关贸协定与世贸组织,许多发达国家强烈要求中国签定《政府采购协议》,开放中国的政府采购市场,否则会给中国出难题。实际上中国几十年来几乎被排除在世界大家庭成员之外,成了孤家寡人,在与各国的双边贸易中处于不利地位,损失惨重。要想进入人家的市场,就必须开放自己的市场,这是对等的。

(2)政府财政困绕:从中央到地方各级政府,无一例外不被财政问题搞得焦头烂额,没财就没有政。现国家金库一年仅有的几千多亿元收入,刚

够吃饭,发展事业与建设资金非常紧张。没办法,想到开源节流,但开源不是那么容易的,在蛋糕固定的情况下,要想办更多的事,就必须节流,精打细算,于是占政府国内生产总值5--15%份额的政府采购支出无疑成了一个节支的领域。要节支,就必须实施政府统一采购制度。

(3)腐败现象愈演愈烈,老百姓的耐性有限。在这种形势下,采购的反腐败便被提了出来。 (4)观念上改变:保护落后无异于自杀。我们传统观念是自力更生,害怕发展市场经济,开放市场会把我们的民族工业葬送,企业亏损、工人失业、社会动荡,国将不国,殊不知,这种保护落后的做法正是葬送经济发展的元凶。就象清朝政府几百年江山被外因列强瓜分与毁灭一样。我们各级领导经过两次大的思想大解放,大多认识了这个道理,对采购市场的国际一体化了有一定的危机感。 17.为什么说政府采购制度前景广阔?

答:政府采购制度的优越性显而易见,对这个新生事物发展不会一帆风顺,但是肯定能发展壮大起来的,这是事物发展的必然趋势。由于其可以通过规模采购大量节约资金,发展到一定时期,各项制度完善后,可以代理私人的自愿采购,可以帮政府赚钱。

18.为什么说政府采购市场是正确处理好政府与企业关系的纽带或者说是有效途径?

答:长期以来,企业没办法作为一个独立的商品生产者与经营者参与市场竞争,长期的行政干预(好心的与不好心的,自觉的与不自觉的)使政府与企业?quot;父子\"关系严重影响了企业的活力和经济的发展。十几年的改革采取了许多形式亦取得了一定成效,但始终解决不了政企不分的问题,找不到政府与企业的最佳联系点。政府采购制度的实施,使政府与

企业通过采购市场建立起规范的经济关系,政府不再是给予拨款、贷款、政策以及一切行政手段干预、支持企业、而是通过给订单支援企业。美国政府对波音收音机制造公司的支持就是通过这种形式。 19.怎样正确认识政府采购过程中的回扣问题?

答:回扣问题是个较繁感的社会问题,具有普遍性,实际上已家喻户晓,公开的秘密对商家来说,回扣或优惠是竞争的一种手段,本身并不存在问题。但当这?quot;回扣\"的不同处理就会产出不同的问题,帮公家\"回扣\"即压低价使公家出更多少的钱购买到同一商品,是好事,说明经办人素质高,责任心强,是真正的\"公务员\";但压价为私人索取\"回扣\"就是一种腐败行为了。有人说为了避嫌我干脆不讨价还价,这是一种不负责任的态度,本来公家该出更少的钱购买同一物品,布由于你不讨价还价需付更大代价,如果是有意识的,那是失职,如果是无意的,那是无知,个人的素质问题。 20.询价采购应注意的几个问题:

询价采购适用于数量不多、价格弹性不大、产品技术参数标准化程度高的物品采购,它解决了政府机关、事业单位急需的物品需求,同时对节约采购成本(主要是采购过程的成本)也起到十分积极的作用,对于一些贫困地区、中小城市来说,不失为一种较为现实的政府采购方式。那么,如何规范这项工作,笔者认为,应注意以下的几个方面的问题:

一、如何询价的问题政府采购是一项十分严肃的工作,其采购信息的发布,当然不能象在街市购物那样逐家商号去巡查察看、讨价还价,或者打电话查询价格等等。因为政府采购信息的发布,是采购机构向社会发出\"邀约\是一件十分严肃的事情,它要求有兴趣参与的商家必须作出实质性的回应,并确保在\"邀约\"期内承诺按其报价及质量供货;同时,对采购

机构而言,也要求保护商家的商情秘密及公平参与竞争的权利。因此,采购机构应采用类似有限邀请招标方式的\"货物需求询价采购函\"的方式进行。

二、货物需求询价采购函的主要内容及要求\"货物需求询价采购函\"由采购机构制作并发至至少三家有能力的供货商(即被邀请投标或报价人),包括货物需求询价采购函、投标(报价)人须知和货物报价表等三个部分组成。

(1)货物需求询价采购函应列明本次货物需求的项目名称、投标(报价)截止日期等内容,并且要标明该函的编号。

(2)投标(报价)人须知主要列明投标(报价)人在投标(报价)时应注意的事项,包括投标项目名称、询价采购函编号、投标(报价)有效期、投标(报价)保证金及投标(报价)函件密封注意事项等。其中\"投标(报价)保证金\"是为保证采购机构在确标后,约束中标供应商履约而特设的。 (3)货物报价表包括货物需求情况:包括货物名称、主要技术参数、需求数量、服务要求、交货时间地点等;

投标(报价)人报价及资质证明:包括产品质量等级证书、经营业绩、物许经营证明等;

投标(报价)人声明:表明投标人已认真阅读投标(报价)须知,对本次货物需求作出实质性响应,承诺在投标有效期内具有约束力。该声明要求投标人签章、法人代表签名。三、接标及评标

采购机构接标时,必须对报价函件的密封性进行检查,并做好登记保管工作,由评标小组在规定的开标时间统一启封、评标。评标小组可视

标的大小由财政部门、采购机构、公证部门、技监部门及采购单位的人员组成,按照评标标准(包括价格、质量、服务等)进行评标。确标后,由采购机构发出采购通知,连同中标供应商的报价函,一并发给采购单位,办理采购事宜。对落标投标人,由采购机构发出落标通知书,并退还投标(报价)保证金。

如果出现充分响应货物需求条件的供应商未达三家、供应商报价高于市场价格、或中标供应商不能履约等情况时,可进行二次询价采购、或改为谈判采购、单一来源采购的采购方式采购。政府采购与中心的工作 (一)政府采购的有关情况

1.政府采购的概念是指各级国家机关,实行预算管理的事业单位和社会团体使用财政性资金办理的获取货物、工程及服务的行为(财政性资金是指财政预算内和预算外资金以及由财政管理的资金)。

2.政府采购有二个含义:一个是指以前实行的把财政资金拨付给各行政机关、事业单位等,由其自行购置所需的采购;二个是指现在正在全国推广实施的各行政机关、事业单位申报采购项目,经财政部门批准后,由政府管理的专门的采购部门,统一的以公开招标为主的方式进行的采购。

3.政府采购的范围主要包括物资、工程及劳务三类。物资类包括:交通工具、通讯设备、办公用品、专用设备、低值易耗品等。工程指基建项目与基建材料等。劳务包括:会议、接待定点,机动车保险及定点维修等。

4.政府采购笼统讲有四个意义:①有利于加强政府对经济的宏观调

控能力;②有利于强化财政支出管理,减少财政支出,提高财政资金使用效益。从国际国内经验来看,资金节约率一般是10%;③有利于促进廉政建设;④有利于市场经济体系的发展与完善。

5.政府采购的发展:①西方国家如英美实行政府采购已有200多年,其采购范围小到办公用品大到武器装备,无所不包。而我国实行政府采购只不过是近二、三年的事。我国香港地区1938年成立了隶属于香港财政司的物料中心。②关贸总协定东京回合的多边贸易谈判中,签定了第一个政府采购协定。世界贸易组织正式成立时,其政府采购协议也正式生效。③1995年12月,在日本大阪举行的亚太经合组织会议上,江泽民主席代表中国政府承诺2020年向亚太经合组织对等开发政府采购市场④1997年深圳市实行了首次政府采购公开招标,次后广西南宁市、河北省、安徽省、重庆市等先后进行了尝试。我省也在去年组织了九次较大规模的招标采购。

6.政府采购的有关管理办法:①财政部的《政府采购管理暂行办法》;②深圳市人大常委会制定的《深圳市政府采购管理条例》是我国有关政府采购的第一部立法;③河北、安徽及我省都先后制定了政府采购的管理暂行办法;④我市已下发了长政办发[1999]12号文件及长财办发[1999]39号文件就政府采购作了明确规定。

7.政府采购的原则:公开、公平、公正及效益的原则。 (二)中心的工作

1.工作依据:财政部《政府采购管理暂行办法》、长沙市人民政府办公厅[1999]12号文件和长沙市财政局[1999]39号文件。

2.中心性质:由市政府批准成立,财政部门主管,负责政府采购具体事

务的专门机构。

3.工作内容:①履行政府采购的职责,实行定期与不定期采购。根据经市财政局审核后的采购单位申报表,在采购单位将资金拨付到中心的采购资金专户后进行具体采购事务。②按文件规定采取公开招标、邀请招标、议标及其他等四种方式之一直接组织或委托代理机构采购货物、工程和服务等,并向供货单位支付货款,监督货物的验收。办理货物转交给采购单位的手续。③在一项采购项目结束后,整理有关资料,归档以备财政部门、审计、监察等部门审查。定期向政府采购工作领导小组报告有关情况。员工守则 (一)通则

1.遵守国家有关法律法规,了解党和国家的各项方针政策,做一个知法、守法的好公民。

2.遵守中心制定的各项规章制度,严格按规定办事。

3.勤于学习有关政府采购的知识,熟悉政府采购的有关政策、熟练掌握政府采购业务。

4.严格服从主管领导的工作安排及调配,认真做好本职工作,对工作中出现的情况和问题及时向领导反映,请示处理办法。

5.严格上班作息时间,不迟到、不早退。上班期间不干私活,需外出办事者应向主管领导请假,经批准后方可外出。

6.爱护中心公共财物,按规定签名领取办公用品,对于办公用品的使用仅限于工作需要。

7.中心工作人员应和睦相处,发挥团结务实,求实创新的精神共同履

行好中心的职责,严禁出现工作人员之间,以及员工与客户之间的打人骂人现象,违者予以严惩。 (二)服务公约

1.经常打扫卫生,保持环境清洁。

2.严禁员工之间闲谈喧哗,保持工作区的肃静。 3.备好茶水,主动热情的接待客户,礼貌待人。

4.规范电话用语,在接电话时,第一句话一般是:您好,这里是政府采购中心。记录对方留下的电话号码以便日后联系。

5.耐心地回答客户的问题,认真解释政府采购的政策和中心的工作规章。

6.客户离去后,及时整理谈话记录,将记录与客户留下的资料一并交给中心综合部归档,对于客户的问题要及时的报请主管领导。 (三)廉政公约

1.加强思想修养,提高自身素质,做到警钟长鸣。 2.坚持原则,不自由散漫,按政府采购的有关规定办事。 3.坚持政府采购的公开化,透明化,不搞背后交易。 4.不假公济私,以权谋私。 5.不收受贿赂,不搞权钱交易。 6.勤俭节约,艰苦奋斗,不搞铺张浪费。

7.按照公开、公正、公平、效益的原则,履行好政府采购工作。 8.严格管理,加强监督,与一切有损于集体荣誉和利益的行为作斗争,坚决维护中心的荣誉与效益。考勤制度

制定本制度的目的在于严肃劳动纪律,建立正常的工作秩序。制定的基本构想是,实行值班员制度。值班员由各部门主管领导轮流担任一天。值班员的主要责任如下:

1、监管员工上下班作息执行情况。中心规定上下班作息时间为: 上午 8:00--12:00

下午 2:30--5:30 (夏季为6:00)

在上班期间内有病假、事假者向值班员或主管领导申请。事出突发者预先电话通知或事后凭有关证明予以说明。

2、监管卫生清洁情况。原则上,各办公室卫生由各办公室人自行打扫,大扫除时,可由值班员统一调配人员。上午值班人员应检查各办公室卫生情况,有不合格的,可要求重新清扫。

3、值班人员在每日下班后,检查各办公室的灯、空调、电脑等是否已切断电源,门窗是否关严。

除值班制度外,其他如加班管理制度,费用开支报销处理办法、员工考核办法、奖惩办法待进一步讨论后予以确定。岗位责任

制定岗位责任的目的在于明确分工,使各人责任权利一致,各就其位。但要注意分工不是分家,在当前中心工作人员较少而业务繁杂的情况下,每人所做的不应仅仅是份内的事。对于力所能及,且不影响本职工作的情况下,员工应无条件服从领导的临时事务安排和工作调配。编制岗位责任的基本思路是根据长政办发[1999]12号文件和长财办[1999]39号文件所规定的中心职责来以此为基础进行分工,明确各部门

的责任。

(一)探讨中心工作

1.市财政局各科室按当年的政府采购目录编制\"采购单位申购表\"发到各行政事业单位及区、县政府部门,并将审核后的\"申购表\"转交中心综合部,综合部略作整理分劳务类和物料类后转交劳务部和物料部。在采购项目的申报与审核上中心不与采购单位发生直接关系。

2.对于上门联系的厂家,原则上由综合部统一接待,特别情况下,物料部、劳务部也可以代为接待,但事后须将厂家资料交给综合部。综合部将收集整理,定期编制厂家联系清单交给劳务部和物料部、物料部和劳务部如需详细情况则到综合部调阅厂家资料。

3.物料部、劳务部接到综合部转来的经财政局审核后的\"申购表\"后,将\"申购表\"分门别类重新登记,如物料部可分汽车、电脑、空调、复印机等。在汽车类又可细分桑塔纳2000型或普通型、奥迪、捷达等不同厂家的不同型号产品,再将原\"申购表\"退回到综合部,以保存留档。 4.物料部、劳务部将重新登记的采购清单拿到由中心主任主持召开的各部门参加的会议上集体讨论以下内容:①采购那一类项目,采用何种采购方式,是自行采购还是委托代理机构采购。②核算部是否已确认各单位的采购资金已经拨付入中心的\"采购资金专户\"。③物料部、劳务部拟定的招标书草稿和广告宣传方案。④如实行公开招标方式,则确定物料部、劳务部的评标委员会名单。⑤招标的时间和招标会的场所以及招标会会务安排等。⑥确定中心各工作人员在招标会上的分工,在必要的情况下,可集中人力于物料部或劳务部。

5.按照会议作出的决定,正式开展政府采购工作。①物料部、劳务部

拟定招标广告宣传方案,并按综合部编制的厂家名单给其发出通知。②物料部、劳务部接待前来购买招标书的厂家,及时将购标书的费用和保证金交核算部入帐,并将已购标书的厂家名单交综合部记录。③在确定的时间、确定的场所召开招标大会,邀请各级领导和新闻单位参加,按既定的会务安排进行大会。或当场开标,或会后由物料部、劳务部与中标单位联系,确定其与采购单位签定合同。

6.物料部、劳务部监督合同的履行,在监督货物的验收后,通知核算部付款,然后负责按\"提货单\"和\"采购单位货物分配表\"将属于各单位的分配给各单位。

7.核算部与采购单位财务部联系,转交购货发票、\"政府采购指标转帐通知单\"、\"政府采购货物分配表\"以便各采购单位入帐。

8.货款付清,货物已交采购单位后,中心主任再次主持召开会议。①讨论在此次采购中出现的问题和经验教训;②提出进一步完善政府采购的方法;③综合收集所有此次采购的资料编写出汇报材料交中心主任;④讨论中心主任就汇报材料如何向市财政局、市政府采购工作领导小组汇报采购的事宜。

9.不定期采购除对采购单位申购时间与采购资金等有特殊要求外,参照以上定期采购办法处理。 (二)各部门分工

根据上述采购工作的内容和程序来明确各部门职责。

1.中心主任室:①负责协调中心与市政府采购工作领导小组及市财政局、市各级行政事业单位的关系;②及时就中心工作有关情况向各级领导汇报请示;③从总体上明确中心各部门的工作职责,协调各部门之间的

关系;④就中心每年工作作一整体规划,确定定期采购的时间安排;⑤每次采购时,负责组织中心各部门人员参与讨论就如何开展工作作思想动员和统一安排及布置;⑥组织中心人员参观学习外地政府采购经验,并接受物资、工程及劳务等有关专业知识和电脑使用有关技能的培训;⑦组织各部门考核评比员工工作情况。

2.综合部:①负责收取市财政局各科室审核后的采购单位申购表,并转发给物料部和劳务部;②负责接待拜访中心的厂商和各采购单位,并收集整理资料,定期编制厂家名单给物料部和劳务部;③负责归档保管采购单位申购表和编制在每次招标中已购标书的厂家名单;④负责招标大会的广告宣传和会务安排;⑤负责招投标后资料的整理,以及编写总结汇报材料;⑥负责归类员工考勤记录,以及中心公共财物的管理和办公用品的购买与领取等,担负起中心办公室的工作。

3.核算部:①负责开设中心费用帐号和采购资金专户帐号;②负责中心内部及中心与外单位之间的资金往来的会计和出纳工作;③暂时性保管购货发票及\"政府采购指标转帐通知单\适当时可指导采购单位财务部如何入帐;④向综合部提供采购资金使用情况以便综合部编写汇报材料,同时按会计法有关规定编印资产负责表、现金流量表等送交中心主任。

4.物料部、劳务部:①把综合部转来的采购单位申购表重新分类登记;②拿出采购各项目的具体采购方式的设想、广告宣传方案、编制相应的招投标书及评标委员会名单等交中心主任主持的各部门参加的会议讨论;③负责与厂商联系,确定购买标书参加招投标大会的厂家,以及具体操作招投标大会,根据评标委员会的结论报中心主任商定中标单位;④负责

中标单位与采购单位签定合同,负责监督货物的验收,并将货物转交采购单位;⑤将采购过程中发生的各项费用开支报综合部与核算部审核报销;⑥总结实际采购操作中的问题与教训,参与采购结束后中心主任召开的会议讨论如何改进工作。解析政府会议采购

服务类政府采购是政府采购的三大内容(工程、货物和服务)之一,而会议采购管理又是服务采购的重点,也是目前各级政府采购机关日常管理工作的重点和难点之一。本文拟结合工作实际,谈谈对政府会议采购工作的认识和体会。政府会议采购的特点

政府会议采购指利用政府性资金(预算内外资金)召开的各类会议,政府会议采购具有以下主要特点:

经费来源的财政性。政府会议的各项经费开支均来源于政府财政预算内外资金。

会议种类的多样性。会议可以分成人大、政协代表大会、政府部门工作会议、群团组织工作会议、政府机构业务会议、政府工作人员学习培训会议以及现场参观会议等不同种类。

办会地点的非固定性。从办会目的和办会效果考虑,有的可能跨行政区域(市、省)举办。同一城区可能在不同的宾馆饭店举办。同一单位在一定时期内,可能选择不同的地点办会。

采购对象的非物质性。会议采购的另一特点是采购对象不具备物质形态,采购的过程也就是服务的过程,这一过程虽然也要消耗一定的实物,如食品、日用品、设备设施磨损等,但最终并不形成实物形态的产品,也

无法对其质量进行直观的测试。会议采购质量实际上是交通、卫生、住宿、就餐等办会环境和服务质量的综合体现。政府会议采购的现状

政府会议采购的上述特点,决定了政府会议采购管理的难度:经费预算有限;不同种类的会议有不同的目标指向;办会地点随意性大,面对陌生的环境或并不熟悉的承办单位(宾馆饭店),往往付出更多的管理成本;会议采购的质量无法在事后进行直观的检验,所以现场控制和管理便更为重要和复杂。

如何做好政府会议采购工作,各地进行了很多有益的探索。目前,政府会议的采购管理方式归纳起来,主要有以下几种类型:

1.\"审核结算\"型。所有政府性会议均由办会单位根据批准的预算自行办理,会议结束后报采购办按规定的标准审核结算。资金通过国库或会议专户支付。这种管理方式的主要优点是能充分发挥办会单位的积极性,减少了采购中心事务性工作;最大的缺点是缺乏现场管理的第一手资料,审核工作难以到位,没有运用政府采购的管理机制和有效手段来实施规范管理。

2.\"重点管理\"型。大型会议在召开前夕由采购中心采用招标方式采购,确定承办单位和食宿费用,并按程序签定采购合同,资金通过国库或会议专户支付;其他小型会议由采购办按一定的标准批复给办会单位(行政事业单位)自行办理,资金通过单位支付。这种类型的主要优点是\"抓大放小\"提高效率,在采购办人员较少的情况下,十分可取;主要缺点是大批中小型会议没有直接参与管理,在财力有限的市县一级,不能发挥应有的管理效益。

3.\"定点驻会\"型。有两种方式,一种是政府采购中心在公平竞争的前提下通过招标确定一定期限(2年或3年)内定点承办单位和相对固定的食宿标准,办会时由采购办驻会人员具体经办,办会单位协助管理,资金由专人审核后通过国库或专户支付。主要优点是操作规范、管理到位;主要缺点是采购办事务性工作较多。在县市一级不失为可选方案之一。 \"定点驻会\"的另一种方式是承办单位和食宿标准没有通过公开招标确定,而是采取行政指定方式,这是未推行政府采购制度前各地普遍采用的一种驻会管理模式。政府会议采购的对策

政府会议采购必须贯彻一个基本原则--公平竞争。选择何种会议采购的管理模式,各地实际情况不同,不能一概而论。但如果已经将政府会议纳入了政府采购范围,则必须坚持政府采购的基本原则:公平竞争。市场经济是法制经济,人人都要遵守游戏规则,政府和其他市场主体一样,应该而且必须遵守市场经济的运行规则。因此,会议定点承办单位应通过招标竞争确定,不能搞行政干预。否则,不仅有垄断市场的嫌疑,而且也违背了市场经济\"公开、公平\"的基本法则,也与政府采购的初衷相悖。政府会议采购必须抓好一项基础工作--制度建设。政府会议的特点决定了它的多样性、灵活性、情形的急迫性、对象的特殊性(多为各级领导)以及个别支出因素的不可预见性等,因而,也决定了会议管理工作的复杂性。这就要求我们在引入政府采购的竞争机制后,且不可一\"定\"了之,一\"驻\"了之,而必须重视制度建设,加强制度创新,用制度来规范和约束会议采购的各方主体和参与人员。

政府会议采购必须突出一个工作重点--现场管理。由于政府会议采

购是一种服务采购,最终并不形成实物形态的产品,因而支付的货币是否获得了等值的服务,不深入现场是无法衡量的。在构成会议费用的人数、时间和标准三大因素中,有二大因素--时间和人数是必须进行现场确定的。由此可见会议现场管理的重要性。

现阶段如何按政府采购制度要求,根据会议采购的特点来规范政府会议采购工作?

一、会议召开实行严格的分类审批制度。

1.分类:党代会、人代会、政协全会、劳模会等大型会议为一类会议;党、政、群团组织召开的综合性会议为二类会议;以同级党、政名义召开的部门会议和部门业务工作会等为三类会议。

2.批准:为精减会议,压缩开支,对不同类别的会议实行不同的批准权限。一二类会议由党、政领导集体讨论后审批;三类需由财政开支的会议报政府分管领导审核,主要领导审批。

审批领导对会议召开的目的、主要议程、参会对象、会议时间及开支项目进行认真审核,严格把关,从而减少会议数量、压缩会议规模、缩短会议时间、提高会议质量。同时,充分利用现代传媒手段指导、布置工作,增强工作的计划性;提倡深入基层、现场办公。二、会议承办实行规范的政府采购制度。

1.公平竞争。为了避免垄断,并给其他非定点宾馆提供平等的竞争机会,对承办单位实行定期(2年或3年)竞争性招标,期满后再进行下一轮招标定点。为保护定点期间的必要的竞争性,促进承办单位提高服务质量,每轮竞争都确定2家以上承办单位,由办会单位自主选择。

2.分项管理。会议购物、印刷等,按政府采购货物类程序办理,将会议

食宿和会议购物印刷等分开管理;会议室费用标准、就餐的布菜数量标准等按政府采购服务类程序确定后予以公布。采购中心将不同限额标准下的正餐布菜数量和菜名,分季节确定后输入微机,供办会单位选择。 3.强化监督。加强对定点承办单位的日常监督,不定期进行财务检查和餐饮质量抽查;定期检查合同规定的服务承诺的履行情况;按政府采购要求建立规范严格的违约处罚制约机制,实行质量保证金制度、信息反馈制度、中标履约公告制度。

4.严格承办手续。承办单位凭采购中心的《财政负担会议承办通知》,安排接待会议。没有会议办通知的会议,采购办会议专管员不得参与管理,会议结束后不得结账,由办会单位自行负责。三、会议食宿实行统一的标准限额制度。

1.食宿限额标准。与会议定点承办单位应通过招标竞争确定一样,会议食宿标准的确定也应遵循市场规律,通过招标竞争确定。不同类别会议的住宿和就餐标准招标确定后,应向社会公布并严格按标准审核结算。同时,加强管理,倡导节俭,大力推行会议凭票就餐或会议自助餐。 2.会议食宿的人员范围。会议食宿的人员范围和会议食宿标准是构成食宿费用的两个主要因素,因此,在对食宿标准做出规定的同时,对会议食宿的人员范围也应做出相应规定。一般来说,为会议做前期准备的间接工作人员,如筹备、材料起草、文印人员、非现场宣传人员等不应纳入会议预算,不得安排会议食宿。会议提供食宿的工作人员仅限于负责会议签到、安排生活、会议保卫的现场工作人员。对参会人员的司机也要进行限制性规定。

四、会议管理实行严密的双岗现场监控制度。

1.双岗组成。由于会议的上述特点,决定了会议的现场管理是整个会议采购管理的重点。一般小型会议由采购办会议专管员和办会单位人员各1名共同负责会务后勤管理工作;大型会议需要增加现场后勤管理人员的由采购办确定双方参加人员。

2.现场监控。人数、时间、标准是会议现场监管的三大重点内容,把好这三关,必须在现场完成相应的签字手续,为会议的结算审核提供真实、可信、完备的档案资料。一是参会人员一律用《财政会议专用签到表》签到,大型会议应提供会议代表名录,并由\"双岗\"组成人员现场核对签名;二是就餐时,就餐的桌数、人数、标准、进餐时间等应由\"双岗\"组成人员与餐厅指定工作人员一起在《会议就餐会签表》中签名。上述两表及会议承办能在签名后即交给承办单位作为定期结账的依据。

3.结算审核。会议结束后,采购中心或财政部门要对承办单位报来的发票、\"双岗\"组成人员共同签名的基础表格等指定专人进行审核,分会结算考核,按季分会报表,并保存办会档案备查。五、会议违纪实行严厉的责任追究制度。

1.严肃会议财经纪律,违规开支实行谁签字谁付钱。不准先开会后报批;不准滥发纪念品;不准擅自提高会议开支标准;不准擅自增加会议开支项目;不准将非会议开支费用在会议费中列报。除一、二类会议外,其他会议的公务费、印刷费、交通费、宣传费、非脱产人员补助等,由办会单位自行承担。

2.加大对会议违纪的查处力度。纪委、监察部门要站在加强廉政建设、维护廉洁高效的政府形象的高度,加强对会议违纪的查处力度。对违纪单位和有关责任人要按《中华人民共和国行政监察法》、《中国共产党

纪律处分条例(试行)》、《中国共产党党员领导干部廉洁从政若干准则(试行)》及其他有关法规,追究责任。

对严重违反会议管理规定的直接责任人和负领导责任的人员,由纪委监察部门根据情节轻重,按规定给予党纪政纪处分;对违纪单位,财政部门可同时按《违反财政法规处罚暂行规定》按不低于违纪金额20%的比例扣减单位预算经费;对严重违纪的应负主要责任的财会人员吊销会计证,并督促单位将其调离会计岗位。政府采购呼唤建立供应商信用体系

自古以来,我们这个\"中央之国\"就以文明礼仪之邦而着称,\"仁义礼智信\"被奉为修身齐家治国平天下之无上准则。\"一诺千金\"和\"君子一言,驷马难追\"等成语,至今人们仍耳熟能详。古往今来,留下了多少\"轻生死、重信义\"的千古佳话!近一段时间以来,社会上关于诚信的话题又重新热了起来,及至今年高考作文以诚信为题,更是将有关诚信的讨论推向了高潮。表面上看,这似乎是一种复古倾向,甚至有人批评这是在宣扬封建道德,但实质上这表达了社会的一种呼声,呼唤着正在逐渐离我们远去的诚信意识和作风。无庸讳言,我们这个以重诺守信为传统美德的国家,在当前经济转轨和社会转型的特定历史时期,恰恰出现了某种程度的诚信危机。君不见,假冒伪劣满天飞,\"有偿新闻\"、\"虚假广告\"、\"虚假财务报告\"、\"黑嘴股评\"等欺骗性信息充斥于各类媒体;毒米、毒酒、毒猪肉、假农药、假种子等恶性案件频繁发生;至于短斤缺两、以次充好等更纯属\"小儿科\老百姓早已司空见惯、见怪不怪了。

人无信不立,市无信则乱。我们的社会稳定需要诚信,经济发展更需要诚信。诚信是规范市场经济的基本法律之一----《合同法》的一项最基

本原则,人们称之为\"帝王原则\足见诚信在经济活动中的重要性。市场经济的本质是商品的等价交换,而诚信则是等价交换得以实施的基础。在合同关系中,不管当事人的知识、阅历多么丰富,但由于客观条件的千变万化,当事人对未来情况不可能完全预知,更何况人的知识和经验毕竟是非常有限的。因此合同条款无论考虑得多完备都还是可能出现漏洞。但如果当事人能遵循诚信原则,则无论情况发生何种变化,当事人双方仍能找到新的利益平衡点,以实现等价交换的初衷,从而达到双赢的目的或使双方的损失降到最小。另外,诚信还可使经济效率大幅度提高。如果大家都能够开诚布公,那我们就没必要花那么多的精力来讨价还价及研究合同条款;如果我们都能以诚信为本,那么网上订购、电话订购等快捷、经济的购物方式将比现在更简便、更普及,因而也更能大量地节约交易成本。总之,市场经济就是信用经济,市场经济愈发达,就愈要求市场主体诚实守信。社会主义市场经济要获得持续、快速和健康、有序的发展,在我国建立健全一套由个人、企业和政府信用有机组成的国民信用体系已是当务之急。

政府采购是市场经济的一个有机组成部分,按照发达国家的通行标准,一个国家政府采购的规模可以占到该国GDP的10%左右。因此,政府采购市场是社会大市场的重要一块。而且,政府采购是一种政府行为,体现的是政府意志,它具有一种导向作用。因此,在政府采购领域中先行建立起一套信用体系,则将对我国整个国民信用体系的建立起到非常积极的示范和推动作用。

建立政府采购领域的信用体系,主要是建立政府采购供应商的信用体系,因为在政府采购领域中,最主要的经济关系是政府采购主体(包括作

为集中采购主体的政府采购中心和作为分散采购主体的机关、事业单位、社会团体等)与供应商之间的关系,而政府采购主体基本都是政府机关或非政府公共机构,相对于个人和企业来说,它们的信用程度应该是最高的。

建立政府采购供应商的信用体系,要从以下两个方面着手:第一,加强对政府采购供应商的道德教育。诚信是一种道德准则,而道德需要通过长期的教育来潜移默化。因此要建立政府采购供应商的信用体系,必须要由政府采购主管部门、政府采购的各种宣传媒体及其他相关部门共同努力,持之以恒地对供应商进行诚信教育。第二,加强制度建设,建立和完善一套规范的政府采购供应商信用考评机制。道德教育只是基础,制度建设才是保证。当前之所以缺德失信的行为比较泛滥,主要是因为社会对这种失信行为缺乏一种严密的制度上的约束。换言之,就是缺德失信者非但没有因其不当行为受到应有的惩罚和制裁,相反还从中获取了丰厚的利益,使缺德失信者更加养成了\"不赖白不赖\"的无赖心理。为了走出这个恶性循环的怪圈,我们应该及早建立一套信用考评机制,一方面要使缺德失信者对其不良行为付出高昂的\"成本\使其得不偿失;另一方面,要使诚实守信者\"好人有好报\获得应有的收益,以此促进诚信道德的重建。具体来说,政府采购供应商信用考评制度的建设可采取以下思路:

一、政府采购主管部门对来政府采购市场进行竞争的供应商应进行审核,对于有诸如制售假冒伪劣商品、走私贩私、偷税漏税、逃避债务、违约毁约等违背诚信原则行为的供应商,应拒绝其进入政府采购市场。二、对于已经进入政府采购市场的供应商,政府采购主管部门要根据各供应商在参与政府采购项目竞标过程中的表现和履约记录,对每个供

应商的信用情况进行考核并评分。评分可以采用十分制,对于每一个刚进入政府采购市场的供应商,它的信用等级分是基本分六分。以后,由集中采购机构、分散采购主体和政府采购中介机构等及时向政府采购主管部门反馈各供应商的履约表现,主管部门根据这些反馈信息对供应商进行考评。对于那些能够严守合同,特别是在合同履行过程中因情况发生意外变化或出现不可预见事件,导致合同无法按原条件履行或按原条件履行有失公平的情况下,仍能本着诚信原则,使合同得到充分履行的供应商(例如合同签订后,合同标的物却停产了,供应商能自觉地以质量性能相当或更好的产品来替代;或者在合同生效后、供应商备货前,合同标的物的价格有了较大幅度的下跌,供应商能主动地通知采购人,并按照调整后的价格对原合同予以变更后履行),主管部门就应该给它们的信用等级加分。对于那些投机取巧、坑蒙拐骗的供应商(例如投标时故意隐瞒核心技术或遗漏关键部件,中标后在履约过程中再漫天要价;在分期招标的项目中,先以低价谋取中标,然后在后续采购中再卡脖子;甚至与用户串通,共同欺瞒集中采购机构等等),一经查实,就坚决扣分。对于那些虽没有突出表现,但也不存在欺诈失信行为的供应商,可以不加分也不扣分,如果这种供应商在一个较长的时段(一年以上)内始终没有失信记录,那么也应该酌情加分。政府采购主管部门对供应商的考核频度,可以采用以下两种模式:对于那些经常参加一些履约周期短、项目重复发生概率高的项目的供应商,如通用办公设备供应商,可以采取定期考核的方式,每半年或每年考核一次;对于那些偶尔参加一些履约周期长、项目重复发生概率小的项目的供应商,如大型设备供应商、工程承包商等,可以采取按项目考核的方式,每参加一个项目考核一次。对于那些虽在政府采购供应商库登记,但没有

实际参加政府项目投标或履约记录的供应商,主管部门不予考核。三、将供应商的信用等级分与其所参与政府采购项目的评标挂钩。对于采用最低评标价法评标的项目,可以将供应商的信用等级分折算为一定的评标价。例如,对于等级分为六分的供应商,其评标价既不增加也不减少,等级分每降低一分,评标价相应增加某个百分比(如1%~5%), 等级分每增加一分,评标价相应减少某个百分比(如1%~5%)。对于采用综合评分法(百分制)评标的项目,可以在总分中给信用情况设置某一权数(如5~15分),然后根据各供应商的信用等级分相应计算出该供应商在评标中应得的信用综合分。

四、对信用等级分发生显着变化(三分以上)的供应商,由政府采购主管部门每年在政府采购的主流媒体上予以公布,对于信用等级分达到十分以上的供应商(可以称之为\"星级供应商\")还要予以公开表扬。这对诚实守信的供应商不仅是一种精神上的鼓励,同时还可以起到比商业广告更有效的宣传推介作用,对他们今后参与其他社会项目的竞标大有裨益。而且,这还将在社会上产生一种诚实守信者不仅不吃亏反而会受益、而缺德失信者必将被淘汰出局的示范效应,从而有助于全社会都形成重诚守信的良好风气。投标致胜五项注意

随着招标采购范围的逐步扩大和方式的不断规范,投标日益成为众多现代企业倍加青睐的销售手段之一,成为广大企业获得政府采购合同的重要渠道。怎样才能在众多的投标人当中脱颖而出呢?如下几方面可供参考。

一、精挑细选招标项目

企业参与投标,首先要做的就是采集招标信息。如果招标人采用公开招标方式,按《招标投标法》的规定,应当通过国家指定的媒介发布招标公告。这是企业获得招标信息的重要渠道。目前,国家有关部门分别指定了一些发布招标公告的媒体。国家计委指定《中国日报》、《中国经济导报》、《中国建设报》和《中国采购与招标网》发布依法必须进行招标的政府采购项目的招标公告。财政部指定《中国财经报》、《中国政府采购网》(www.ccgp.gov.cn)发布政府采购项目的招标公告。国家经贸委指定《中国招标》发布技术改造项目的政府采购招标公告。外经贸部指定《中国国际电子商务网》、《中国招标》发布机电产品国际招标的政府采购招标公告。另外,一些专业或地方媒体也发布相关招标信息。

如果招标人采用邀请招标方式,招标范围由招标人确定,不公开发布标讯。因此,对于企业来说,要想全面掌握招标信息,除关注上面提到的相关媒体之外,还应设法与招标机构建立密切的联系,以便及时了解有关信息。另外,从项目源头掌握招标信息也是一个应给予充分重视的途径。我国的相关法律、法规规定了强制招标项目的范围。工程建设项目,强制招标的门槛价为:施工单项合同估算价格在200万元人民币以上的;重要设备材料等货物的采购,单项合同估算价在100万元人民币以上的;勘察、设计、监理等服务的采购,单项合同估算价在50万元人民币以上的;虽单项合同估算价较低,但项目总投资额在3000万元人民币以上的必须依法进行招标。国债专项资金技术改造的项目采购必须进行招标。达到财政部及省级人民政府规定的限额标准以上的单项或批量采购项目,必须实行招标采购。只要是这个范围之内的项目,必然要通过招标进行。和采集招标信息比较起来,对招标信息进行认真的过滤和筛选更为

重要。这种筛选应以规范性、适用性、及时性为准则。由于没有统一的发布公告媒体,容易导致信息发布的混乱。一些公告只在专业或地方性的报纸上发布,有可能出现表面上的招标,实际上带有较强倾向性的现象。不够规范、缺乏信用的招标机构,也会使公开招标不够公平、公正。因此,选择规范的招标项目进行响应是投标的首要原则。其次是适用性。在大量的招标信息中要选择适合自己产品的标,以提高中标率,减少不必要的支出。准备投标文件是一个复杂的过程,必须留出足够的准备时间。如果获得信息的时间距离提交投标文件的截止日较近,也就是说,所获取的招标信息缺乏及时性,即使较适合的项目也应该果断放弃,否则,仓促上阵,只能造成不必要的浪费。二、巧妙确定投标报价

企业一旦投递标书,通过评标能否获胜,一个最重要的决定因素就是投标报价。在评标过程中,投标报价在评标因素中所占的比重一般为30%-40%,个别项目高达60%。

在实际招标中,如果招标人采购简单商品、半成品、设备、原材料,以及对其技术性能、质量没有特殊要求的物品,价格基本上就是评标时的唯一考虑因素,在商务技术条件均满足招标文件要求时,投标价最低者即为中标者。如果采购较复杂的设备或有特殊要求的项目,招标人一般采用综合评价法评标:对价格因素和非价格因素,按照招标文件中规定的评价标准,折算为货币或分数,量化后进行加权平均。因此,投标者必须清楚招标文件中规定的投标价格的评定原则和方法,然后来确定适当的利润率,有的放矢地报出适中的投标价。

其次,按法律规定,投标价不能低于成本价。如有特殊情况,在投标文

件中应加以说明。如某帆布厂在参加帐篷投标时,投标报价低于成本价,但该企业在投标文件中说明该企业生产蓬布的原材料属长年库存积压产品,按降价处理。因此,该企业因既具有了较强的价格竞争优势,又没有违反投标价不能低于成本价的法律规定而一举中标。

第三,应把握好确定投标报价的时机。有经验的投标人都会在递交投标文件的前夕,根据竞争对手和投标现场的情况,最终确定投标报价或折扣率,现场填写有关方面的文件。

第四,慎重确定投标保证金的金额。通常招标文件都规定投标保证金的金额为投标报价的2%。由于出具投标保证金需要一些必要的程序,其金额较容易被竞争对手掌握,推算出投标报价。为保密起见,可适当提高投标保证金的金额,以迷惑竞争对手。

第五,投标报价应一步到位。投标人要考虑到投标报价是一次性的,开标后不能更改。有些企业曾经受过一些不规范招标的影响,认为开标后还能压价,因而报价时戴了高帽子,结果吃了抬高报价的亏,与中标无缘。三、实实在在响应招标文件

招标文件是招标过程中对招投标双方都具有约束力的法律文件,招标方对招标货物和投标方资质的要求完全体现在招标文件当中。因此,投标人在编制投标文件时,必须反复研读招标文件,仔细分析招标文件的每一项要求,揣透招标人的采购意图。

首先要透彻研究招标物品的技术参数要求,有针对性地提供相应技术水平的产品。如果投标人提供的产品比招标人需要的技术水平高的话,在技术指标上虽然有优势,但相应价格也会高出许多;如果提供的是低端产品,虽然价格可能有优势,但性能较差,两者都会降低中标的概率。

第二,要特别注意对招标文件中的实质性要求和条件作出响应。按照法律规定,如果投标方对招标文件中有关招标项目价格、项目技术规范、合同的主要条款等实质性要求和条件的某一条未作出响应,都将导致废标。因此,投标人必须对招标文件逐条进行分析判断,找出所有实质性的要求和条件,并一一作出响应,企业应对此慎之又慎。否则,某一条件未响应都将导致废标。投标人如果把握不准实质与非实质性的界限,可以向招标人询问,且最好以书面方式进行。如果投标方不能完全满足这些实质性要求和条件,应在投标文件中作出详细说明。如果偏离过大,说明这个标与本企业产品不相适应,就应考虑放弃投标。

一般情况下,投标人都会认真研究招标文件中的技术要求,根据自己产品的情况,在技术方面较好地响应招标文件的实质性要求和条件。但是,许多投标人往往会在商务条款上出现疏漏,导致投标失败。

例如,在某个项目的招标中,招标文件明确要求货款用人民币支付。某投标人的产品含有50%左右的进口件,投标文件中提出进口件部分的一半货款用美元结算。其主要意图是与招标人共同分担汇率风险。但评标委员会认为,该投标人属于没有完全响应招标文件商务方面的实质性要求,因此不能人围。还有一个投标人在投标文件中提高了首期付款的比例,也遭受了同样的命运。

再比如,有的电脑采购招标文件中明确提示需填报投标报价表,而且需报相邻配置的报价。如CPU,除了提供招标要求的配置之外,还要提供不同频率配置的报价。可是,有的厂商忽视了这个实质性的要求,没有提供这个数据,结果导致投标失败。

与此相反,有的投标人在认真揣摩招标文件之后,往往可以发现招标

文件中有利于自己的内容。比如,在一次计算机产品的招标中,招标文件中要求投标人提供产品的媒体价作为基准价格。但标书中并未指定是什么媒体。而在不同媒体上,同一产品的报价又不完全相同,有时甚至差别较大。某企业就根据自己的报价策略,挑选了适合自己的媒体报价。这种报价是实质性的响应,真实有效,又有利于企业。

标书中关于服务部分的要求,即使是非实质性要求,投标人也应给予充分重视。在招标过程中,招标人对服务越来越重视,特别是有关服务条款中的细节问题。因此,投标人对此应充分响应。四、精雕细琢投标文件

有关标书的装订和排版等问题,有些投标人认为是细小问题,不给予足够的重视。事实上,往往是这些细枝末节影响全局,导致全盘皆输。第一,投标文件的装订。标书装订首先要用明显的标志,区分投标文件的每个部分。一般情况下,评标时间都很紧张。如果投标文件排列有序,查阅便利,这样就有利于评标人在较短的时间内,全面了解投标文件的内容。另外,投标文件要避免差错,装订得要精致,这样会给评委一个非常认真严肃的印象,增加他们的信任感。有的企业就是因为制作的标书是没有装订的散页,影响了本企业给评委的印象,结果早早被淘汰。可以说,标书的装订、排版水平是评标的印象分。

第二,投标文件的语言要严密,特别是关键细节处,不要给评委留下企图蒙混过关的投机之感。例如在维修条款上,有的企业只写保修,没有指明是否免费保修。另外,表格、证件等一定要真实有效。例如,标书中要求企业提供产品的生产许可证,有的企业证件已经过期,却不作任何说明,给评委一种企图蒙混过关之感,导致废标。

第三,注意在投标文件中宣传自己的产品形象。尽量详细描述投标产品情况,特别是突出展示自己产品优于竞争对手产品的性能和特点。同时,还应将自身业绩、在其他项目中中标的情况、有关方面的评价、产品样本等有关材料充实到投标文件中,并分别配上详细介绍,以便向评委和招标人充分展示自己的实力。五、在招标机构留下良好记录

投标人在招标机构和采购单位的信用情况往往会成为能否中标的原因之一。以前投标的良好信用记录,会为下一次投标铺平道路。这种信用主要体现在投标产品的性能、供货情况、售后服务水平等方面。投标产品性能与投标文件的一致性,标志着投标文件的信用度。一旦有了这方面的不良记录,该投标人则很难在下次投标中获胜。

供货方面的信用就是要求企业要按合同办事。这方面的教训也是有的。有的中标企业供货产品的技术指标低于投标产品,形成欺骗行为,从此这家企业就失去了信用。而有的企业,从使用单位角度考虑,指出高端配置可能过于奢侈,没有发挥最大效能,建议使用别的配置。这种负责任的态度,就容易赢得招标人的好感和信任。

售后服务更是衡量企业信用的重要方面。提供好的甚至是超过投标文件服务条款的售后服务,如提供周边设备、延长服务时间等,都会为投标人树立良好信用.

中国承包公司对外投标策略和步骤

一般来说,中国承包公司在参与国际工程的竞争性招标时,主要采取以下步骤:

1.获取项目信息;2.投标项目可行性研究;3.选定代理人(或公司);4.申

报资格预审;5.研读招标文件;6.现场考察及市场询价;7.复核或计算工程量;8.参加标前会议;9.制订施工组织规划;10.报价方针与报价决策;11.计算单价、汇总标价;12.标价评估、调整标价;13.编制标书、办理投标保函;14.开标;15.评标;16.签订合同、办理履约保函;17.选定实施单位。此外,承包商在投标时还应掌握一些技巧,灵活运用各种策略,为中标创造有利条件。

一、获取项目信息

项目信息来源渠道多,十分广阔,精心捕捉,唾手可得,主要有: 1

收集公开资料

即收集第二手资料,查阅官方出版的统计资料、政府颁发的条文规定、国家规范学术界发表的研究报告、专业团体的刊物及当地的主要新闻报道等,从中筛选分析该国承包市场动态,此外世界银行年度报告、\"ADB月报\"、联合国\"发展论坛报\"、欧佩克组织年会、中东经济文摘等亦经常提供资料,大多数国家年终都公开发表国家年度国民经济和社会发展计划预算执行情况与未来政策,这些都有较高的信息价值。 2

利用国际社会服务机构

国际上的银行、保险、信托、商检,咨询等机构,以及通讯、交通运输部门,他们同政府、企业、商业和社会公众有广泛密切的联系,工程项目情报信息多、灵、快,有关业主资信、投资发展流向、物资材料价格、贷款、货币、汇率变化等了如指掌,只要花点代价,很可能得到自己急需的各专业信息。 3

设置高效率的情报信息网点

管理职位就是信息中心,设置、维持和发挥信息系统作用是有作为的

企业要考虑的首要问题,也是经营者的主要职能之一。据说美国有90%以上的企业都通过本企业的市场调研机构预测未来发展的。 4

发挥公共关系的作用

公关不能急功近利,因为它是对外承包工程中一项持久的基础的系统工作。它通过不同层次的交际活动,多方联系,相互传递信息,彼此沟通,以增加支持面。它必须适应不同的对象,因人、因事、因地、因时制宜,以便获取多方面的情报信息,掌握业主及竞争对手更多活的资料,以判定投标策略,战胜竞争对手。这就是通过与不同类型的各种人物交往,包括政府当局中上层人士,非官方的民间朋友等等,进行所谓\"走廊交谈\"和\"面对面\"的信息交流。通过代理人了解所在国的一切商情,是理所当然的,应由专人协助充分利用这个条件。对外承包工程公关基本对象:驻在国政府部门、银行部门、税务部门、保险部门、海关部门、设计咨询部门、代理人、材料供应单位、能源供应单位、交通运输部门、航空公司、使用单位、第三国合作者、联合投资单位、国内有关部门、中国驻外机构、竞争对手、业主或总包单位。 5

派团、组织到有关国家实地考察

这通称第一线情报,它可获取一国市场事关全局的情况。国际上通常将政治环境、经济环境、经济立法和对外国资本的政策作为考察的重点。现场是获得非语言系统情报的唯一场所,用这种办法得到的情报信息,很容易成为预测可能性和当机立断的材料。制定投标报价的策略,确定合理的预期利润,需要占有较多的数据,尔后进行定性、定量、定时分析,作出相应的结论。实地考察报告应作为情报信息库资料,具有实用、储存的重要价值。

6重视内部资料

承包公司历年财务会计报表,驻外机构的经营指标,成本构成与年度决算,各国的调研考察报告以及大量的统计资料等等,内容翔实,准确可靠,完整精炼,有较强的实用性,从中可分析出潜在的该国承包市场近期(半年内)、短期(年内)、中期(3年内)、长期(5年以上)发展的大体趋势。积累和研究这些历史资料还可帮助预测不同情况下,经济效益出现的概率。 7

依靠驻外使馆和经参处

我国同世界上绝大多数国家和地区建立了外交和商贸关系,60~70年代还对非洲不少国家搞了经援,这为承包工程的开展打下了良好基础。特别是\"开放、搞活\"政策实行以来,我国同这些政府间签订了数以千计的各种形式的经济合作协议、意向书以及合同。承包商较为注意的国防工程和经援项目等,几乎无一例外都是由政府间高层人物签署协议的。使馆和经参处对所在国总的政治经济形势和政局变动估计较为准确,这些都会为承包工作的开展提供扎实可信的资料和中肯的意见,此点绝不可忽视。 8

从竞争对手中获得

强手相争智者胜,这是古往今来的生意经,这就要了解对方,通过竞标会议,详细记录各竞争者的报价;访问竞争对手,和第三者交谈,借对方炫耀自己的机会,虚心请教,从对方回答中获取对手的点滴情况,达到以己之长击人之短。同时,从不同角度来分析公司的一般情况,了解各承包商的投标背景以及他过去的投标资料,都有助于我们的成功。 9

充分利用现代通讯设备和信息高速公路,是获得工程项目信息

的一种快捷、全面的手段和方式,如国际国内互联网等。

二、投标项目可行性研究 1

技术的可行性

任何项目不管合同总价是多少还是经济效益前景如何,摆在承包商面前的首先是完成项目工程技术的可能性,也就是在技术上能否胜任,从以下几方面来论证:

(1)工程概况。根据发包单位提供的图纸和有关资料,从技术角度简单描述该项目工程的规模、特点和设备情况等。

(2)技术难度。要针对项目中技术上存在着的难度采取相应的施工方法和技术措施来解决。如利比亚国自1985年以来招标的约100亿美元南水北调工程的技术关键是4M直径的予应力管加工问题,仅此一点就刷掉几十家公司。

(3)国内外同类型工程经验。这点很重要,不能简单地说技术上没有问题,应当用已完成的实例来证明完成项目的可能性,当然最好是国外同类工程的实例。 2

经济效益分析

在经济上进行全面分析,既要有表格形式的显示又要有文字说明,我们可以叫工程报价与工程成本对比,这类似于国内的设计预算与施工预算的对比,文字说明主要显示在控制直接费用即人工、材料、机械等方面采取哪些措施,从而使工程实际成本低于工程报价。间接费以及管理费应采取能把其费用控制在一定幅度内的措施。 3

支付保证

当前很多项目,由于业主中途不能支付致使工程不能进行下去的实例很多,使承包商蒙受很大损失,所以实施项目必须对支付能力作认真分

析,不要盲目签约,更不能糊涂开工,以免追悔莫及。

(1)对发包商资金来源进行全面了解。发包单位有义务将承建项目资金来源公开给承包商。有不少国际工程资金来自于世界国际金融组织援助,如世界银行、亚洲开发银行、非洲开发银行等对第三世界的援助。这些工程项目一般来说支付有保障。

(2)要了解发包商(业主)的信誉。通过国际组织和当地咨询公司及律师事务所了解项目可行性及业主的信誉。

(3)要求业主提供履约保证。承包商应向业主索取履约保证,这是完成一定工程量要获得一定支付的保证。 4

财政平衡

这里所指的财政上的平衡,是承包商为完成该项目所需资金的平衡,因而要对财政上进行全面分析。

(1)预付款是多少?在什么样条件下拿到预付款,这一点很重要。 (2)为完成项目所必须有的相应的固定资产投入,即资金占用率。大型施工机械的投入,不可能一次摊销,因此将会占用一定资金(指新增施工机械)。另外,为完成项目必须要有一批周转材料如模板、脚手架等,这也是占有资金的组成部分。

(3)对已完成的工程量需要现场工程师确认后并经过一定程序才能将工程款拨入,这个时间短的约60天,长的就难说了,因此工程需要一定的资金周转,否则工程无法顺利进行下去。

所以,要搞好财政上的平衡,就必须做出项目资金占用计划和回收计划,这可以用双曲线来表示,使大家都能明白收入是在什么时候,支出是在什么时候,它们的差额是需要占用的资金数额。

5工程所在地的法律要求

中国承包公司除了应具备国内条件外,还要按当地国家的法律办理有关注册手续,方能承包或分包当地的工程,这一点不应被忽视,否则与外国公司的签约将得不到所在国法律的保护。这样,不但支付得不到保证,履约保函也会被没收。

此外还应注意一点,即发包单位(业主)也要具备法人资格,具有发包的资格。 6

税收对项目的影响

税收对工程项目有很大影响。不同的国家有不同的税法,最普通的税有关税、进口调节税、营业税、印花税、所得税、临时进入施工机械的押金税、排污税、建筑税等等。 7

当地合作者

很多国家规定外国承包商或公司在本国承包工程,必须同当地的企业成立联营关系才能承包该国的工程。因此我们对合作伙伴或分包单位均需作必要的分析,具体来说是对当地合作人或公司的信誉、资历、资金、债权债务等方面进行全面分析。这些分析可以通过当地金融机构、咨询公司和法律事务所等渠道加以了解,其中很重要的是,应当选择内行或同行的企业作为合作伙伴。 8

风险的分析与对策

国际工程承包应实事求是地分析该项目的风险(见表1-6-1),具体可采用专家评分比较法。该方法主要找出各种潜在的风险并对风险后果作出定性估计。对那些风险很难在较短时间内用统计方法、实验分析方法或因果关系论证得到的情形特别适用。具体步骤如下:

第一步,由投标小组成员、有投标和工程施工经验的,最好由去该国工作过的工程师以及负责该项目的成员组成专家小组,共同就某一能遇到的风险因素进行分类、排序,并分别为各个因素确定权数,以表征其对项目风险的影响程度。

第二步,每个风险因素分为出现的可能性很大、比较大、中等、不大、较小这五个等级,并赋与各等级一个定量数值,分别以1.0、0.8、0.6、0.4和0.2打分。

第三步,将每项风险因素的权数与等级相乘,求出该项风险因素的得分。若干项风险因素得分之和即为此工程项目风险因素的总分。显然,总分越高说明风险越大。 9

作出投标决策

承包商在决定是否投标时,要对各个方面的情况作详细分析。分析方法有很多,下面介绍比较适用的专家评分比较法。具体步骤如下: (1)按照10项指标对完成该招标项目的相对重要性,分别确定权数。 (2)用10项指标对投标项目进行衡量,按照模糊数学概念,将各标准划分为好、较好、一般、较差、差五个等级,各等级赋与定量数值,如按1.0、0.8、0.6、0.4、0.2打分。假如企业的劳动力条件足以完成本工程,便将标准打1.0分,竞争对手愈多则分愈低。

(3)将每项指标权数与等级分相乘,求出该指标得分。10项指标得分之和即为此工程投标机会总分。

(4)将总得分与过去其它投标情况进行比较或和公司事先确定的准备接受的最低分数相比较,来决定是否参加投标。

该方法用于两种情况:一是对某一个招标项目投标机会作出评价,即

利用本公司过去的经验,确定一个∑WC值,例如在0.60以上即可投标,

则上例属于可投标的范畴,但也不能单纯看∑WC值,还要分析一下权数大的几个项目,也就是要分析重要指标的等级,如果太低,也不宜投标。二是可用以比较若干个同时可以考虑投标的项目,看哪一个∑WC最高,即可考虑优先投标。三、选定代理人(公司)

国际承包工程活动中通行代理制度,即外国承包商进入工程项目所在国,须通过合法的代理人开展业务活动。代理人实际上是为外国承包商提供综合服务的咨询机构,有的是个人独立开业的咨询工程师,有的是合伙企业或公司。其服务内容主要有: 1

协助外国承包商争取参加本地招标工程项目投标资格预审和取

得招标文件; 2照等; 3 4 5 6

为外国公司介绍本地合作对象和办理注册手续; 提供当地有关法律和规章制度方面的咨询; 提供当地市场信息和有关商业活动的知识;

协助办理建筑器材和施工机械设备以及生活资料的进出口手续,协助办理外国人出入境签证、居留证、工作证以及汽车驾驶执

诸如申请许可证,申报关税,申请免税,办理运输等; 7

促进与当地官方及工商界、金融界的友好关系。

代理人的活动往往对一个工程项目投标的成功与否,起着相当重要的作用。因此,对物色代理人应给以足够的重视。一个好代理人应该具备的条件是:有丰富的业务知识和工作经验;资信可靠,能忠实地为委托人服

务,尽力维护委托人的合法利益;活动能力强,信息灵通,有强大的政治、经济界的后台。

找到合适的代理人以后,应及时签订代理合同,并颁发委托书、代理合同。内容应包括:代理的业务范围和活动地区;代理活动的有效期限;代理费用和支付办法;有关特别酬金条款。

代理费用一般为工程标价的2%~3%,视工程项目大小和代理业务繁简而定。通常工程项目较小或代理业务繁杂的代理费率较高;反之则较低。在特殊情况下,代理费也有低到1%或高达5%的。代理费的支付以工程中标为前提条件。不中标者不付给代理费。代理费应分期支付或在合同期满后一次支付。不论中标与否,合同期满或由于不可抗力的原因而中止合同,都应付给代理人一笔特别酬金。只有在代理人失职或无正当理由而不履行合同的条件下,才可以不付给特别酬金。

代理人委托书实际上就是委托人的授权证书,须经有关方面认证方能生效。

四、研读招标文件

承包商在派人对现场进行考察之前和整个投标报价期间,均应组织参加投标报价的人员认真细致地阅读招标文件,必要时还要组织人员把投标文件译成中文。在动手计算投标价前,首先要清楚招标文件的要求和报价内容,并特别要注意:(1)承包者的责任和报价范围,以避免在报价中发生任何遗漏。(2)各项技术要求,以便确定经济适用而又可加速工期的施工方案。(3)工程中需使用的特殊材料和设备,以便在计算报价之前调查价格,避免因盲目估价而失误。另外,应整理出招标文件中含糊不清的问题,有一些问题应及时提请业主或咨询工程师予以澄清。

为进一步制定施工方案、进度计划,算出标价,投标者还应该从以下几个主要方面研究招标文件: 1

投标书附件与合同条件

投标书附件与合同条件是国际工程招标文件十分重要的组成部分,其目的在于使承包商明确中标后应享受的权利和所要承担的义务和责任,以便在报价时考虑这些因素。

(1)工期。包括对开工日期的规定、施工期限,以及是否有分段、分批竣工的要求。工期对制定施工计划、施工方案、施工机械设备和人员配备均是重要依据。

(2)误期损害赔偿的有关规定。这对施工计划安排和拖期的风险大小有影响。

(3)缺陷责任期的有关规定。这对何时可收回工程\"尾款\"、承包商的资金利息和保函费用计算有影响。

(4)保函的要求。保函包括履约保函、预付款保函、临时进口施工机具税收保函以及维修期保函等。保函数值的要求和有效期的规定,允许开保函的银行限制。这与投标者计算保函手续费和用于银行开保函所需占用的抵押资金有重要关系。

(5)保险。是否指定了保险公司、保险的种类(例如工程一切保险、第三方责任保险、现场人员的人身事故和医疗保险、社会保险等)和最低保险金额。这将决定保险费用的计算。

(6)付款条件。是否具有预付款,如何扣回,材料设备到达现场并检验合格后是否可以获得部分材料设备预付款,是否按订货、到工地等分阶段付款。期中付款方法,包括付款比例、保留金比例、保留金最高限额、退

回保留金的时间和方法,拖延付款的利息支付等,每次期中付款有无最小金额限制,业主付款的时间限制等。这些是影响承包商计算流动资金及其利息费用的重要因素。

(7)税收。是否免税或部分免税,可免何种税收,可否临时进口机具设备而不收海关关税。这些将严重影响材料设备的价格计算。

(8)货币。支付和结算的货币规定,外汇兑换和汇款的规定,向国外订购的材料设备需用外汇的申请和支付办法。 (9)劳务国籍的限制。这对计算劳务成本有用。

(10)战争和自然灾害等人力不可抗拒因素造成损害的补偿办法和规定,中途停工的处理办法和补救措施等。 (11)有无提前竣工的奖励。

(12)争议,仲裁或诉诸法律等的规定。

在世界银行贷款项目招标文件中,以上各项有关要求,有的在\"投标者须知\"中作出说明和规定,有的放在\"合同条件\"第二部分中具体规定。 2

技术规范

研究招标文件中所附施工技术规范,是参照或采用英国规范、美国规范或是其它国际规范,以及对此技术规范的熟悉程度,有无特殊施工技术要求和有无特殊材料设备技术要求,有关选择代用材料、设备的规定,以便针对相应的定额计算有特殊要求项目的价格。 3

报价要求

(1)应当注意合同种类是属于总价合同、单价合同、成本补偿合同、\"交钥匙\"合同或是单价与包干混合制合同。例如有住房项目招标文件,对其中的房屋部分要求采用总价合同方式,而对室外工程部分,由于设计

较为粗略,有些土石方和挡土墙等难以估算出准确的工程量,因而要求采用单价合同。对承包商来说,在总价合同中承担着工程量方面的风险,就应仔细校核工程量并对每一子项工程的单价作出详尽细致的分析和综合。

(2)应当仔细研究招标文件中的工程量表的编制体系和方法,是否将施工详图设计、勘察、临时工程机具设备、进场道路,临时水电设施等列入工程量表。特别要认真研究工程量的分类方法,及每一子项工程的具体含义和内容。要研究永久性工程之外的项目有何报价要求,以便考虑如何将之列入到工程总价中去。例如对旧建筑物和构筑物的拆除、监理工程师的现场办公室和各项开支(包括他们使用的家具车辆、水电、试验仪器、服务设施和杂务费用等),模型、广告、工程照片和会议费用等,招标文件有何具体规定。弄清一切费用纳入工程总报价的方法,不得有任何遗漏或归类的错误。

对某些部位的工程或设备提供,是否必须由业主确定\"指定的分包商\"进行分包。文件规定总包对分包商应提供何种条件,承担何种责任,以及文件是否规定分包商计价方法。对于材料、设备、工资在施工期限内涨价及当地货币贬值有无补偿,即合同有无任何调价条款,以及调价计算公式。 4

承包商风险

认真研究招标文件中对承包商不利、需承担很大风险的各种规定和条款,例如有些合同中,业主有这样一个条款:\"承包商不得以任何理由索取合同价格以外补偿\"。那么承包商就得考虑加大风险费。五、现场考察及市场调研

现场考察是整个投标报价中的一项重要活动,对于正确考虑施工方案和合理计算报价具有重要意义。

现场考察的一般程序和做法是:现场考察组应由报价人员、工程实施项目经理和公司领导决策人员组成,根据对招标文件研究和投标报价的需要,制定考察提纲,考察后应提供出实事求是和包含比较准确可靠数据的考察报告,以供投标报价使用。现场考察应包括以下内容: 1

自然地质条件

(1)气象资料:年平均气温、年最高气温;最大风速,风压值;日照;年最大降雨量、平均降雨量、年平均湿度、最高、最低湿度;室内计算温度、湿度。

(2)水文资料:潮汐、风浪、台风等、(对于港口工程)。

(3)地质情况:地质构造及特征;承载能力,地基是否有大孔土、膨胀土(需用钻孔或探坑等手段查明);地震及其设防等级。 (4)上述问题对施工的主要影响。 2

有关材料问题

(1)地方材料的供应品种,水泥、钢材、木材、砖、砂、石料及预制构件的生产和供应。

(2)装修材料的品种和供应,瓷砖、水磨石、大理石、墙纸、吊顶、喷涂材料、铝合金门窗、水电器材、空调等的产地和质量,各种材料器材的价格、样本。

(3)第三国采购的渠道及其当地代理情况。

(4)实地参观访问当地材料的成品及半成品等生产厂、加工厂及制作

场地。 3

交通运输

(1)空运、海运、河运和陆地运输情况。 (2)主要运输工具购置和租赁价格。 4

编制报价的有关规定

(1)所在国国家工程部门颁发的有关费率和取费标准。

(2)人工工资及其附加费用,当地工人工效以及同我国工人的工效比,如何招募当地工人等。

(3)临建工程的标准和收费。

(4)当地及国际市场材料、机械设备价格的变动;运输费和税率的变动。 5

施工机具

(1)该国施工设备和机具的生产、购置和租赁;转口机具和设备材料的供应;有关设备机具的配置及维修。 (2)当地施工用特殊机具。 (3)当地机具加工能力。 6

规划设计和施工现场

(1)工程的地形、地物、地貌;城市坐标,用地范围;工程周围的道路、管线位置、标高、管径、压力;市政管网设施等。

(2)市政给排水设施;废水、污水处理方式;市政雨水排放设施;市政消防供水管道管径、压力。

(3)当地供电方式、电压、供电方位、距离。 (4)电视和通讯线路的铺设。

(5)政府有关部门对现场管理的一般的要求、特殊要求及规定。 (6)施工现场的三通一平情况。 (7)当地施工方法及注意事项。

(8)当地建筑物的结构特征和习惯作法;建筑形式、色调、装饰、装修、细部处理;所在国的建筑风格。

(9)重点参观有代表性的着名建筑物和现代化建筑。 7

业主和竞争对手情况

(1)业主情况。 (2)工程资金来源。 (3)竞争对手情况。 8

承包工程所在国的政治情况,有关法规、条例

(1)掌握该国的一般政治、经济情况;与邻国的关系;与我国的关系。 (2)了解我国外交部、经贸部对该国的评价,请我驻外使馆介绍有关情况。

(3)了解该国关于外国承包公司注册设点的程序性规定;需要递交的资料的详细内容。

(4)搜集或购买工程设计规范、施工技术规范、招标法规制度及工程审查与验收制度。 9

市场情况

(1)建筑材料、施工机械设备、燃料、动力、水和生活用品的供应情况。

(2)劳务市场状况,包括工人的技术水平、工资水平,有关劳动保险和福利待遇的规定,以及外籍工人是否被允许入境等;

(3)外汇汇率; (4)银行信贷利率;

(5)工程所在国本国承包企业和注册的外国承包企业的经营情况。 (6)工程项目的资金来源和业主的资信情况;

(7)对购买器材和雇用工人有无限制条件(例如是否规定必须采购当地某种建筑材料的份额或雇用当地工人的比例等);

(8)对外国承包商和本国承包商有无差别待遇(例如在标价上给本国承包商以优惠等);

(9)工程价款的支付方式,外汇所占比例; (10)业主、监理工程师的资历和工作作风等。

以上只是调查的一般要求,应针对工程具体情况而增删。考察后要写出简洁明了的考察报告,附有参考资料、结论和建议,使报价人员看后一目了然,把握要领。一个高质量的考察报告,对研究投标报价策略和提高中标率有着十分重要的意义。六、复核或计算工程量

国际工程招标中一般都有工程量清单,报价之前,要对工程数量进行校核。国际上通用的工程量计算方法有《建筑工程量计算原则(国际通用)》《(英国)建筑工程量标准计算方法(SMM6)》。招标文件中如没有工程量清单,则须根据图纸计算全部工程量。如对计算方法有规定,应按规定的方法计算;如无规定,亦可用国内惯用的方法计算。

还有一点应该注意,即国际招标工程据以计算工程量的图纸,往往达不到施工图的深度;将来按施工图施工,实际工程量和用料标准及做法要求,可能会与作为报价依据的工程量清单所列者有出入。在实践中遇有此

种情况,应随时核对作出记录,根据合同中的相应条款提出索赔要求,以免遭受损失。

不论是复核工程量还是计算工程量,都要求尽可能准确无误。对于一般土建工程项目,主要工程量汇总的分类大致如下: 1

建筑面积。国外没有计算建筑面积的规定,通常也不用建筑面积

作为计价单位。因此,这一汇总只是为了我们内部进行分析比较,可以按照我国国内的规定计算。 2

土方工程。包括总挖方量、填方量和余、缺土方量,如果可能的

话,尚可分别列出石方、一般土方和软土或淤泥方量。要特别注意的一点是在土方工程中,要弄清业主付款是按实方还是按虚方丈量。 3

钢筋混凝土工程。可分别汇总统计现浇混凝土和钢筋混凝土以

及预制钢筋混凝土构件数量并汇总钢筋、模板数量。 4 5

砌筑工程。可按石砌体、空心砖砌体和粘土砖砌体统计汇总。钢结构工程。可按主体承重结构和零星非承重结构(如栏杆、扶

手等)的吨位统计汇总。 6 7统计。 8 9

装修工程。包括各类地面、墙面吊顶装饰,以面积计算。设备及安装工程。包括电梯、自动扶梯、各类工艺设备等,以台、门窗工程。按钢门窗和铝门窗以件数和面积统计。

木作工程。包括木结构、木屋面、木地面、木装饰等,可以面积

件和安装总吨位统计。 10

管道安装工程。包括各类供排水、通风、空气调节及工业管道,

以延长米计。

11电气安装工程。各类电缆、电线以延长米计,各类电器设备以

台、件计。 12

室外工程。包括围墙、铺砌、绿化等。

七、参加标前会议

召开标前会议的目的,是为了使业主澄清投标者对招标文件的疑问,回答投标者提出的各类问题。通过介绍项目情况,使投标者进一步了解招标文件的要求、规定和现场情况,更好地准备投标文件。一般大型和较复杂的工程要召开此类会议,而且往往与组织投标者考察现场结合进行,在\"投标邀请书\"中即规定好会议日期、时间和地点。

投标者如有问题要提出,应在召开标前会议一周前以书面或电传形式发出。业主将对提出的问题以及标前会议的记录用书面答复的形式发给每个投标者,并作为正式招标文件的一部分。

世界银行贷款项目,对标前会和现场考察的情况及对主要问题的澄清、解答还应做出书面纪要并报送世界银行。八、制定施工组织规划

招标文件中要求投标者在报价的同时要附上其施工规划。制定施工规划的原则是在保证工程质量和工期的前提下,尽可能使工程成本最低,投标价格合理。在这个原则下,投标者要采用对比和综合分析的方法寻求最佳方案,避免孤立地、片面地看问题。应根据现场施工条件、工期要求、机械设备来源、劳动力的来源等,全面考虑采用某种方案。 1

工程进度计划

在投标阶段,编制的工程进度计划不是工程施工计划,可以粗略一些,

一般用直线条计划即可,但应考虑和满足以下要求:

(1)总工期符合招标文件的要求,如果合同要求分期分批竣工交付使用,应标明分期交付的时间和分批交付的数量。

(2)表示各项主要工程(例如土方工程、基础工程、混凝土结构工程、屋面工程、水电安装工程等等)的开始和结束时间。 (3)合理安排各主要工序,体现出相互衔接。

(4)有利于基本上均衡安排劳动力,尽可能避免现场劳动力数量急剧起落,这样可以提高工效和节省临时设施(如工人居住营地、临时性建筑等)。

(5)有利于充分有效地利用机械设备,减少机械设备占用周期。例如,尽可能将土方工程集中在一定时间内完成,以减少推土机、挖掘机、铲运机等大型机具设备占用周期。这样就可以降低机械设备使用费,或是有利于组织分包施工。

(6)制定的计划要便于编制资金流动计划,有利于降低流动资金占用量,节省资金利息。

可以看出,进度计划安排是否合理,关系到工程成本和报价价格。 2

施工方案

编制施工方案时要比较细致地研究技术规范要求,现场考察时对施工条件要充分了解。制定施工方案要服从工期要求、技术可能性、保证质量、降低成本等方面的综合考虑。

(1)根据分类汇总的工程数量和工程进度计划中该类工程的施工周期,合同技术规范要求以及施工条件和其他情况,选择和确定每项工程的主要施工方法。

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(2)根据上述各类工程的施工方法,选择相应的机具设备,并计算所需数量和使用周期;研究确定是采购新设备,或调进现有设备,或在当地租赁设备。

(3)研究确定哪些工程由自己组织施工,哪些分包,提出寻求分包的条件设想,以便询价。

(4)用概略指标估算直接生产劳务数量,考虑其来源及进场时间安排。如果当地有限制外籍劳务的规定,则应提出当地劳务和外籍劳务的工种分配。另外,从所需直接劳务的数量,可参照自己的经验,估算所需间接劳务和管理人员的数量,并可估算生活性临时设施的数量和标准等。 (5)用概略指标估算主要和大宗的建筑材料的需用量,考虑其来源和分批进场的时间安排,从而可以估算现场用于存储、加工的临时设施(例如仓库、露天堆放场、加工场地或工棚等)。如果有些地方建筑材料(如砂石等)拟自行开采,则应估计采砂、采石场的设备、人员,并计算出自行开采砂石的单位成本价格。如有些构件(如预制混凝土构件、钢构件等)拟在现场自制,应确定相应的设备、人员和场地面积,并计算自制构件的成本价格。

(6)根据现场设备、高峰人数和一切生产和生活方面的需要,估算现场用水、用电量,确定临时供电和供排水设施。

(7)考虑外部和内部材料供应的运输方式,估计运输和交通车辆的需要和来源。

(8)考虑其他临时工程的需要和建设方案,例如进场道路、停车场地等。

(9)提出某些特殊条件下保证正常施工的措施。例如排除或降低地下

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水以保证地面以下工程施工的措施,冬季、雨季施工措施等。

(10)其他必须的临时设施安排。例如现场保卫设施,包括临时围墙或围篱、警卫设施、夜间照明等,现场临时通讯联络设施等。

应当注意,上述施工方案中各种数字都是按汇总工程量和概略定额指标估算的,在计算标价过程中,需要按陆续计算得出的详细计算数字予以修改、补充和订正。九、报价方针与报价决策

所谓报价方针与报价决策,是指经过对投标项目初步估价和分析后,从有利于中标这一基本目的出发确定报价中的具体方案和决定最终标价。

决策层及决策人至少应研究下列问题: 1 2 3

力争中标与否?

低标与低利润率的范围,降价幅度;

竞争对手标价估计,在报价相近的情况下,我方施工方案、质量、

工期、技术经济实力、管理、信誉等优势如何? 4 5

听取报价班子的报价方案,从总体上权衡标价的合理性、确定性; 最后由总经理或董事长对总标价签字定案。

一般情况下,报价利润率为5~10%;标价分高、中、低三档为宜;降价幅度为百分之几,如最高为5%;国际上大公司最终总标价由董事长、总经理或授权人签字。

十、计算单价,汇总标价

在投标报价中,应按招标文件中工程量表格式填写报价,一般是按分项工程内容填写单价和总价。按照这种报价方式,我们可以分解每一个工

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程项目的单位价格,其组成为:

人工费--单位工程的用工量(以工日计)×工日基础单价; 材料费--单位工程的材料消耗量×材料单位基础价格; 施工机械设备费--单位工程的所需机械设备台班数×台班单价; 各种管理费和一切其他间接费用--分别摊入每一子项工程的单价中;

利润--根据承包商的实际情况,确定其利润,分别计入每个子项工程的单价中。

工程单价要从基本价格、确定定额和间接费、利润摊入系数三个方面入手。 1

基本价格,即人工、材料、施工机具的价格。

①人工单价,是指工人每个工作日的平均工资。②材料和设备基价。为了便于进行工程投标的计算,应当全部换算为材料设备到达施工现场的价格,作为算标的基价,并将基价列表备用。至于一些施工过程中使用的零星材料,可以不必详列,而在进行工程单价计算时,根据经验加入一定百分比(例如1%~5%)即可。③施工机具台班单价。施工机具设备费用以何种方式计入工程报价中,取决于招标文件的规定。人工、材料、设备、施工机具费的计算详见下节。 2

工程定额的选用,即人工定额、材料消耗定额、施工机械台班定

额的选用。国外工程究竟怎样选用工程定额,在标价计算时应当慎重考虑。影响工程定额的因素很多,其中较主要的是:施工人员的技术水平和管理水平、机械化程度、施工技术条件、施工中各方面的协调和配合、材料和半成品的加工的装配性、自然条件对施工的影响等等。应仔细分

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析国外工程的具体特点,研究其影响工程定额的有利因素和不利因素。在没有现成的国外工程定额可供使用的情况下,可以利用国内的工程定额,并考虑国外工程各种有利和不利因素的影响而适当加以修正。 3

间接费,国际承包工程间接费一般约占整个报价的20%~30%,对

投标价格的高低影响很大。

有了前面所述的人工、材料和机械设备的基础价格,选定了工程定额,可计算出工程直接费。再计算出各项间接费,确定间接费与直接费比率,以及上级单位管理费、利润和风险费,就可以对工程量表中每个单项做单价分析,从而得出每个分项工程的单价。十一、标价评估,调整标价

标价评估和调整标价可采用宏观指标与微观调整相结合的方法进行评审,以确保标价的可靠性。这些方法是: 1

单位工程造价法

房屋工程按平方米造价;铁路和公路按公里造价;桥梁按桥面平方米造价;隧道按进尺造价等等。 2

全员劳动生产率指标法

即全体人员每日的生产价值。这是一项很重要的经济指标,用它对工程报价进行宏观控制是很有效的,尤其当一些综合性大项目难以用单位工程造价分析时,显得更为有用。需注意的是非同类工程、机械化水平悬殊的工程,不能绝对相比,要持分析态度。 3

个体分析整体综合控制法

如修建一条铁路,除线路外还有桥梁、房屋、隧道、通信信号等,是个综合项目。这样就应首先对个体工程进行逐个分析,认定该工程价格的

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合理性,而后再进行综合研究和控制。 4

各分项工程价值比例法

例如一栋楼房,它是由基础工程、砼与钢筋混凝土框架工程、屋面工程、地面工厂、装饰工程、门窗工程、上下水道工程、通讯工程、运输工程(电梯)、室内照明工程、室外工程等分项工程构成的。基础、框架、砖墙等三个分项工程,统称主体工程。这些分项工程和主体工程价值都有一个合理比例。 5

各类费用的正常值法

任何一个工程都是由人工费、材料设备费、施工机械费、间接费等各类费用组成的。各类费用都有一个合理的比例。 6

单位工程用工用料等正常指标法

国际工程中,人工工日和各种材料的用量都有一个科学合理的指数范围,可据此进行标价的控制。 7

综合定额估算法

该法是采用综合定额和扩大系数估算工程的工料数量及工程造价的一种方法。其公式为:

工程总价=(总人工费+材料总价)×系数。

该系数的取值,承包工程为1.4~1.5。经援项目为1.3~1.35。其中:

总人工费=总用工数×劳务工资单价

材料总价=主要材料总价×扩大系数(约为1.5~2.5)。

综合定额估算法属宏观审核工程报价的一种手段,不能以此代替详细的报价资料,报价时仍按招标文件的要求详细计算。

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该法是在掌握工程实施经验和资料的基础上的一种估价方法。在采取其他宏观指标对工程报价难以核准的情况下,该法就更加显示出它较详细可靠的优越性。 8

类比法

该法是对工程总标价控制的行之有效的宏观方法,即用同类工程、同类项目,同类经济技术指标如规模、造价、工期计量标准进行类比,求得各类数据。

标价评估无论采取何种方法,都应心中有数,掌握较多的工程历史资料,进行客观准确的判断,提供最终决策依据。

计算出工程单价,包含人、材、机价和除合同工程量表中单列项目以外的间接费、利润、风险费等工程的工程分项单价,乘上工程量,再加上工程量表中单列项目费用,即可得出工程总价。

根据经验预测的可能中标价格或通过某些渠道掌握的\"标底\"相比,往往有出入,组成总价的各部分费用间的比例也可能不尽合理。造成这种\"价差\"的原因常常是计算过程中可能发生的对某些费用预估的偏差、重复计算式漏算等等。因此,必须对工程总价作出必要的调整。

调整投标总价应当建立在对工程的盈亏预测的基础上。盈亏预测应当用多种方法从多种角度进行。考虑标价高低、工程盈亏时,应仔细研究利润这个关键因素。在研究报价、确定利润时,应当坚持\"既能够中标、又有利可图\"的原则,同时既考虑第一次投标成败的得失,又应着眼于长远的发展目标来确定最后的投标报价。十二、编制标书

投标单位对招标工程作出报价决策之后,即应编制标书,也就是投标

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者须知规定投标单位必须提交的全部文件。这些文件主要有: 1

投标书及其附件。投标书就是由投标的承包商负责人签署的正

式报价信,我国通称标函。中标后,投标书及其附件即成为合同文件的重要组成部分。 2 3

划价的工程量清单和单价表,按规定格式填写,核对无误即可。与报价有关的技术文件;图纸;技术说明;施工方案;主要施工机械

设备清单;某些重要或特殊材料的说明书和小样等。 4

投标保证书。如果同时进行资格审查,则应报送的有关资料。

全部投标文件编好之后,经校核无误,由负责人签署,按投标须知的规定分装,然后密封,派专人在投标截止期之前送到招标单位指定地点,并取得收据。

在编制标书的同时,投标单位应注意将有关报价的全部计算、分析资料汇编归档,一份完整的投标报价书,至少应具备和包括下列资料: (1)工程量表; (2)报价单; (3)主要材料计划表; (4)主要工程设备清单; (5)工程施工机械一览表; (6)施工总体规划进度表; (7)工程报价汇总表; (8)预付款支付计划表; (9)劳动力需用计划表; (10)投标书附录一览表

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(11)报价书说明;

(12)临时设施、监理工程师办公室和施工总平面布置图等。以上这些内容,有的是招标文件上必须要求送的,如(1) (2) (6) (7) (9) (11)等项,有的是承包商本身控制成本所必需做的,有时是二者兼顾的。十三、开标

开标在招标通告规定的时间、地点公开进行,投标者或其代表参加。在开标时,公开公布投标者名称、投标价格、投标价格修改(折扣),投标撤销、有无投标担保或招标者认为适当的其它情况。电传或电报投标不予开标。开标后,不得要求也不得允许对投标进行实质性修改。开标时,要做好记录。世行项目在开标后向世界银行发送开标纪要。开标纪要通常包括:项目名称、贷款号、招标号、标号或包号、刊登招标通告日期、发行招标文件日期及地点、购买招标文件厂商的名称、投标截止日期、投标厂商名称、投标货币表示的投标价格、选择方案的投标价格(如要求)、在开标时发现的重大偏离招标文件的情况并附厂商代表参加开标签到表(包括厂商名称、代表名称及与厂商的工作关系)。十四、评标与授标

国际竞争性招标方式的另一个根本特点就是须根据招标文件中规定的评标准则,将合同授予评估价格最低的投标者。这是保证国际竞争性招标方式得以公正进行的决定性环节。

评标目的是确定每一投标的价格,在评估价格的基础上进行比较,选定最低评估价格的投标,并应由最低评估价格的投标者中标。评标的根据是招标文件,评标必须符合招标文件的要求,尤其是评标的标准、准则、因素应基于招标文件的规定,不得采用招标文件规定以外的标准、准则、

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因素进行评标。

初步评估主要是核查这样一些内容:投标文件是否包括所要求的全部文件(包括投标担保);是否对招标文件作出了根本性反应;投标是否都经过适当签字;是否有计算错误(如单价与总价有出入,以单价为准;如小写与大写有出入,以大写为准)。计算错误应予以修改,不能作为废标的理由。

在评标过程中,可邀请投标者就其投标以书面形式进行澄清。招标者可以有重点地选择投标者,对投标中的某些内容澄清而不要求所有投标者都进行澄清;在进行澄清时,不得要求或允许投标者对其投标进行实质性修改。

国内承包商在世界银行贷款项目的工程项目评标中享受7.5%的国内优惠。

当评标阶段的工作全部完成之后,招标者应在投标有效期内以书面形式(包括函件、电传或电报)向中标者发出中标通知书,通知接受其投标。

评标定标是个择优过程,充分体现招标单位的\"公开、公平、公正\"的国际惯例。其具体办法有: 1

专家评分法评标:即根据招标项目的具体情况设定标价、工期、

质量标准、技术方案、企业信誉等多项指标,由专家议定各项指标的权数,逐项打分,将全体评标人员对每一投标分的综合分平均,得出分数最高即为中标者。其公式为: F=∑(A×B)/N

式中A为指标体系权数

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B为指标体系分数 N专家人数 2

综合评议法评标:即定性评标法,其中以标价为主要考虑因素,其

次该项为综合考虑因素。 3

按标价评定法评标:即仅限于评定标价,不考虑其他因素,最后以

接近标底的报价为中标者。

显然,第三种方法不可取,而第一种和第二种如能有机地相结合,即定量与定性结合起来评标较为科学、平等、公正、合理。十五、签订合同,办理履约保函

签订合同是工程项目实施成功与否的基础工作,力争在签订合同时加进某些保护承包商自身权益的条款或补充协议是重要环节。签订合同必须符合法律规定,必须符合当事人的真正意见,当事人必须具有缔约能力等原则。

签订合同前后,承包商应做好一切工程实施工作和以下必要工作: 1 2

签约前,一定要办妥履约保函及各项保证手续;

核对实施中的项目与内容是否同原标书、图纸等相符,如发现有

漏洞,或需增价,应及时正式报告工程师签认; 3询; 4

做好签约前的谈判准备。合同的签订过程,是双方当事人互相协保存好招标文件、投标文件和同业主、工程师往来文件,以备查

商最终就合同的责、权、利达成一致的全过程。因此,承包商应在争取更为合理的价格、改善承包合同条款、或增加条件等的同时写成附录、备忘录、协议书等深入备好。签订合同后,业主即退还投标保证金。

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十六、选定施工单位(略) 超市采购:与供货商一起赚钱

超市如同一个聚宝盆,采购人员就是探宝人。但如何优质、低价、高效地找到让人砰然心动的奇珍异宝,绝非简单的买进卖出,其中大有奥秘。

对超市而言,控制好了采购的各个环节,就控制好了采购的利润与风险。掌握了采购的技巧,即可获得采购的利润。超市采购:与供货商一起赚钱

超市采购是一件看似容易做实难的差事。在一个着名的超市网站论坛上,专设了一个\"采购人员诉苦专栏\不妨来看看他们的苦与乐: --主持人:各位采购员/主管/经理,有什么苦衷就在这里讲出来吧!说出来,痛就不痛了。

--采购员A:有些指标也太高了啊,如价外支持、部门利润等,让人受不了!这活儿没法干了!

--采购员B:严格考核是正常的,完成任务你也可以拿奖金呢!关键还是看态度和能力呀,老兄!

可以看得出来,超市采购人员有抱怨的,也有理性思考、沉着应对的。超市作为企业,重要的目标就是实现利润的最大化。而增加利润的方法,除了增加销售额以外,还可以降低价格、让供货商让利、广告折扣,并加强各个环节的管理,向管理要效益。其中采购环节的管理就有很多技巧需要采购人员仔细揣摩。采购宝典--\"九步采购法\"

怎样实现采购的目标呢?采购控制的目标是什么?我们在与北京市

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多家商场和大型超市交流沟通后,总结出几个超市采购人员需要注意的问题。

第一步:确定采购渠道

商场采购渠道多种多样,采购人员如何从中进行选择呢?这是一个非常重要的步骤。

商场的供货渠道可以分为三个方面:一是企业自有供货者;二是原有的外部供货者;三是新的外部供货者。

1、企业自有供货者。有些超市集团自己附设有加工厂或车间,有些企业集团设有商品配送中心。这些供货者是商场首选的供货渠道。商场按照市场需要,组织附属加工厂加工或按样生产,自产自销,既是商品货源渠道,又有利于形成企业经营特色。有些商品如时装、针纺织品、鞋帽,市场花色、式样变化快,从外部进货,批量大、时间长,不能完全适应市场变化。而从加工厂或车间加工订做,产销衔接快,批量灵活。有些商场加工订做的时装品牌也有较高的知名度和市场影响,成为吸引客流,扩大销售的有力手段。像北京的华联和小白羊等大型超市都有自己的品牌产品在店内销售。

2、商场原有外部供货者。商场与经常联系的一些业务伙伴,经过多年的市场交往,对这些单位的商品质量、价格、信誉等比较熟悉了解,对方也愿意与商场合作,遇到困难相互支持。因此,可成为商场稳定的商品供应者。

3、新的外部供货者。由于商场业务扩大,企业需要增加新的供货者。选择新的供货者是商品采购的重要业务决策,要从以下方面做比较:(1)货源的可靠程度。 (2)商品质量和价格。 (3)交货时间。

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为了保证货源质量.商场商品采购必须建立供货商资料档案,并随时增补有关信息,以便通过信息资料的比较对比,确定选择供货商。第二步:甄别商品

供应商必须同时具备下列有关质量的文件:1、质量合格证;2、商检合格证。

采购人员应该向供应商索取这些资料法律材料,\"先君子后小人\以确保将来交易成功。在可能的情况下,对一些产品,如大米、衣服、家访用品、鞋类等商品,应要求供应商提供样品封存,以避免后的纠纷或甚至法律诉讼。对于瑕疵品或在仓储运输过程损坏的商品,采购人员在采购时应要求退货或退款,并用合同保证相关权利。询价采购

对合同价值较低的标准化货物或服务的采购,《指南》和《示范法》都提供了一种简单而又快速的采购程序,即询价采购(request for quotation),又称\"选购\"(shopping)。询价采购是对几个供货商(通常至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。《协议》和《指令》没有规定这类程序。

与其他采购方法相比,询价采购有以下明显特点:

1.邀请报价的数量至少为三个。《指南》和《示范法》都规定应至少有三个,《指南》还规定在采用国际询价采购时,应至少邀请来自两个不同国家的三个供应商。

2.只允许供应商提供一个报价。《示范法》规定,每一供应商或承包商只许提出一个报价,而且不许改变其报价。不得同某一供应商或承包商就其报价进行谈判。对报价的提交形式,《指南》规定可以采用电传或传

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真形式。

3.报价的评审。《指南》规定,报价的评审应按照买方公共或私营部门的良好惯例进行。《示范法》规定,采购合同应授予符合采购实体需求的最低报价的供应商或承包商。询价采购的适用条件

《指南》和《示范法》规定的适用条件相同,经主管部门审批后采购机构可在下列情况下采用询价采购方法:

1.采购现成的并非按采购实体的特定规格特别制造或提供的货物或服务;

2.采购合同的估计价值低于采购条例规定的数额;

另外,《示范法》还特别规定,采购实体不得为了采用此方法而分解合同。

采购的正确观念和判断尺度

采购不是赌博长期以来人们在采购概念的理解上一直存在着错误的倾向:产品销售得好就认为采购经验成熟、采购手段高明。采购商品时,我们事先并不知道能卖多少,只要感到可以销售,就可决定购进这种商品。如果顺利地实现销售,就会得到赞扬;相反出现偏差就只能怪罪于运气不好,客观上会让人感到商品采购是在碰运气。

实际上,正确的观念和判断的尺度应该是预测的正确与否。因此,我们要考察的是采购的预测能力。经过多次的实践,采购应能达到一定的水平。否则每次都让企业负担相应的损失是不允许的,如果这笔账转嫁到消费者身上,又给消费者带来一种额外的负担。现在的采购人员常常不能进行长期细致的工作,如果采购人员不能努力提高自己的预测能力,就难以

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提高采购水平。

很多人来到采购岗位,转眼之间就忘记了采购的基本准则,违背了精益求精、勤奋努力、踏踏实实、严密细致的职业道德。这种情况存在着环境上的原因。而这种情况的存在,使现实中连锁经营系统所要求的周到的准备、充分的调查、缜密的计划性变得难以实现。

是否经营某种商品,正确的做法应该是通过反复的试销进行验证,并确定其经营的数量。

采购不是赌博和猜测,正式的订货肯定要冒某种风险,但它必须有慎重科学的事先调查,大量的实验、分析和测算,并对其有效性和真实性进行确认。

廉价不是目的另一个问题是对廉价的追求。

对一般的能让利到九折的零售业和食品服务业来讲,它们似乎对销售价格不很在意,而对于微利的企业来讲,优惠的价格被认定为重要的采购原则,在连锁商店的经营上也是至高无上的重要的商品政策的主体,将其作为重要的事项贯彻始终是正确的行为方式。

为实现更廉价的商品采购,正如以往提到\"利益存在于商品资本之中\谋求最优惠的采购才是正确的努力方向。

可是,实际的廉价采购是需要创造能够进行廉价采购的条件。要创造这样的条件,现实中有各种各样的手段,其中每一个都必须有深入细致的钻研和高超的技术。

即使那样,实际的廉价采购,许多时候似乎仅仅是以单方面向对手谋求廉价这一目的的方式进行的。可是,一旦同海外开始进行贸易活动后,这种缺乏贸易常识的倾向会完全一下子暴露无遗。

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设想即使现在瞬间内对方同意降价给你,对方以后也会有理由若无其事地要求你负担相应的代价。杀价这种单方面的要求是商务谈判中最低级的策略。除了从卖方那里得到最初的谎价以外什么也得不到。连续高声地重复同样的要求,怎么能说成技术呢?当然,也谈不上技能,只能是独善其行的幼稚行为而已。

方针不可忘记采购人员是在企业组织系统中工作的人员,可是,在现实中有许多人认为\"采购人员可以随心所欲地思考和行动\而且很多事情是这样做的。连在连锁企业工作的人们都这样,岂不是把一个十分重要的组织原则完全忘却了吗?

历经一个世纪后,在欧美市场上确立的连锁经营系统中,采购组织的分工设置如下:

其一,由上层决定企业的商务方针。具体包括:主营业务(主要商品部门),业态(销售形式),价格中枢(中心价值区域),选址、商圈、客户层次和经营商品用途,店铺和商店的标准面积,基本投资额和设备,流动资本额和库存额界限,资本收益,企业形象,商品部和运营部人员的职务、权限及相互关系。

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现场维持也可以讲是在卖场、店铺、配送中心、加工中心、食品加工工场、分类保管站等场所进行的维持。如果员工能在现场维持商品政策,而且如果能实现事先分配的数值任务,就可以独挡一面了。因此,这里应该加以明确的是:商品政策的维持和数值责任的实现,二者是构成同样比重的责任。这种技能就是技术,不能随意变更,也不能偏离\"方针\"和\"政策\同时必须实现规定在其轨道上应该产生的结果的数值。按着规定做了,却未达到数值要求是不行的,无论从哪里采购了什么,只有实现数值才符合要求。

竞争时代,那些优秀的个人小集团尚能渡过难关,可竞争时代,如果不以组织的形式出现,就会必败无疑。这里的\"作为组织\可以说成\"作为系统\"、\"作为行业\也可以说成\"依靠大集团的力量\"。依靠少数几个优秀的实干家就完成采购的时代已经一去不复返了。现在,决定竞争胜负的最完备、可靠、确实的条件应该是方针、政策、维护和销售指标。采购工作存在着纵向分工,这也是连锁经营系统经过百年经营积累下来的经验。本来,主力畅销产品总是源源不断地销售,很容易销售一空。为了保持必要的数量,补充追加货物是不可缺少的环节。可是,从事过一次采购的人都知道,这是一个相当难的问题。一般的观点认为,这种情况随便打个电话问题就解决了。事实上,采购技术本身就包含着追加补充的含义,它不是那种好像能销售就采购,适销对路是靠运气的方式,而是事先知道能销售的商品,然后专门把它找出来,再集中起来必要的数量进行追补。采购货物缺乏很多的信息渠道是不行的,而且采购人员自身也必须是交际很广的。

另外,采购人员必须在商品品质和价格构成上具有丰富的知识,这是

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做好采购的必要条件。因为采购是靠长期不断积累经验和自我启发,达到熟练程度后才能掌握的一种技术。要做到这一点是非常困难的。何况,根据销售指标合同,每年甚至每个季节要连续创造更新的附加价值,采购工作更显得难上加难。努力工作、持续积累也正是成为合格的采购人员的自我启发的口号。如何组织新品上架

采购员如何选择新商品上架:

每个采购员都会被分配或被指派负责采购某几类商品,以及负责控制这几类商品的单品数量。因此当开店过程完成,单品数量基本达到要求后,要组织新商品上架就是个需要慎重考虑的问题,如果不能慎重考虑,随意找到新品就安排上架,而这个新品又不太畅销。如此几次,那你就离一个合格的采购员越来越远而离\"下课\"不远了。首先我们看一个规范程序的新品上架要经过几关: 1.商品信息的登录 2.采购经理、总监的审核 3.新品贡献度分析

4.陈列促销安排(营运部协助完成) ……

如果我们组织的新品总是在经过这些程序后又不畅销,最后又不得不执行索赔与退货程序,那真是\"劳民伤财\"了。

那么,如何才能尽可能使我们组织的新品失误较少,贡献度较大呢?解决方案可以有以下几点(不排除还有其他方案):

1.市调,这个新品在同一城市、同一商圈是否己出现,销售状况怎样

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(如是在

本地区抢先上市的新品,在另文中会专门阐述)。 2.要求供应商提供相关销售情报。

3.做出促销和陈列设想(商品的优点、特性、价格、取代店内在销同类品的理由)。

4.做为新增单品其贡献度分析 5.咨询营运部的市场感觉

上述工作完成后,我们应该能够做出基本判断了,这时我们报给采购经理(或总监)的采购计划,应该是比较有把握了。零售巨头调整采购方式

习惯于前往亚洲面对面地做生意的美国买家现在必须临时进行调整,因为非典已经切断了与中国的直接往来。中国是全球零售业最大的供应地之一。

本月在达拉斯服装市场的展示大厅里,来自沃尔玛的采购员在过道中忙碌着,第一周,他们在仔细检查木制家具的制作工艺;而第二周,则开始检查针织服装和工装裤的工艺。

对这个世界上最大的零售商而言,这类交易相当于在跳蚤市场上进行采购。沃尔玛每年要在中国采购价值120亿美元的各类商品。以往沃尔玛都是在深圳和台湾举办的亚洲采购峰会上进行采购。但是今年,为控制非典的传播而实施的国际旅行限制迫使沃尔玛重新考虑与中国做生意的方法。

由于无法派遣员工前往中国进行采购,沃尔玛必须拿出应急措施来

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代替产品开发旅行,这种旅行每年平均有500次。但是有什么办法呢?沃尔玛开始求助于网络。公司使用电子邮件确定从衬衫的裁剪到鞋子宽度等产品规格;视频会议使公司可以与供应商举行会议。而主要的计划是,公司要求数百家主要来自亚洲的供应商飞抵达拉斯来展示他们的产品并进行最后一轮谈判,为明年春季销售季节下订单。沃尔玛计划不降低今年从中国采购的商品数量。

一些公司表示,即使世界卫生组织已经取消了对香港和广东省的旅游警告,他们仍计划永久性采用新的采购程序。

沃尔玛、凯玛特和其他公司认识到这些措施使成本降低并将产品周转时间缩短了数周之多。以沃尔玛为例,该公司表示将考虑把每年4个亚洲采购峰会中的2个移至美国举行。

为了避免受到感染,沃尔玛要求参加达拉斯采购交易会的来自中国、台湾和香港的供应商在离开亚洲后10天内不能与买家见面。沃尔玛甚至抽查供应商的护照以确保他们已经等待了10天。

沃尔玛的达拉斯服装展示会将一般在中国为期两周的会议缩短为一周。除了节省时间之外,这样做对沃尔玛还有另外一个好处:它的采购员能够交换看法,避免可能出现的重复并更好地了解商场在春季销售季节时的样子。

沃尔玛没有透露是否将采购会议转移至美国以节约成本,并拒绝透露具体的成本数字。沃尔玛说,一些程序,比如视频会议,是一种速度更快、成本更低的业务方式。采购员到达拉斯比到亚洲要省钱。而且公司租赁达拉斯服装市场的价格很低。

但是沃尔玛也必须为其全球采购队伍中在亚洲和印度的35个成员

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支付飞到美国的费用。而且这个变化增加了亚洲供应商的成本,他们必须支付邮寄样品的费用,以及派雇员飞至达拉斯而不是中国的费用。在5月初举行的一个室外家具供应商会议上,供应商们必须支付野餐桌和躺椅的运输费用。沃尔玛称,转移地点带来的成本上升不会转嫁到消费者身上。

今年,沃尔玛的产品开发旅行基本通过视频会议进行。沃尔玛升级了其阿肯色州电视工作室的照明设备,增加了一台放大相机来拍摄并放大产品照片。过去这种采购员和供应商之间的自由交谈往往是面对面进行的,样品要数周后才能收到。今年,一些样品实际上是通过视频会议进行审查和通过的。

Markant Group香港子公司负责人说,今年他的客户都没有派采购员到中国。Markant Group是一家德国采购集团,为35个欧洲零售商供货。替代方法是,他和他的雇员将数码照片和产品规格通过电子邮件发送给客户。该公司通过视频会议完成了大部份采购,目前正在评估可以继续通过远程采购进行多少商品的采购。

连接亚洲供应商与全球买家的网上交易平台称,它们的业务因为非典而增长。香港目录出版商Global Sources同时经营一个交易网站,公司称,4月份买方询盘数量同比增加了40%以上。如何寻找优质商品

要组织到好的商品,首先是要如何在全国、全世界范围内找到这些好商品的供应商,常规我们有以下几种方法:

① 市调:现在成熟的零售商己经很多,这些零售商都己组织到了很好的商品,我们可以通过到这些零售商的店里去市调,通过研究这些商品

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找到其供应商和联系办法,这是个最有效最快捷的办法。

② 参加零售方面的商品展览会或博览会:例如大连服装节,中山休闲装博览会,全国糖酒食品博览会等,这些场合聚集了大量的同类产品供应商,这利于同时获得某一类的产品信息,并同时进行比较选出合适的产品。

③ 网上寻找:很多知名的或新型的企业都己充分利用互联网的优势了,我们可以通过网上点击某一类厂家或某一类产品而找到这些供应商。如何从供应商处获得更好的价格

优秀的采购员应该是能够有效地尽可能从供应商处获得较好的进货价格。

经验之一:可以采取以下几个步骤一步步争取价格的优势。 ① 供应商报价:常规的报价一般可压5%-10%的价格(特殊定货量和定货方式除外)。

② 取得供应商最小送货量(一般可控制在三天至一周销量内),而一般超市允许的合理库存可达到二至三周, 尽量有效地减少供应商送货次数,以节约其运费及相关费用,供应商可让利一部分给商家。

③ 一次性订货达到一个足够的量时,供应商可以返利给商家(当然前提是你必须保证在合理的时间内销售完这些商品)。

④ 为畅销商品供应商提供优惠的结算方式,缩短其帐期甚至现款购货,这是最能让供应商动心亦能使其让利的。

⑤ 通过良好的营运控制,减少对供应商的退、换货,从而获得供应商的让利。 ⑥ ……

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记住一点:供应商的商品价格通常是由商品生产成本、营销费用、合理利润构成,上述五点就是从邦助供应商控制营销费,使资金良性流转从而使其在营销费用、合理利润上给商家让利的。批判\"进场费\"

\"进场费\"是一种既不合理,也不合法的行为:第一,\"购买促销权\"、\"购买货架\违反了《反垄断法》;第二,\"开瓶费\"等贿赂行为,属于\"不正当竞争\";第三,不同卖场给予不同进场费,或有些给有些不给,伤害了竞争格局,违反《罗宾森-帕特曼法》。

中国已加入WTO,\"与国际接轨\"只是一个时间问题。不管你是否愿意,但未来只属于按规则出牌者。大卖场:

为何要交\"进场费\"

大卖场收\"进场费\开始并不是真心想收,\"进场费\"只是\"不愿让你进场\"的托辞;供货商交\"进场费\开始只是通过行贿,走捷径,把还不到进场时机的商品摆上柜台。

在如此情形下,商家与供货商,都出自本能,不约而同地想到了\"进场费\"。

大卖场演变的趋势,是减少柜台后的服务,节省人力,节省为顾客推荐商品、挑选商品等的服务,采用现代陈列技术、现代物流技术等方法,增加卖场单位面积的有效利用率和人员的单位产能,树立差异化的品牌形象。

总之,大卖场同百货公司、干杂店等相比,明显的特征是增加了拉销力、淡化了推销力,并且这一趋势越演越烈。

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如果不成熟的商品进入大卖场,一是浪费空间:大卖场没有推销能力,不成熟的产品又必须有推销支持,否则占用同样的货架却不如成熟产品的回转率高,而且常常卖不动、不得不退货,白白地占用人力与空间;二是破坏卖场自有的定位,影响卖场对目标顾客的吸引力,从而降低竞争能力。

当卖场不能理性地分析这些损失,但又本能地感受到了这些损失的客观存在时,就自然想到了\"进场费\"。

供货商方面,按照\"正常\"模式,应该先有其他方法(如媒体广告、新产品上市的新闻炒作、人员推销、目标消费者免费试用等等方式)培育市场,市场培育起来之后,再\"水到渠成\"地进入大卖场。

但是,由于\"拉动消费\"的手段贫乏,已有手法被滥用后边际效用递减;由于一部分人爱走捷径、贪便宜、爱行贿、功利性等思想在作祟,供货商自然而然地产生\"决胜终端、绕过市场培育期\"的战术。

于是,\"进场费\"就在供货商、大卖场的共同\"努力\"之下产生了。 \"进场费\"的产生,成为了卖场一个新的利益来源--不想收的也会跟进,否则就会丧失价格竞争力;卖场就从\"被迫收进场费\"演变成\"寻找进场费费源\";一些成熟产品也受到挤压,卖场的竞争力被扭曲,更多的卖场形象受损、对消费者的吸引力下降,破产增多;最后演变化成以\"进场费\"为核心武器、为枢纽的骗局:租场地→招商→收进场费→消失的大循环赛。但是,有力量培育市场的产品,肯定不会交进场费;\"进场费\"只能诱惑那些想走\"捷径\"的供应商。因此,有远见的大卖场,都是坚定不移地按照目标消费者的需求规划其采购结构,规划其陈列,不以\"进场费\"作为供应商能否进场的筹码。

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酒楼:

\"开瓶费\"是不明智之举

酒楼吸引顾客的因素很多,如地理位置,装修档次与风格,菜肴质量与风味,价位,服务质量,人际关系,等等。酒水在\"酒楼吸引力因子\"中,不占很重要的地位。

消费者对酒水品牌的\"低关心度\使\"决胜终端\"有了可能:只要能进场,再给服务员推荐费、开瓶费,消费者就会在\"不经意中\"乖乖掏钱。所以,早在酒楼收进场费之前,\"开瓶费\"等贿赂就早已蔚然成风了。

但是,酒水供货商的\"走捷径\会提高消费者对酒水的关心度:酒楼总不卖畅销品,会受到消费者的抗议,使酒楼察觉到自身形象受损,对顾客的吸引力、同行业的竞争力受损。

于是,有远见的酒楼已经拒绝所有不成熟产品,而按照目标顾客的喜好备货,并禁止任何供应商的促销队伍进场,以避免\"打扰\"顾客消费。这才是顺应大势的明智之举。医院:

\"进场费\"伤害的是患者

药品与酒水不同,属于高关心度商品。但是,由于信息不对称,患者所处的地位比在酒楼更不利。

改革开放以前,医院是政府的代表,不是营利单位,大家都是\"大锅饭\医生没有必要欺骗患者;而且出于良知,本能上要\"救死扶伤\";改革后,取消补贴,医生的正式待遇极低,依赖卖药提成,于是\"逼良为娼\"。先是玩处方游戏,将彩电冰箱等非药品都写入处方公款报销,从中分得一杯羹;再是剥削患者,患者维护自己权益的手段非常少,只有被迫接受大处方,送红

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包。

在这种格局下,\"贿赂\"成了药品供应商的必然手段。

中央三令五申的药品降价命令、\"药品采购招标\"制度等之所以不能执行,也是由于这一格局未破。

要想打破这一格局,除非走国际通行的医、检、药分家之路。医院是检测机构,负责对疾病作出鉴定,鉴定的结果全世界通用,亦即接受全世界医生的监督,医生一看就知道该医院是否乱捡(患者戏称为\"大包围\")、漏检、误检;医生一部分受聘于患者个体,成为\"私人医生\";一部分受聘为社区,成为\"社区医生\他们的医术、医德,构成他们的\"个人品牌\接受媒体、行业协会等的监督。同律师、会计师一样,医生成为患者的代言人,指导患者选择医院、监督医院,指导患者选择药品,并监督药商。代表患者利益,一旦损害当事人(患者)利益,终生取消医生资格,不得再入行。这时,药品店就会依据地区疾病发生和存续的规律、地区消费者用药习惯、消费水平等来规划采购结构,\"进场贿赂\"才有望根治。 80/20法则

品类管理是ECR策略中重要的一环。所谓ECR,即高效率之消费者回应,是当今全球业务发展的领导概念。它需要生产商与零售商的紧密合作,通过高效率、连续而顺畅的产品供应来最大限度的满足消费者的需要。

零售商常常有一个误区,认为销售的商品规格越多,就能获得越高的销量,以为每增加一个商品规格,销量都会自动累加起来。其实,销量不会是简单的线性累加,各品牌的销量将依赖于各自的产品质量、市场支持和产品的知名度,销量的增加和品种数量的增加并不是成正比的。如果不实

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施品牌优化管理,每一个规格、品种所占有花费都是一样的,如库存、财务和运输管理等。那么,这无疑会导致销售业绩不好的产品对有限资源的相对浪费,而销售业绩良好的产品则缺乏足够的资金支持。因而,销售的规格和品种的数量多并不能带来业绩的直线上升。我们借鉴了沃尔玛舍弃商品系列化经营的经验--一个商店80%的销售额通常是由20%的商品创造的。沃尔玛称这个现象叫做\"80/20原则\既我们现在常说的商品 \"黄金法则\"(或\"80/20法则\")。拿牙膏来说,市场上大约有1 000多个品牌,每个品牌又有若干个品种规格,我们不可能进行系列化经营,同时也没这个必要。尽管市场上产品的品种繁多,但零售商赖以经营的资源(资金、营业场地等)有限,并且并非所有产品都是消费者所喜欢的。因此,作为零售商必须对自己所经营的产品作出选择和安排,实施品类优化管理正是为了使经营的品牌和货架的安排达到最佳的投入产出比、使货架所摆放的产品就是消费者所喜欢的产品组合。对于零售商而言,品类优化管理是一个突破性的管理工具,是一种正确应用ECR概念来发展生意的先进管理方法。它包括品牌优化管理和货架优化管理,通过与生产商的合作来更好地管理整个品类的店内形象,以获得双方利益的增长,其决策思维的基础在于有效数据分析的支持。翠微大厦以单品管理为基础的对所有商品进行的统计分类,恰恰为进行品类优化管理和优化商品结构提供了有效的数据分析支持。

每种商品在购进前都要将相关信息录入计算机系统,这时商品的品牌、规格、花色、统计类别等等信息已经在商品购进前进入了计算机系统。采购人员将所有的商品按大类、小类进行细致的商品分类,这样为考察该类商品在大厦经营中所扮演的角色提供了考核标准。

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首先,在商品购进后,管理人员要根据商品的类别、品牌对商品销售情况进行排行,从中观察每一种商品的销售情况,分析其滞销的原因,在处理这种情况时对于新上柜的商品,往往有一定的熟悉期和成长期,销售部门不会急于撤柜而是要进行相应的调整;此外,对于某些日常生活的必需品,虽然其销售额很低,但是由于此类商品的作用不是盈利,而是通过此类商品的销售来拉动门店主力商品的销售,销售部门也会给予保留。但是如果某些商品长期无法改变其滞销情况,就应予以撤柜处理。

其次,考核商品毛利贡献率:单从商品排行来挑选商品是不够的,还应看商品对毛利的贡献率。销售额高,周转率快的商品,不一定毛利高,而周转率低的商品未必就利润低。没有毛利的商品销售额再高,对企业也是没有实用价值的。看商品毛利贡献率的目的在于找出贡献率高的商品,并使之销售得更好。

最后,要考察商品的周转率:商品的周转率也是优化商品结构的指标之一,谁都不希望某种商品占压流动资金,周转率高的商品和周转率低的商品库比例也有很大差别。

通过以上几种考核来选择商品,进行商品结构的优化工作,对于促进企业的发展有着重要的作用,这是一项长期的管理工作,扎实、细致而艰苦的工作需要在实际中不断创造、发展和完善。支持财务管理

财务部门是关系到企业资金使用的重要管理部门,单品管理使财务处理更简化和直观。由于计算机系统的强大支持,业务与财务作到了无缝连接,实现了信息共享,每一个单品的变价情况、销售信息以及与供货商的结算情况都能经过计算机系统随时记录到财务的帐务系统中,并按照

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财务帐务的处理需要、科目设置情况进行处理,既可以做到每个单品销售后马上可以计算出毛利额、毛利率、以及给供货商的结算额、应缴税额等。这样,不仅使企业管理人员能更直观的了解企业商品的库存占压资金的情况,同时也可以使管理人员更直观的了解企业资金的运转。从而使企业的资金使用更加合理和科学。 ABC分析法

ABC分析法(ABC-Analysis)作为库存管理的技法从1951年由GE公司的迪基开发出来以后,在各企业迅速普及,运用于各类实务上,成效卓着。

ABC分析是依据\"对应价值大小的投入努力\"来获得非常有效的管理分析法。ABC分析的基础可溯自巴雷特分析(Parteo Analysis)。巴雷特在1897年研究社会财富分配时,收集多个国家的收入统计资料,得出收入与人口的规律,即占人口经重不大(20%)的少数人的收入占总收入的大部分(80%),而大多数人(80%)的收入只占收入的很小部分(20%),所得分布不平等,他提出了所谓的\"关键的少数和次要的大数\"的关系,用来表示这种财富分配不平等的现象的统计图表称为巴雷特曲线分布图。以后美国通用电气公司董事长迪基经过对该公司所属某厂的库存物品经过调查后发现,上述原理适用于存储管理,将库存物品按所占资金也可分成三类,并分别采取不同的管理办法和采购、存储策略,尤其是对重点物品施行ABC分析的重点管理的原则。ABC分析在原理上与巴雷特分析相同,但是,在适当区分对象、改变管理重点的论点上具有重要的意义。 ABC(A类品占金额高重点管理,B类品点金额中等次重点管理,C类品点金额最低一般管理)分析不仅只用于库存管理,其对采购管理也适用,

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利用ABC分析法根据不同类的商品采取不同的方法,尤其在采购手续、采购方式的选择、供应商的选择等方面实施ABC分类的重点管理,将为企业的采购部门带来更高的效率。

或许其他经营方式的企业可以由销售部门同时承担采购职能,采用购销一体制,但连锁营企业必须集中统一采购,这是由连锁经营本身的特点决定的。连锁经营作为一种依靠标准化经营、标准化店铺展开的发展类型,标准化是其生命力所在。标准化除了店铺设计、布局安排、销售服务方式等方面外,标准化的商品是核心部分。而商品的获得由采购来实现。试想如果由各分店自行采购,自行决定商品结构、种类、品质和价格,连锁分店和传统的单店企业还有什么差别?统一的经营战略安排从何谈起?另外连锁企业多店铺、广地域经营方式对采购配送形成子不同于单店经营的特色要求,需要由统一规划安排的采购、加工、配送体系,即满足各分店在地区上、品质上、数量上的不同要求,又能做到经济合理地运筹进货、运输、加工、保管、配送业务,比起单店企业,在商品从采购到销售过程中职能分化和协调的程度要深,所需组织管理水平也要高得多。因此,连锁企业在管理分工安排上,采购工作应由专职采购部门和采购人员负责,对商品经营计划和总的商品经营结构,企业主要负责人要过问和把关。为了防止出现总部的集权及采购部门的一次性无重点采购,专职采购部门必须针对商品的不同分类施行不同的采购手续。,对于A类重点商品的采购应先做重点预测,并在采购前提出采购申请,由最高管理者决定,对于B类商品的品种、结构的调整及采购权应由采购部门的中层管理者决定,而C类商品的采购权限则属于中层管理者以下或者专职采购人员。这样从整体来讲,配合各阶层的管理能力与管理重要度,分

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别按责任放权限施行采购分权制,能提高管理的效率。 2、ABV分析在采购方式上的应用

实际销售过程中经常可以看到这样的现象,畅销品种上市后很快被抢购一空,变成脱销品种。想象中似乎天经地义,其实恰恰相反。商品构成重量最大的部分往往是连锁店最具代表性的、并决定企业形象、左右企业的竞争实力的关键品种或品目。这一部分品种保证源源不断供应,企业的商品经营结构才实际存在。采购上能否做到迅速补充货源是衡量采购业务水平的一个重要指标。现实生活中之所以畅销品会变成脱销品,就是因为企业没有迅速补充的能力。

采购能否实现迅速补货,很重要的一点是选择正确的采购方式,目前许多连锁企业对所有的商品基本上都采用经济批量订货的方法,即在一定时期商吕需求量可以准确预测的情况下选择最经济的一次进货批量。但这种订货方式并不是最佳的,首先,在买方主动的经济条件下,同类商品的替代品越来越多,上一次采购的商品很可能被下一次采购的同类替代品所取代。其次,下一期商品需求量不可能非常准确地预测出来,而这正是进行经济批量订货的前提条件。第三,对重要程度、走货量、出货速度不同的商品采用同一种订货方式,不仅增加仓储费用而且占用不必要的资金,显然是不合理的。

应用ABC分析法确定商品品目的重要程度,根据不同的销售额及销售量确定不同的销售额及销售量确定不同的订货方式,不仅能有效地降低库存成本,而且可以最大限度地防止各类商品的断档、脱销。图4所示,根据ABC分析法,A类商品所占金额比重最大,数量所占比重最小,应加强管理,按时订货,积极促销,防止积压和缺货,应采取定期不

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定量的订货方式;而消费金额较小,数量比得较大的B类商品,应按照经营方针,适时调节库存水平,可以酌情大量订货,减少订货次数,节约定货费用,采取订货点的订货方式并可按照大类商品进行控制;C类商品所占金额最小,品种种类繁多,应当采取定量订货的方式,一次性集中大量进货,以较高的库存来节约订货费用。 3、ABC分析在供应商选择上的应用

通常人们认为,售价高的商品毛利率贡献也大。但如果应用ABC分析法的原理来分析调查的各类商品的毛利润贡献度差异,可以看出实际上售价低的商品利润贡献度大。这是因为售价高的商品购买频率低,周转速度慢,毛利率虽高但因为周转速度的缘故实际带来的毛利额同等额度资金前提下反而低于低售价品种。

根据上述原理,分别就销售量、销售额、品种数、毛利额等有关项目,按品种、价格数、毛利额等有关项目,按品种、价格、供应商一一作对应分析,比较哪些供应商对本企业商品采购贡献大,从而决定供应商的选择,进而对不同的供应商进行不同要求的重点管理。

ABC分析法是极为简单且有效的管理手法,其重点管理原则不仅只用于库存管理、采购管理、其在人事管理、工程管理、品质管理、成本管理等各管理领域都能适用。杜绝采购腐败的诀窍

\"我明明知道采购员们收取好处费,可是我既没有办法查,也没法管。因为这一切都是在私下进行的,而且普遍存在。\"很多企业管理者对因人为所造成的采购中的腐败行为痛恨而束手无策。

采购中的腐败行为不仅侵蚀着企业的利益,而且对整个企业文化会

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造成破坏性的影响。采购人员在谈判中无原则地让步、合同之外的私下的利益承诺,会对采购活动的绩效产生负面影响。虽然在跨国公司里也不同程度地存在着上述的情况,但跨国公司中的采购腐败行为要少于国内企业,采购人员素质要高于国内企业。

我们所关心的是,同样是中国的经营环境,同样是中国人(在华跨国公司中,采购部门绝大多数是中国人),为什么会产生这种差异?当然,收入是必须考虑的因素,但不是根本原因。在发生采购腐败的机会方面,跨国公司的采购人员甚至比国内企业还要多。在业务素质方面,谁都知道人具有非常大的可塑性,而差别关键在学习的机会和意愿。一位以前在国内企业工作,后来跳槽到外企的采购经理说,在外企一年的学习比他在国内企业3年所学的东西还要多。这些是为什么? 在跨国公司,考核制度、企业文化和采购制度建设是限制采购人员腐败的3种主要手段,这些做法值得国内企业借鉴。

念好绩效考核\"紧箍咒\"

考核不但是调动员工积极性的主要手段,而且是防止业务活动中非职业行为的主要手段,在采购管理中也是如此。好的绩效考核可以达到这样的效果:采购人员主观上必须为公司的利益着想,客观上必须为公司的利益服务,没有为个人谋利的空间。

如何对采购人员进行绩效考核?跨国公司有许多很成熟的经验可以借鉴,其中的精髓是量化业务目标和等级评价。

在年中和年初(或年底),跨国公司都会集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。针对采购部门的人员,就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。在考核中,跨国公司交替运用两套指标体系,即业务指

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标体系和个人素质指标体系。业务指标体系主要包括:

采购成本是否降低?卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平?

采购质量是否提高?质量事故造成的损失是否得到有效地控制? 供应商的服务是否增值?

采购是否有效地支持了其他部门,尤其是生产部门? 采购管理水平和技能是否得到提高?

当然,这些指标还可以进一步细化,如采购成本可以细化为:购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化,并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价,就是业务绩效。应该说,这些指标都是硬的,很难加以伪饰,所以这种评价有时显得很\"残酷\那些只会搞人际关系而没有业绩的采购人员这时就会 \"原形毕露\评估的结果当然就不会如其所愿。

在评估完成之后,跨国公司会把员工划分成若干个等级,或给以晋升、奖励,或维持现状,或给以警告或辞退。可以说,这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。

对个人素质的评价相对就会灵活一些,因为它不仅包括现有的能力评价,还要包括进步的幅度和潜力。主要内容则可能包括:谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的,主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面,如何进一步在个人能力上提高。为配合这些改进,那些跨国公司为员工安排了许多内部的或外部的培训课程。

在绩效评估结束之后,安排的是职业规划设计。职业规划设计包含下

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一个半年的主要业务指标和为完成这些指标所需要的行动计划。国内企业也进行绩效考核,但是,这些考核有些流于形式。其缺陷就是没有量化的指标和能力评价,考核时也不够严肃,同时缺乏培训安排。那些供应商们为什么要给采购员\"好处费\"?无非是想提高价格或在质量、效率方面打折扣,如果采购员参与这些腐败行为,也许具体情节不为人知,但必然体现在它的业务绩效上。如果对采购人员有绩效考核这个\"紧箍咒\采购腐败的机会成本就会大得多。所以,绩效考核是减少采购腐败主观因素的法宝

企业文化和采购制度建设

在探讨这个问题之前,我们比较一下中国人和西方人在商业观念上的差异是有必要的:在影响企业之间关系的一些观念之中,当前中国人的某些观念确是易于滋生采购腐败的温床。中国人和西方人存在以下差异:

在商业观念上,中国人在商业决策时,共同研究,集体决定,这样既可以保证决策的周密,又可以成为决策失误时推脱责任的借口;西方人则强调在团队中的角色和独特的贡献,强调个人能力和效率,对技术性问题的分析极为深入;

在时间观念上,中国人视时间为无限资源,西方人视时间为成本、商品;

在谈判方面,中国人注重谈判中的和谐气氛,西方人强调公平; 在对契约的态度上,中国人强调彼此的信任,寄希望于契约以外的承诺。西方人对契约上的每一个字均经过推敲;

基于观念上的差异,国内企业如果想根治采购腐败,就必然要付出更

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大的努力。企业应要求员工首先为企业的利益着想,而不是把个人利益放在首位。在这个方面,高层经理的率先垂范比什么都重要。

为了规范跨国采购行为,适应在不同文化背景下开展业务,那些最好的跨国公司编写了诸如《对外业务开展手册》、《全球采购人员手册》等制度和政策说明,每个不同国家的采购人员人手一份。这些手册并不是单纯地宣告公司对于腐败行为的处理规定,还具体地运用案例和情境告诉采购人员该做什么不该做什么。比如,有些跨国公司规定,只有存在回请机会的前提下,才可以出席供应商的宴会;在出差的发票上必须注明费用发生的时间、地点等。这些做法是值得我们借鉴和思考的。提高采购人员的素质

应该说,抑制采购腐败还只是采购人员管理最基本的要求。采购活动的质量首先是采购人员素质的体现,这是毋庸置疑的。

在那些大型的工业跨国公司,一般都有针对采购人员的跨国培训团队。这些团队分布在地区总部或集团总部,培训师则从那些优秀的采购人员中选拔或高薪外聘。培训的内容包括:采购的理论与技巧、谈判技巧、法律、货币和财务知识、产品知识和内部业务流程等。培训的方式则极为灵活,很少采用讲课或理论探讨的方法,一般都是采购人员现身说法,用发生在自己身上的事例作为活教材,进行集体探讨,而培训师则精心进行组织和总结。参加过这类培训的某跨国公司采购经理说,这类培训让人对某类问题\"豁然开朗\"。一位跨国公司的地区培训总监也说:\"人与人之间的差异来自培训。\"

一些跨国公司还利用岗位轮换的方法来培训那些有潜力的采购部门的雇员。一个采购主管晋升到采购经理之前,有些公司会把他送到生

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产、计划或后勤部门进行几个月的实习。而那些跨国公司的采购总监,只要是中国人,则几乎无一例外地参加过在国外进行的高级培训或岗位轮换。

诚然,国内企业在短时间内还无法建立采购人员的培训体系,但这不等于说国内企业的采购人员不需要培训。从某种意义上说,培训甚至是一种\"福利\是对员工未来的承诺。如何遏制采购腐败?

曾有一位民营企业的采购经理说:\"我明明知道采购员们收取好处费,可是我既没有办法查,也没法管。因为这一切都是在私下进行的,而且非常普遍。\"很多企业家,尤其是民营企业家一定对此非常关心,因为采购中的腐败行为不仅侵蚀着企业的利益,而且对整个企业文化会造成破坏性的影响。挑战不仅来自于采购人员的操守,还来自于采购员的业务素质。谈判中无原则的让步、合同之外的私下利益承诺、对生产需求的陌生和对市场环境的麻木,都会对采购活动的绩效产生负面影响。

在跨国公司里,其实也不同程度地存在着上述的情况。但不容置疑的是,跨国公司中的采购腐败行为要少于国内企业,采购人员素质要高于国内企业。尤其与那些顶级的跨国公司相比,更是如此。

我们所关心的是,同样是中国的经营环境,同样是中国人(在华跨国公司中,采购部门绝大多数是中国人)为什么会产生这种差异? 当然,收入是必须考虑的因素。一般来说,跨国公司的薪水要高于本土企业的2~3倍,总监这一级别可能差距会更大,这有利于跨国公司吸引人才。但是,这显然不是根本原因,因为跨国公司的采购人员发生采购腐败的机会甚至比国内企业还要多。这究竟是为什么? 在跨国公司,考核制度、企业文化和

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采购制度建设是限制采购腐败的三种主要手段,有些做法非常值得国内企业借鉴。

绩效考核考核不但是调动员工积极性的主要手段,而且是防止业务活动中非职业行为的主要手段,在采购管理中也是如此。可以说,绩效考核是防止采购腐败的最有力的武器。好的绩效考核可以达到这样的效果:采购人员主观上必须为公司的利益着想,客观上必须为公司的利益服务,没有为个人谋利的空间。

如何对采购人员进行绩效考核?跨国公司有许多很成熟的经验可以借鉴,其中的精髓是量化业务目标和等级评价。在年中和年初(或年底),跨国公司都会集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。针对采购部门的人员,就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。在考核中,交替运用两套指标体系,即业务指标体系和个人素质指标体系。业务指标体系主要包括:

1、采购成本是否降低?卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平?

2、采购质量是否提高?质量事故造成的损失是否得到有效控制? 3、供应商的服务是否增值?

4、采购是否有效地支持了其他部门,尤其是生产部门? 5、采购管理水平和技能是否得到提高?

当然,这些指标还可以进一步细化。如采购成本可以细化为:购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化,并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价,就是业务绩效。

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应该说,这些指标都是硬的,很难加以伪饰,所以这种评价有时显得很\"残酷\那些只会搞人际关系而没有业绩的采购人员这时就会\"原形毕露\"。

在评估完成之后,将员工划分成若干个等级,或给与晋升、奖励,或维持现状,或给与警告或辞退。可以说,这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。

对个人素质的评价相对就会灵活一些,因为它不仅包括现有的能力评价,还包括进步的幅度和潜力。主要内容包括:谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的,主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面,如何进一步在个人能力上提高。为配合这些改进,那些跨国公司为员工安排了许多内部的或外部的培训课程。

在绩效评估结束后,安排的是职业规划设计。职业规划设计包含下一个半年的主要业务指标和为完成这些指标秘需要的行动计划。这其中又有两个原则:第一是量化原则,这些业务指标能够量化的尽量予以量化,如果质量事故的次数、成本量、供货量等。第二是改进原则,在大多数情况下,仅仅维持现状是不行的,必须在上一次的绩效基础上,有所提高,但提高的幅度要依具体情况而定。

在下一次的绩效考核中,如不出现不可抗力。必须以职业规划设计中的业务指标为基础。

国内企业也进行绩效考核,但是,这些考核有些流于形式。其缺陷就是没有量化的指标和能力评价,考核时也不够严肃,同时缺乏培训安排。那些供应商们为什么要给采购员\"好处费\"?为什么带采购员出入高级娱

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乐场所?无非是想提高价格或在质量、效率方面打折扣,如果采购员参与这些腐败行为,也许具体情节不为人知,但必然体现在其业务绩效上。如果有绩效考核这个\"紧箍咒\采购腐败的机会成本就会大得多。所以,绩效考核是减少采购腐败主观因素的法宝。

当然,绩效考核更多的作用是提高员工的工作积极性,但对于防止采购腐败也不失为有效的措施。

企业文化和采购制度建设在探讨这个问题前,我们有必要比较一下中国人和西方人在商业观念上的差异。在影响企业之间关系的一些观念之中,当前中国

人的某些观念确是易于滋生采购腐败的温床。中国人和西方人在商业观念上的差异商业决策

共同研究,集体决定。既可以保证决策的周密,又可以成为决策失误时的推脱责任的借口。

强调在团队中的角色和独特的贡献,强调个人能力和效率。对技术性问题的分析极为深入。谈判

视时间为无限资源视时间为成本、商品对契约的态度注重谈判中的和谐气氛强调公平个人关系

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强调彼此的信任,寄希望于契约外的承诺。签约不等于谈判的完成,协议的执行有时需要用再谈判来解决信任危机。

契约上每一个字均经过推敲,协议的签订意味着谈判的完成,如何执行是技术问题。个人关系是企业关系的体现与企业关系无关商务纠纷

首先诉诸私下的谈判,保全面子首先诉诸法律

在西方人的眼里,个人的关系和企业之间的关系是截然分开的。一切在谈判桌上、在合同中解决。在中国人眼里,企业关系首先是个人关系,很多问题在饭桌上解决,合同只是形式。私下的交易比谈判桌上的讨价还价更重要。

正是在这个意义上,国内企业如果想根治采购腐败,就必然要付出更大的努力。职业风范和敬业精神应该受到鼓励,员工应首先为企业的利益着想,而不是把个人利益放在首位。这种风气如果不能形成,抑制采购腐败就是空话。在这个方面,高层经理的率先垂范比什么都重要。在制度上,为了规范跨国采购行为,适应在不同文化背景下开展业务,那些最好的跨国公司编写了诸如《对外业务开展手册》《全球采购人员手册》等制度和政策说明,每个不同国家的采购员人手一份。这些手册不仅宣告公司对于腐败行为的处理规定,还具体地运用案例和情境告诉采购员该做什么不该做什么。比如,跨国公司规定,只有存在回请机会的前

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提下,才可以出席供应商的宴会;在出差的发票上必须注明费用发生的时间、地点等。这些做法是值得我们借鉴和思考的。

培训提高采购员的素质应该说,抑制采购腐败还只是采购员管理最基本的要求。采购活动的质量首先是采购人员素质的体现,这是毋庸置疑的。在业务素质方面,谁都知道人具有非常大的可塑性,而差别关键在学习的机会和意愿。一位以有在国内企业工作,后跳槽到外企的采购经理说,在外企一年的学习比他在原来的国内企业三年所学的东西还多。在那些大型的跨国公司,一般都有针对性对采购员的跨国培训团队。这些团队分布在地区总部或集团总部,培训师则从那些优秀的采购员中选拔或高薪外聘。培训的内容包括:采购的理论与技巧、谈判技巧、法律、货币和财务知识、产品知识和内部业务流程等。培训的方式则极为灵活,很少采用讲课或理论探讨的方法,一般都是采购人员现身说法,用发生在自己身上的事例作为活教材,进行集体探讨,而培训师则精心进行组织和总结。参加过这类培训让人对某类问题\"豁然开朗\"。而一位跨国公司的地区培训总监曾充满自信地说:\"人与人之间的差异来自培训\"。一些跨国公司还利用岗位轮换的方法来培训那些有潜力的采购员。一个采购主管晋升到采购经理之前,有些公司会把他送到生产、计划或后勤部门进行几个月实习。而那些跨国公司的采购总监,只要是中国人,则几乎无一例外地参加过在国外进行的高级培训或岗位轮换。

诚然,国内企业在短期内还无法建立采购员的培训体系,但这不等于说国内企业的采购员不需要培训。在这个时代,没有持续的、艰苦的学习就会被时代所淘汰,每一个行业都是如此。从某种意义上说,培训甚至是一种\"福利\是对员工未来的承诺。跨国公司的经验是非常值得我们学习

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的。

商品采购经验之谈采购不是赌博

长期以来人们在采购概念的理解上一直存在着错误的倾向:产品销售得好就认为采购经验成熟、采购手段高明。采购商品时,我们事先并不知道能卖多少,只要感到可以销售,就可决定购进这种商品。如果顺利地实现销售,就会得到赞扬;相反出现偏差就只能怪罪于运气不好,客观上会让人感到商品采购是在碰运气。

是否经营某种商品,正确的做法应该是通过反复的试销进行验证,并确定其经营的数量。

采购不是赌博和猜测,正式的订货肯定要冒某种风险,但它必须有慎重科学的事先调查,大量的实验、分析和测算,并对其有效性和真实性进行确认。

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廉价不是目的

另一个问题是对廉价的追求。

为实现更廉价的商品采购,正如以往提到\"利益存在于商品资本之中\谋求最优惠的采购才是正确的努力方向。

设想即使现在瞬间内对方同意降价给你,对方以后也会有理由若无其事地要求你负担相应的代价。杀价这种单方面的要求是商务谈判中最低级的策略。除了从卖方那里得到最初的谎价以外什么也得不到。连续高声地重复同样的要求,怎么能说成技术呢?当然,也谈不上技能,只能是独善其行的幼稚行为而已。方针不可忘记

采购人员是在企业组织系统中工作的人员,可是,在现实中有许多人认为\"采购人员可以随心所欲地思考和行动\而且很多事情是这样做的。连在连锁企业工作的人们都这样,岂不是把一个十分重要的组织原则完

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全忘却了吗?

历经一个世纪后,在欧美市场上确立的连锁经营系统中,采购组织的分工设置如下:

其二,商品部的负责人按照上级的方针制定商品政策。接受上级的商品方针后,在其规定和框架内,作为商品部负责人--商品销售经理要决定基本商品对策和销售方法,也就是要决定商品政策。当然,这必须基于上级提出的营业方针,不过,使之具体化的仍是商品销售经理。这里\"具体化\"是指商品销售经理要亲自起草、亲自决定、并在其轨道上管理从属于商品部的从事创造性工作的人们,而且要对数值化的结果负责。其三,商品部员工的首要任务是在现场维持制定的商品政策。这里的现场维持也可以讲是在卖场、店铺、配送中心、加工中心、食品加工工场、分类保管站等场所进行的维持。如果员工能在现场维持商品政策,而且如果能实现事先分配的数值任务,就可以独挡一面了。因此,这里应该加以明确的是:商品政策的维持和数值责任的实现,二者是构成同样比重的责任。这种技能就是技术,不能随意变更,也不能偏离\"方针\"和\"政策\同时必须实现规定在其轨道上应该产生的结果的数值。按着规定做了,却未达到数值要求是不行的,无论从哪里采购了什么,只有实现数值才符合要求。

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另外,采购人员必须在商品品质和价格构成上具有丰富的知识,这是做好采购的必要条件。因为采购是靠长期不断积累经验和自我启发,达到熟练程度后才能掌握的一种技术。要做到这一点是非常困难的。何况,根据销售指标合同,每年甚至每个季节要连续创造更新的附加价值,采购工作更显得难上加难。努力工作、持续积累也正是成为合格的采购人员的自我启发的口号。 www.fdcew.com 146

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