天津油脂-采购管理控制流程

3.采购管理控制流程

一、 流程范围

1. 流程范围：

用于对天津油脂采购管理工作的全程控制。包括原材料、辅料、备品备件、动力设备、低值易耗品的采购、采购招标及供应商的管理控制。 2. 部门范围：

总经理办公会、采购评审小组、价格评审小组、招标小组、评标小组、采购部、仓储部、品控部、财务部、相关业务部门

二、 控制目标

1. 战略目标

 提高采购决策的合理性与科学性； 2. 报告目标

 准确记录采购价格和运费的财务账目和验收入库物品的实物账目； 3. 资产安全目标

 保证已发生的采购交易中的订购单、验收单、应付凭单均已记录，以确保其完整性； 4. 合规性目标

 采购过程符合国家和地区的相关法律法规； 5. 效率和效果目标

 最大程度地达到整个流程的协同，提升经营效率与效益。

三、 不相容职责

采购管理控制岗位 采购计划编制员 主要职责 （1）搜集各类计划报表数据； （2）采购计划编制 （1）审核采购计划； （2）审核各类采购表； （3）《付款申请单》审核； （4）签订《采购合同》； （5）采购价格审核； （6）供应商资质的初步审核； （7）比价议价； （1）执行采购 ； （2）采购价格及金额的确认； （3）提出付款申请； （4）采购货物的交易跟踪； （5）供应商资料的搜集； （1）采购计划审批； （2）付款申请批准； （3）供应商资质批准； （4）采购价格批准； 不相容职责 （1）采购计划的审核与审批 （1）采购计划编制； （2）签订采购合同； （3）审批采购合同； （4）确定采购价格； （5）单方面决定供应商资质 （1）审核各类采购报表； （2）付款的审核与执行 采购部经理 采购员 采购总监、总经理 （1）采购计划的编制与执行； （2）供应商的选择与信息收集； （3）询价、比价 财务部 （1）审核各类付款申请； （1）采购审批与执行 （2）根据合同汇款或支票付款； （2）付款审批； （3）采购账务记录； （2） 采购价格及金额的批准

四、 流程描述

（一）年度采购计划编制管理控制流程 步骤 1 1 主体 活动 详细说明 向采购部提供公司年销售目标及库存状况 向采购部提供库存状况 采购部采购计划编制人员负责编制年度采购计划及采购资金预算，并由采购部经理审核后履行审批程序。具体细节执行《全面预算 管理控制流程》。 销售部、仓储部 提供销售目标 仓储部 提供库存状况 2 采购部 编制年度采购计划 3

采购总监、总经理 审批 （一）原料采购管理控制流程 步骤 主体 活动 详细说明

（二）辅料采购管理控制流程 注：备品备件、动力设备及低值易耗品的采购共同适用以下流程。 步骤 1 主体 业务部门 活动 提出采购申请 详细说明 填报《物料需求单》并由相关领导审批后，递交仓储部备品备件库。 将各使用部门递交的《物料需求单》汇总生成《采购申请单》，并由各级领导审批递交辅料采购部。 辅料采购部负责汇总使用部门上报计划，编制次月采购计划。 采购评审小组审议公司采购计划。 总经理审批采购计划。 辅料采购部发起三务谈判（业务部、财务部、法务部），集合辅料的供应商。 对供应商进行询比价，确定三家符合我公司供货标准且价格低廉的供货商。 辅料采购部将确定的三家供应商递交给价格评审小组进行审核。 选择“是”，执行下一步；选择“否”返回步骤6。 价格小组审核合格后，采购部生成《采购审批单》后，递交各级领导进行审批（经办人、部门经理、财务总监、总经理）。 辅料采购部将K3中填写或下推生成《采购订单》，生成《收料通知单》。 执行《合同管理控制流程-合同签订管理控制流程》 由辅料采购部负责实施采购。 收货部门及相关人员以采购单为依据，对货物进行验收。辅料由由品控部进行抽检并审核《收料通知单》，出具验收单；备品备件及设备由使用部门验收，出具验收单。并及时将验收单传递相关部门。 选择“是”，转入步骤15；选择“否”，执行下一步。 进厂辅料不合格品处理转入“食品质量安全管理控制流程-不合格品处理管理控制流程”；备品备件、设备及低值易耗品的不合2 仓储部 汇总 形成公司采购计划 审议 审批 谈判 询价 审核 价格是否合理 3 4 5 6 7 8 辅料采购部 采购评审小组 总经理 辅料采购部 辅料采购部 价格评审小组 判断节点1 经办人/部门经理/财务总监/总经理 辅料采购部 辅料采购部 辅料采购部 9 审批 10 11 12 生成采购订单 签订采购合同 实施采购 13 使用部门/品控部/采购部 验收 判断节点2 辅料采购部/品控部 质量是否合格 14 不格品处理

格品由采购部门或使用部门联系供应商换货或直接退货。 15 仓储部 办理入库手续 详见“库存管理控制流程-存货入库管理控制流程”。 辅料采购部填写《付款申请单》，后附发票，入库单，送货单等凭证递交各级领导进行审批。 《付款申请单》经辅料采购部经办人、部门经理签字后报给财务部审核，财务主管、财务经理、财务总监审核签字，总经理审批签字。 财务部付款前审核《付款申请单》签字是否齐全，同时比照合同、发票、入库单、送货单等凭证进行核对，核对无误后进行付款。 16 辅料采购部 付款申请 17 相关审批人 付款审批 18

财务部 付款结算 （三）采购招标管理控制流程 步骤 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

主体 招标小组 业务部门 综合办公室 招标组 活动 搜集供应商信息 推荐 撰写招标文件书 汇总信息 详细说明 采购部门收集供应商的信息资料，应建立供应商信息档案。 业务部门可提供以前合作过、信誉高、产品质量好的的供应商名录供采购部参考。 综合办公室根据企业内部相关招标细节撰写招标文件。 招标组将所有信息汇总，建立供应商信息库，并将相关资质备案，以便查询。 采购部将招标文件递交法务部及律师审核，由律师出具相关《招标意见书》。 对供应商资质进行审核和评价，初步确认供应商的合法性、适应性、可靠性和技术水平。 电话通知供应商招标的时间、地点及相关事项。 确定中标人 执行《合同管理控制流程》。 采购部实施采购。 法务部及律师 审核 招标组 综合办公室 评标小组 采购部 采购部 资质评估 邀标 开标、评标 签定合同 采购实施 （四）供应商管理控制流程 步骤

主体 活动 详细说明

1. 供应商的选择和评估

1 采购部 搜集供应商信息 采购部收集供应商的信息资料，应建立供应商信息档案。 业务部门可提供以前合作过、信誉高、产品质量好的的供应商推荐给采购部以备参考。 采购部将所有信息汇总，建立供应商信息库，并将相关资质备案，以便查询。 采购部、使用部门、品质管理部门依据国家法律、法规及集团食品安全要求，对供应商资质进行审核和评价，初步确认供应商的合法性、适应性、可靠性和技术水平。 品控部对样品进行检测，必要时进行小样测试或上机实验；通过样品检测，确保供应商及其产品符合公司质量安全标准体系要求；品控部出具样品检测报告，采购部门予以存档管理，并作为选择供应商的依据之一。 在资质评估和样品测试通过后，根据实际需要，对供应商进行现场考核，具体按《公司供应商统筹审核管理规定》执行。现场考核结束后形成的书面考察报告，报主管领导批准后，列入供应体系。 采购部根据资质评审结果、现场审核结果、样品测试结果等对供应商进行综合评价，根据评价结果确定供应商，填写《供应商申请表》报批后纳入在用合格供应商管理。 2 业务部门 企业内部推荐 3 采购部 汇总信息 4 采购部 资质评估 5 品控部 样品测试 6 采购部及相关部门 现场考核 7 采购部 选定供应商 2. 供应商的日常管理

各部门之间通过日常工作例会或其他沟通形式，对供应商的供货、服务等信息进行沟通；供应商的日常表现将作为对其评价、奖惩的重要依据。 定期汇总物料在检验和现场使用中出现的质量安全信息，召开内部和外部的质量安全分析会，通报物料的质量安全信息，提出供应商的改进计划或处置方案。 使用部门，对供应商的售后服务进行监督反馈，包括供应商面对用户异议的反应态度、解决问题的能力和及时性。 对供应商的诚信度和履约能力进行监督反馈。 1 相关部门 信息沟通 2 品控部 质量审核 3 使用部门 监督 4 采购部 监督

5 供应商 履约保证金：为加强供应商的诚信及履约的监督管理，在用合格供应商，尤其是大宗物料供应商，应根据实际情况按交易金额收取一定比例的履约保证金。 质量保证金：为加强供应商的质量及安全缴纳履约保证的监督管理，在用合格供应商，尤其是与金、质量保证金 产品质量与食品安全密切相关的物料供应商，应根据实际情况按交易金额收取一定比例的质量保证金。如有违约、质量、安全等事故发生，应由供应商承担的部分，可直接从保证金中扣除。履约保证金、质量保证金统一交纳财务部门管理。 3. 供应商的考核评价

制定考核评价标准 由采购部负责建立供应商考核评价标准和分级管理制度，定期对供应商进行考核评价。 1 采购部 2 采购部 采购部填写《供应商动态评价表》，评价周期以季度、年度为基准。季度考核以供应商当月的供货数量、供货及时性、供货组织供应商评审 质量、安全状况、价格合理性等内容为主，年度考核在月度季度考核的基础上，对供应商进行包含其他要求评价内容的综合评价。 根据供应商的绩效评价结果，每年度对供应商实行分级管理，供应商评价结果报分管领导审核批准。采购部负责将评价结果传递给供应商，需要供应商制定改进措施的，采购部门负责督办。并根据评价得分调整供应商级别，不同级别的供应商享受相应的激励。 依据评价结果进行供应商动态管理，鼓励优秀供应商，淘汰不良供应商。 选择“是”，执行下一步；选择“否”，转入步骤6。 根据供应商《评分级别》进行奖励。转入步骤7。 立即终止进货或取消供应商资格，一年内不得发生采购业务。 采购部专人负责将供应商评审及分级资料归档、保管。 3 采购部 评价分级 4 采购部 判断节点1 供应商动态管理 是否合格供应商 实施奖励 淘汰供应商 资料归档 5 6 7 采购部 采购部 采购部

五、 流程图（待补充）

六、 权限指引

编号 1 2 3 业务类型 采购决策 采购合同签订、审批 采购付款 采购部经理 采购评审小组 采购总监 审核 财务主管 财务总监 财务经理 总经理 审批 招标小组 法务人员 律师 评标小组 制定采购计审核采购计划 划 审核《付款申请单》 审核《付款申审核《付款申审核《付款申审批《付款申请单》 请单》 请单》 请单》 4 采购招标 供应商的确定与考核评级审批 搜集供应商审核招标文出具法律意开标、评标信息；资质评件 见书 确定中标人估 5 供应商的资供应商的选择 质评估；监督与考核评级 七、 流程风险

影响内控目标类型 序号 风险点 风险点描述 风险一级分类 风险二级分类 合规性 战略 报告 资产安效率效风险控制责任岗位 风险编号

全 果 1 采购未经适当授权 无计划无授权采购可能造成资金占压、物料积压、质次价高，甚至出现舞弊和违纪现象。 采购计划安排与实际生产计划安排、合理库存、资金状况不协调，可能造成原料供应不畅，库存积压过高或资金支付出现现金流障碍。 运营风险 √ √ √ √ 总经理办公会 财务风险 √ √ 采购部 2 采购计划安排不合理 3 采购价格不合理 采购前未经必要的询、比价、谈判等程序，运营风致使采购价格过高，严重偏离市场行情险 况 ，使公司遭受经济损失。 未按规定签订书面采购合同，或采购合同合规性条款及要素不全面，导致公司引起法律纠风险 纷或使公司的合法权益及经济利益受损。 采购物资验把关不严格，可能造成质量不合格或质量安全事故，给企业带来经济损失。 采购数量、金额等入库信息有误，采购款结算信息不准确，造成资金损失。 供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，或出现原料质量安全事故，对公司造成社会信誉影响。 运营风险 运营风险 市场风险 √ √ √ 价格评审小组 采购部门/合同评审小组 4 未签订采购合同或内容不全面 √ √ 5 采购验收不当 √ √ √ 仓储部/ 品控部/采购部/使用部门 采购部/财务部 6 采购合同签订与履行不当 √ √ 7 供应商把关不严格 √ √ 采购部

8 采购付款不当 采购付款前审核不严、采购物资未经验收即付款、付款未经授权，致使采购付款时点、金额不当，给公司造成经济损失。 运营风险 √ √ 财务部 八、 控制矩阵

风险编号 1、2 控制编号 1 控制方式 人控 控制频率 年度 控制责任人 采购部 控制点名称 年度采购计划的编制与审批 控制描述 由采购部门结合年度销售计划及库存状况，编制年度采购计划，并经相关审批人员审批。 采购实行请购制。由业务部门填报《物料需求单》经审批后，递交仓储部汇总生成《采购申请单》，经审批后递交采购部门实施采购。未经审核批准的请购商品一律不得采购， 1）公司建立了价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节。 2）公司成立价格评审小组，对采购部提交的供应商信息进行审核评议，审核合格后，由采购部生成《采购审批单》后，递交各级领导进行审批（经办人、部门经理、财务总监、总经理）。 1）采购合同的订立必须采取书面形式。公司控制类型 预防式 控制文档 《年度采购计划》 1 2 实施采购申请制 预防式 机控 《物料需求单》、《采购申请单》 每月 业务部门 仓储部 采购部 3 3 采购价格评审 预防式 人控 价格评审记录 《采购审批单》 每月 价格评审小组 4 4 采购合同的签订与预防式 人控 《采购合同》 每批 采购部

履行 采购部门负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更，合同评审小组对采购合同进行审批。 2）在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账的形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。 1）建立严格的采购验收制度，由收货部门专门人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收单。 2）对于货物的内在质量及货物使用中有具体要求的，使用部门和技术鉴定部门必须参与验收。 3）凡是未经收货人员验收的货物，财务部门一律不得付款。 1）明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。 2）加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。 《合同评审记录》 合同评审小组 合同承办部门 5 5 货物验收 预防式/发现式 机控 《验收单》 每次 验收部门 采购部 8 6 采购付款管理 预防式 核对 《付款申请单》 《采购合同》 《采购预算》 《采购申请单》 《验收单》 《入库单》 每次 财务部

采购招标 7 5 1）建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商进行资质评估，确定合格供应商名录，建立供应商管理信息档案，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价供应商准入与评价 结果对供应商进行合理选择和调整。 2）定期对供应商进行考核，根据供应商的绩效评价结果，每年度对供应商实行分级管理。供应商评价结果报分管领导审核批准。 3）依据评价分级结果进行供应商动态管理，鼓励优秀供应商，淘汰不良供应商。 预防式/发现式 人控/机控 《供应商申请表》 《合格供应商名录》 《供应商动态评价表》 每年 采购部

京粮（天津）油脂工业有限公司内控手册

九、 流程涉及到的制度、文件

1. CG-001采购供应商管理办法-新 2. CG-002辅料采购管理制度 3. CG-003采购合同管理细则 4. CG-004货物验收制度 5. CG-005采购风险控制制度

十、 流程涉及到的报表、单证

1. 年度采购计划 2. 物料需求单 3. 采购申请单 4. 采购审批单 5. 付款申请单 6. 验收单 7. 入库单 8. 供应商申请表 9. 合格供应商名录 10. 供应商动态评价表