会展场馆经营与管理

复习大纲（1—10章）

第一章 会展场馆建设期的管理

一、考核要求 （一）会展场馆概述

1、识记：（1）中国会展建设概况。

2、领会：（1）中国会展场馆布局存在的问题及发展趋势；（2）会展场馆对城市会展业发展的作用；（3）功能定位于平面布局；（4）会展场馆的建筑构成。

3、简单应用：（1）规划与选址；（2）会展场馆的环境设计及环境设施（设计与竞标）。 （二）会展场馆建设与经营过渡期的管理

1、领会：（1）筹建管理公司。

2、简单应用：（1）确定经营模式及其相关内容。

二、考点归纳

（一）我国会展场馆建设概况

会展场馆是指会议和展览功能兼备的会展中心的统称。单独具备会议或展览功能，以及其他功能为主（如体育场、科技馆、博物馆、纪念馆、文化宫、美术馆、音乐厅）同时兼备会议、展览功能的场馆都可以参照。在我国“十二五”期间，城市发展战略定位在“会展中心城市”“会展名称”以及“会展之都”的有近40个城市。不但北上广等核心展览城市的大型场馆正在加快建设步伐，一些二、三线城市更是纷纷将建设场馆作为推动城市经济发展的重要途径。

（二）我国会展场馆布局存在的问题

1、大型会展场馆偏少（超10万平方米不多） 2、配套设施不足

3、智能化水平低（热衷于外观投入）

4、出现总量过剩、结构失衡的现象。（20%，正常40%以上） （三）我国会展场馆发展趋势

1、会展场馆建筑规模大型化

2、会展场馆功能综合化 3、注重会展场馆的智能化

4、规划与设计更加人性化（“以人为本”） 5、场馆更加注重生态文明

6、政府仍将加大对会展场馆建设的投入 （四）会展场馆对城市会展业发展的作用

1、能够大力推进会展产业的发展 2、能够积极培育城市的会展品牌 3、能够提高会展业的市场化程度 4、能够适度调控会展业的市场运作 5、能够大力培养会展业人才 6、能够强化城市的服务职能 （五）会展场馆的规划

1、场地选择规划：国外许多现代化会展中心的场址一般都选在城郊结合部，并将交通条件、环境条件和地形条件作为选址的三大要素进行论证。国外新建的及尚在建设中的会展中心均将交通条件列为选址的首要条件，一般要求厂址靠近国际机场，并且有两条以上的高速公路从周围通过。

2、预留地发展规划

3、内部布局规划：内部布局设计要根据一般会展的内容、性质和室外环境的具体状况来确定。在会展中心的内部规划中最重要的是人车分流的场内交通系统，该系统要完善并符合人性化的要求。

4、展厅要素规划： （1）展厅外观

（2）展厅面积：展厅面积约为展示净面积的两倍，加上主办单位的工作场地或服务区等空间面积。

（3）展厅高度：展厅最好是单层，层高应符合经营定位、展台设计、布展作业和展示效果。一般来说，展厅的每层高度在10-15m是基于一般展品展台设计的要求。

（4）地面条件：包括地面状况和地面承重条件。 5、布展空间规划 6、展览中心场馆规划要求

（1）“以人为本”，注意空间环境的开放性、通透感、有机性等，方便展览活动的开展，且给人以自由亲切的感知

（2）使用新材料、新技术、积极运用高科技成果 （3）与周围环境和谐一致，符合可持续发展要求 （六）会展场馆选址时必须注意的几个方面

“三个统一”：内容与形式的统一、整体与局部的统一、科学与艺术的统一

1、 会展场馆建筑地规划应与城市总体规划相一致。 2、 避开城市闹市区，与城市中心应有一定的距离。

3、 选址应对环境质量有较高的要求，一般宜选在风景优美、环境幽静或有一定纪念意义的地段。

4、 以人为本，场馆建筑周围有较完善的城市公共设施和生活服务设施。 5、 会展建筑要注意选择良好的朝向。 6、 预留地、城市副中心的规划。

7、 考虑自身景点效应与周边地区或景区旅游休闲环境的有机结合。

（七）功能定位和平面布局

1、通常展厅的建筑面积应占整个展览建筑面积的40%以上。 2、平面布局

（1）会展场馆的种类：单体式结构（目前通行）；分体式结构（一般以展览为主要功能的场馆或会展中心，如北京中国国际展览中心、广东现代国际展览中心、贵阳国际会展中心）

两种结构都要考虑经营成本，注意运行费用的节约。特别是单体式场馆设计时要考虑分段隔离使用的功能。

（2）展览建筑的布局模式

对各种类做一了解，记住集中对称式布局、并行式、环绕式、串联式、集中均衡式布局 （3）会议室的布局：桌子一般标准高度为60cm。 （八）会展场馆的环境设计及环境设施

会展场馆环境设计是解决会展建筑与周围环境的联系、过渡和协调的设计。会展中心建筑基地覆盖率宜在30%左右。

（九）会展场馆建设与经营过渡期的管理

1、筹建管理公司、确定经营模式 A、筹建成立会展场馆的经营管理公司

（1）注册；（2）银行开户、建立关系；（3）加入协会；（4）制定发展战略和计划 B、确定会展场馆的经营管理模式

（1）组织架构；（2）规章制度完善；（3）招标、谈判 C、各类专业人员的招聘引进

（十）会展场馆的企业形象和广告宣传活动应在什么时候进行？应做好哪些方面的工作？

应在会展场馆建设与经营过渡期管理过程中就开始会展场馆的企业形象和广告宣传工作。主要应做好以下方面的工作：

1、 尽快进行会展场馆的CI策划、形成完善的CI体系。

2、 在专业媒体上策划会展场馆的宣传广告，建立会展场馆专门网站，策划举办庆典活动，向社会各界和公众宣传会展场馆。

3、 对会展场馆的广告资源进行合理、有效的使用和招租，力求创造更多广告项目的直接或间接效益。

4、 利用各种新闻媒体在建设期间进行宣传和跟踪报道。 5、 在场馆封顶、竣工阶段策划举办庆典活动。 6、 编印宣传资料。

7、 建立企业文化和团队精神，注重员工价值观、人生观的培养。同时提高员工的思想素质和优质服务的意识。

（十一）会展场馆落成前要做哪些拓展市场的工作？

会展场馆应该搜集信息，跟踪项目，全方位拓展业务

1、 广泛搜集会展信息，加强与国内外办展机构，商协会的联络，对场馆获得的每一项会展项目信息都全力以赴尽力完成。

2、 开拓业务，争取更多机构支持，提高展厅、会议厅的使用率，力求获得更多配套项目的直接经济效益、综合效益和社会效益。

3、 具备会展公司只能的场馆，着手于有关单位合作或自行策划、组织、举办各类会议展览和节事活动。

4、 视条件成熟情况，派人或当地聘请成立驻首都、直辖市或海内外重要城市办事处及代理机构，拓展会展场馆的综合业务。

第二章 会展场馆组织管理

一、考核要求

（一）中国会展场馆建设的投资与经营管理模式

1、识记：（1）场馆投资模式多元化。 2、领会：（1）经营管理模式的基本内容。 （二）会展场馆的组织结构

1、识记：（1）管理体制的含义；（2）会展场馆机构设置和职能权限。 2、领会：（1）会展场馆组织管理与组织结构。 3、简单应用：（1）会展场馆的经营运行机制。 （三）会展场馆管理体制创新

1、领会：（1）资本结构调整；（2）会展场馆的合作经营；（3）会展场馆的社会化合作项目。

（四）会展场馆的公共关系

1、识记：（1）会展场馆公共关系的含义。 2、领会：（1）会展场馆的涉外活动管理。 二、考点归纳

（一）场馆投资模式多元化

1、国建国营模式

2、国建民营模式：宁波国际会展中心

3、民建民营模式：成都新国际会展中心、杭州和平国际会展中心 4、外商投资外放经营模式：上海浦东新国际博览中心 （二）会展场馆经营管理模式

（1）政府机构直接管理

（2）当地企业管理：厦门国际会议展览中心（厦门建发集团管理） （3）合资合作经营管理

（4）委托外地或国外企业管理：天津海滨国际会展中心，厦门会展集团 （三）管理体制

1、管理体制：对于某个行业而言，管理体制是经济体制的一个有机组成部分，它是指相关社会机构组织、领导和监督行业经济活动所采取的基本制度和主要方式。在管理过程中建立起一套符合管理活动内在规律的组织、制度和方式，这些内容的总和就称为管理体制。

2、会展业管理体制类型及特点： （1）计划管理体制

优点：决策权集中，战略目标明确，便于从客观上协调产业间的关系，把握整个行业的发展。

缺点：微观主体的积极性不足，会展企业的效益一般较差，且由于国家或政府同时拥有管理权和经营权，致使市场竞争不公平，行业管理效率低下。

（2）市场管理体制

优点：保持技术进步的活力，致使劳动生产率不断得到提高，使生产符合社会需要。 缺点：战略目光短浅，缺乏宏观调控力，资源浪费大。 （3）混合管理体制、

吸收计划管理体制下政府部门的宏观调控优势和市场管理体制下企业的主体运作优势。 政府成为行业管理的主体，其职责主要是协调引导，保证行业信息畅通，促进经济活跃，不插手企业的经营活动；企业自主经营，自负盈亏。

3、会展场馆的管理体制

会展产管的管理体制是指会展场馆与其主管单位的关系。在管理体制上，有的会展场馆实行企业型管理，有的实行事业型管理，还有的实行事业单位企业化管理。

我国会展场馆的管理体制有以下几个特点：

（1） 会展场馆的不同管理体制，基本符合我国社会分工和客观的要求。 （2） 会展场馆为两个文明建设服务，是本身的基本任务。 （3） 会展经营受着价值法则和经济规律的制约。

（4） 实行独立核算、自负盈亏的企业性会展场馆，上级管理部门给予自主权要多一些，指令性任务也少一些。事业性会展产管正好相反。

（四）会展场馆机构设置和职能权限

1、总经理室2、办公室3、质量检查部门4、人力资源部门5、财务部6、会场部 7、会展策划部8、党工部9、会展业务部10、场地管理部11、综合服务部 12、工程部13、网络信息部14、保卫部15、广告部 （五）会展场馆组织管理与组织架构

1、会展场馆组织管理的含义：会展场馆组织管理就是运用组织管理的基本原则和方法来管理会展产管。

2、会展场馆最基本的组织结构方式主要有直线制和直线职能制。（明确两种组织架构的

两种含义，看得懂组织架构图，56页） （六）会展场馆的经营运行机制

会展场馆的经营运行机制是指会展场馆在经营过程中保证资金的投入和使用后，保持正常的工作状态，并在经营期内充分发挥其功能和效用，实现经营目标（或设计目标）所需要的系统组织和管理工作。

1、 搜集经营运行信息，检测是否达到预定的各项经济技术指标。 2、 选择最优秀的经营运行方案。

3、 对已选择的经营运行方案进行具体安排。 4、 控制经营运行过程。

（七）会展场馆管理体制创新

1、资本结构调整

除国建国营、国建民营之外，可以引入民间民营，鼓励非公有资本投资会展产管；引入外商投资外方经营模式。

2、会展场馆的合作经营

委托外地或国外企业管理、合资合作经营管理。

中外合作、外引入联、强强联合、以强联弱等，都是会展业发展的必然，中国会展场馆经营管理合作的路子终究会越走越宽阔。

3、会展场馆的社会化合作项目

（1）合作公司：场馆与场馆（展览公司、其他投资者）进行中外合资或中外合作、外引内联等。

（2）外包项目：将会展场馆的部分项目对外招标进行承包（如餐饮、搬运、保 洁、展位搭建等）

（3）合作经营项目：将会展场馆的部分配套项目或空间与外单位进行合作经营。 （4）设立驻外地办事处：派人（或就在当地聘请）在国内外主要城市设立办事机构。、 （八）会展场馆的公共关系

1、公共关系是一个社会组织用传播手段使自己与公众之间形成双向交流，使自己打到相互了解和相互适应的管理过程。公共关系是一种传播活动，也是一种管理只能。公关活动可分为日常公关和专门性公关。

会展场馆的公共关系是为办会办展单位、参展单位、参会人员、观众服务，并维持与社会大众之间相互有利的关系。

2、会展场馆的公关对象：

（1）所属领导关系（2）职工关系（3）顾客关系（4）政府关系（5）传媒关系 （6）同行关系 （7）与社会化合作单位的关系 3、企业型会展会展场馆内的公关机制

（1）咨询建议：为领导提意见 （2）传播沟通：为大众给资料 （3）搜集信息：为企业搜信息 （4）社会交际：为自身创资源 （5）引导教育：为员工数理念 （6）协调关系：为内外创和谐 （九）会展场馆的涉外活动管理

会展场馆的涉外活动管理主要是指承办国外来展的经营管理。场馆接待外展业务，大都通过会展主办单位（对外经贸机构、促进会）和代理商（国内外会展公司）进行。根据对外开放和“内事服从外事”的原则，凡是国家批准的国外来华展览要优先安排其使用场地。

第三章 会展场馆经营战略与目标管理

一、考核要求

（一）会展场馆的经营目标与市场定位

1、识记：（1）会展场馆经营观念与目标。 2、领会：（1）会展场馆的市场定位。 3、简单应用：（1）会展场馆的目标管理。 （二）会展场馆的计划管理

1、识记：（1）会展场馆计划管理的概念。

2、领会：（1）会展场馆计划管理的意义；（2）会展场馆各阶段计划的编制。 （三）会展场馆的计划指标及其分解

1、简单应用：（1）会展场馆经济效益分析；（2）评估会展场馆经济效益的方法。 （四）会展场馆主要经营项目及流程

1、简单应用：（1）展览、会议活动项目服务流程。 2、综合应用：（1）会展场馆自办展的策划流程。 二、考点归纳

（一）会展场馆经营观念与目标

1、市场观念 2、竞争意识 3、开发观念 4、效益观念

会展场馆经营的目标是其经营观念的具体表现。其总目标是为促进与发展市场经济和提

高人民群众的物质与文化生活水平服务。经营目标包括对国家和社会的贡献目标、展览市场占有目标、场馆发展目标和效益目标四个方面。 （二）会展场馆的市场定位

1、按照规模予以市场分类 2、按照行业予以市场分类 3、按照办展形式予以分类 4、按地区的产业结构和基础定位 （三）会展场馆的目标管理

目标管理是以目标为激励手段进行民主管理的一种形式，属于向导型的激励方法。 目标管理的特征是：

1、 鼓励职工积极参与全馆总目标的制定

2、 强调总目标与部门目标及个人目标的有机结合，是职工对目标产生高度的认同感，以及

实现目标的责任感。

3、 提倡以目标作为自我控制、自我管理的手段，促使职工对目标实现的过程中，得到自我

满足和自我发展。 （四）会展场馆的计划管理

1、会展场馆计划管理的概念：会展场馆计划管理就是根据内外环境，用目标管理的方法，通过对计划的编制、执行、控制，确定会展场馆的经营目标，指导经营业务活动，保证取得良好的效益。计划管理两重含义：一是只对计划编制本身的管理；二是实施计划，用计划管理会展场馆。

2、会展场馆计划管理的意义

（1）计划管理是会展场馆管理的首要职能。在会展场馆各项职能中，决策和计划是管理的首要职能。决策和计划为其他管理只能发挥作用提供了目标和纲领。

（2）计划管理是现代会展场馆管理的客观要求。 （五）会展场馆各阶段计划的编制

1、长期计划：是会展场馆在较长时间如3年、5年、7年内，在发展方向、规模、设备、人员、经济、技术等方面建设发展的长远性、纲领性计划。长期计划不仅要指出目标，而且还要指出到达目标的途径。

（1）场馆目标（2）场馆建设和投资（3）场馆经营管理（4）场馆规模（5）职工培训计划

2、年度综合计划

年度综合计划是场馆在计划期内行动的纲领和依据，是场馆中最重要的计划： （1） 场馆综合部分

（2） 部门分类计划 A、 市场推销计划 B、 场地管理计划 C、 设备建设和维修计划 D、 物资计划 E、 财务计划 3、 会展活动项目计划

（1） 月计划：以时间单位月为范围，依该月的时序而制定的会展互动项目计划。 （2） 会展活动项目计划：是指会展场馆针对某一项会议或展览任务而专门制定的计划。 （六）对会展场馆经济效益的分析

会展活动的经济效益分为场馆（专业展览机构）本身的直接经济效益和展览活动所实现的间接的、宏观的综合经济效益两个方面，

1、会展活动的直接经济效益：会展场馆在会议展览经营服务过程活动中所取得的合法收入或利润属于会展的直接经济效益。（记住具体包含项目79页）

2、会展的综合经济效益：会展的综合经济效益是指会议展览带来的宏观的、社会性的、间接经济效益。包括两个方面：一是与会展直接相关的直接经济效益。二是与会展活动间接相关的经济效益。

（七）会展场馆（含具备自办会展项目）直接经济效益的评价指标

1、会展项目的总成本（总投入） 2、会展项目的总收入（总产值） 3、会展项目的净收入（净产值） 4、会展项目经济效率

5、会展项目利润率 6、展厅、会议厅（设施、设备）利用率 7、场馆每平方米收入 8、每平方米毛利润率与场馆总毛利润率 9、会展项目劳动（服务）效益 （记住上述指标的具体含义，80页开始）

第四章 会展场馆人力资源开发与管理

一、考核要求

（一）会展场馆人力资源概述

1、识记：（1）会展人力资源的涵义。 2、领会：（1）会展人力资源不足的矛盾。 （二）会展场馆人力资源管理及流程

1、识记：（1）会展场馆人力资源管理的含义。

2、领会：（1）会展场馆通常必须设置的岗位；（2）会展场馆人力资源管理流程。 （三）会展场馆人才的招聘与志愿者管理

1、识记：（1）员工聘用准则和流程；（2）志愿者管理的定义。 2、综合应用：（1）会展场馆人才的招聘与志愿者管理 （四）会展场馆员工队伍的专业化培训

1、领会：（1）会展场馆提高职工素质的途径；（2）员工培训的相关内容。 二、考点归纳 （一）会展人力资源

1、广义的会展人才包括会展核心人才（会展项目开发、策划和会展高级运营管理等人才）、会展辅助性人才（广告宣传设计、展台搭建、运输、器材生产销售人才）以及会展支持性人才（高级翻译、住宿旅游接待等人才）。

2、会展人力资源不足的矛盾 （1）会展专业人才严重缺乏 （2）从业人员业务素质总体偏低 （3）专业结构不全 （4）人才分布不均 （二）会展场馆人力资源管理

1、会展场馆人力资源管理的含义：会展场馆的人力资源管理是指会展场馆的经营管理公司根据国家人事和劳动保障工作方针政策，运用科学的原理、原则和技术方法，通过制定人事政策、人事工作制度，对其所属工作人员和人事工作进行一系列综合管理活动的总称。

2、人力资源管理的具体内容包括：录用、考试、考核、奖惩、调动、专业人员的管理（人才管理）

3、专业技术人才管理的具体方法

（1）尊重知识、尊重人才、知人善用、人尽其才，充分调动他们的积极性、主动性和创造性。

（2）实行会展场馆专业人员的职务评定并实行任期目标制和聘任制。 （3）积极开发人才资源，特别是开发人才的智力资源。

（4）领导要理解和关心专业人员，努力改善他们的工作条件和生活条件，尊重他们的劳动，积极采纳他们的合理化建议。

（三）会展场馆人力资源管理流程

1、公司人员岗位职责的确定 2、定岗与定编

3、考核：对公司管理人员、技术人员、业务人员和服务人员（包括特殊工种）进行考核。

（1）技术人员的考核。采取不定期的技术比赛、现场操作演示，结合搜集到的意见反馈情况（表扬、投诉等）级部门经理的评价等方式综合考核评定。

（2）服务人员的考核。采取大型展会后现场服务负责人的评定、不定期的技术比赛、现场操作演示，结合搜集到的意见反馈情况（表扬、投诉等）考核评定。

4、招聘与试用 5、人事调配 6、员工培训

（1）按培训实施部门可分为：集团培训、公司培训、部门培训、班组培训、外出培训 （2）按培训内容可分为：新员工入职培训、岗位培训、特殊工种培训、转岗培训、待岗配培训、安全培训

7、人事档案管理

（四）会展场馆提高职工素质的途径

1、坚持政治思想理论教育和展览业务教育相结合，加强思想政治工作。 2、从实际出发，搞好职工培训。

3、现场培训，学以致用。现场培训包括岗位练兵、技术表演和专题讲座。 4、业余培训

5、脱产学习，继续教育 6、学徒培训 7、建立岗位考核制 8、开展生动活泼的竞赛活动 9、开展当好第一个顾客的活动 （五）会展策划师系列

1、职业定义：会展策划师是指从事会展的市场调查、方案策划、销售和营运管理等相关活动的人员。

2、从事的主要工作

（1）会展项目的市场调研

（2）会展的立项、主题、招商、招展、预算和运营管理等方案的策划 （3）会展项目的销售 （4）会展的现场营运管理

3、分级：会展策划员、助理会展策划师、会展策划师、高级会展策划师 （六）会展管理师系列

在工作内容方面较会展策划师相比，减少了会展项目销售这一项。

分级：会展管理员、高级会展管理员、助理会展管理师、会展管理师、高级会展管理师。 （七）会展场馆人才的招聘

1、员工聘用准则

要坚持“必须”的原则，即只要必须进的员工才可以聘用，杜绝人浮于事。 2、员工聘用程序

（1）部门提出用工申请 （2）确定聘用条件

（3）确定聘用方式：启用人才库，内部征聘，员工推荐，社会公开招聘 （4）初选 （5）面试 （6）技术考核 （7）复审 （8）体检、政审 （9）审批 （10）培训 （11）正式报到 （12）试用期

（八）人力资源管理七大模块

1、人力资源规划 2、工作分析 3、招聘与录用 4、绩效管理 5、薪酬与激励 6、培训与发展 7、劳动关系管理 （九）如何对志愿者进行管理

1、明确会展场馆志愿者需求现状：会展场馆对志愿者需求量大，志愿者队会展项目的顺利开展有着重要的作用，弥补了会展场馆人力不足的缺陷。

2、志愿服务的突出特点：专业性强；注重立项操作；规范化、法制化。 3、志愿者管理程序： （1）需求量的衡量 （2）志愿者管理计划的制定

（3）招聘范围、渠道的选择 （4）志愿者培训 （5）现场指导

（6）服装、志愿者纪念品的提供

（7）志愿者管理相关制度的制定，确保管理工作规范化。

第五章 会展场馆财务管理

一、考核要求

（一）会展场馆财务管理概述

1、识记：（1）会展场馆财务管理的手段和方法。 2、领会：（1）会展场馆财务管理人员应具备的基本素质。 （二）会展场馆的会计核算与财务分析

1、领会：（1）会计核算；（2）财务分析。 （三）会展场馆的预算编制与财务控制

1、简单应用：（1）预算编制；（2）财务控制。 （四）会展场馆的统计与内部审计工作

1、领会：（1）统计工作于内部审计管理。 （五）会展场馆经营价格、票务与收费管理

1、识记：（1）会展场馆的经营价格管理。 2、领会：（1）会展场馆的票务与收费管理。 二、考点归纳

（一）会展场馆财务管理的手段和方法

1、建立财务制度，实行财务指标的分解和分口管理。

2、在预测的基础上编制财务计划，预测和控制财务指标完成情况。 3、认真进行财务分析，积极调度、平衡财务收支。 4、认真组织日常财务管理。 5、定期进行财务检查和清产核资。 （二）会展场馆财务管理人员应具备的基本素质

1、思想道德素质 2、业务技术素质

3、熟悉会议展览业务，当好领导参谋

4、掌握相关学科知识，在财务管理中，能及时发现问题和解决问题。 （三）会计核算

1、明确会计任务

（1）提供会计资料 （2）参与经营决策 （3）实行预算和计划管理 （4）进行会计检查 （5）进行会计分析 （6）保护会展场馆财产安全 2、会计核算的内容

（1）资产核算 （2）负债核算 （3）所有者权益核算 （4）收入核算 （5）费用核算 （6）利润核算 3、会计核算的方法与标准

（1）设置会计科目和账户 （2）采用借贷记账法记账 （3）填制会计凭证 （4）登记会计账簿 （5）做好成本核算（“权责发生制”） （6）做好资产清查 （7）编制会计报表：数字真实；计算准确；内容完整；报送要及时 （8）健全会计档案 4、会计报表编制标准

（1）资产负债表：通过试算平衡、填列报表项目和复核三个阶段。

（2）损益表：根据总分类账户的净发生额直接填列；根据有关账户实际发生额分析填列

（四）财务分析

1、财务分析的任务：我们进行财务分析，主要是对场馆各项指标进行分析，明确场馆的运营能力，偿债能力和获利能力，进行有利于场馆盈利的财务行为。

2、财务分析的内容：资金筹措分析，资产利用率分析，劳动利用率分析，成本和费用分析，营业收入、税金和利润分析，会展场馆负债分析。

3、财务分析方法：比较分析法（差异法、因素分析法）、概率分析法、平衡分析法、动态分析法。

4、常用的分析指标：流动比率；流动资产周转率；应收账款周转率；存货周转率；资产负债率；人工成本率；固定资产周转率；资本金利润率；营业收入利润率；成本费用利用率。（明确每项指标的含义，131页）

（五）预算编制

1、预算构成：经营损益预算；流动资金运用预算（经营损益预算—固定资金运用）；资产性支出预算

2、经营损益预算：各部门作出属于各部门的损益预算 3、预算编制

（六）财务控制（确保财务管理工作顺利进行）

会展场馆财务控制是会展场馆财务管理的重要内容，主要包括：

1、 经营决策控制 2、 组织机构控制 3、 责任控制 4、 人事控制 5、 程序控制 6、 牵制控制 7、 会计控制 8、 标准控制 9、 图标控制 10、制度控制

（七）统计工作

1、统计工作的任务 （1）了解场馆经营状况 （2）反馈计划执行情况

（3）为管理和研究会展场馆提供资料，为对外宣传提供资料 2、统计工作阶段划分

（1）统计调查（2）统计整理（3）统计分析 3、形成统计台账 4、编制统计报表 （八）内部审计管理

1、明确内部审计任务

内部审计是会展场馆内部审计人员在总经理的领导下，为了加强场馆经营管理对经营活动的全过程及各个方面进行检查的评价活动。

（1） 价差评价方针规范 （2）评价经营目标 （3）完善会展场馆信息系统 （4）促进资源合理利用 2、 内部审计职权：总经理的绝对领导权，直接向总经理汇报。 3、 内部审计原则：合法性、合理性、全面性、利益性、开拓性 4、 内部审计方法：

（1） 检查书面资料：审计查账；审计分析 （2） 检查客观实际情况：审计调查法；审计盘存法 5、 编制内部设计报告

（1） 非正式报告 （2）正式审计报告

（九）会展场馆的经营价格管理

1、会展场馆的经营价格管理即是对会展场馆经营范围内所体现的商品价格货币表现的调节和管理

2、影响和决定会展场馆的经营价格的因素 （1）成本核算：是会展场馆经营价格的基本依据。

（2）市场调查（3）展览规模（4）影响力（5）展会类别（6）承办单位 （7）时间段 （8）活动项目（9）合作方式（10）场馆因素（11）产生效益 3、会展场馆经营价格的制定原则

以质论价的原则，随行就市、顺应市场需求。 4会展场馆经营价格的制定

通常采用成本加价法，就是在经营成本的基础上加上一定比例的利润和税金，得出基本价。

（十）会展场馆的票务管理

1、场馆的票务管理指入场券、参观券、请柬、交易证等的服务和管理。 2、入场券、参观券（请柬、交易证）的作用 3、票务的内容

票务既有经营、公关的内容，又有财务管理和人流控制的内容。 （1）按要求印刷票券 （2）设置票务组、妥善安排票券 （2）票务发放采用赠券、售券像结合的方式（赠票一般控制在30%） （3）入场券、参观券的售券和赠券要分别管理 （4）统计财务数据。

第六章 会展场馆设施设备物资管理

一、考核要求

（一）会展场馆设施设备管理概述

1、识记：（1）会展场馆设施设备管理的目标及内容。 2、领会：（1）会展场馆设施设备管理的方法。 （二）会展场馆管理

1、领会：（1）展览中心设施系统管理；（2）展览中心场馆管理；（3）会议场馆的设施设备管理；（4）会议场馆的设施设备系统管理。 （三）会展场馆的设施设备系统运行工作规范

1、领会：（1）场馆设备运行工作规范；（2）会展场馆各类设施设备系统运行的工作规范。

（四）会展场馆材料的采购、保管、外包、发放管理

1、简单应用：（1）会展场馆的物资管理；（2）维修材料配件管理；（3）采购和外包服务管理；

（五）展具、展架、器材的保管、使用、出租管理

1、领会：（1）展具保养规定；（2）展位搭建工作规范。 2、简单应用：（1）会展中心的展具管理；（4）展具的出租。

二、考点归纳

（一）会展场馆设施设备管理的目标

会展场馆的管理水平并非仅仅局限于其活动数量和使用率，其水平关键是取决于场馆和设施设备可否发挥预期的作用和贡献。

设施设备管理的目标包括三个方面：

（1）合理规划，最大限度地发挥物业的使用价值，使物业保值增值。 （2）提供合适的场地、舒适安全的环境以及优质的服务，满足各方需要。 （3）实现场馆的经济效益和社会效益。 （二）会展场馆设施设备管理的内容

1、规划管理：技术上先进、经济上合理、经营上可行 2、设施设备管理：合理使用、定期维护、防止故障 3、环境管理：场馆内外环境的创造。

4、安全管理 5、成本管理：强调成本意识，讲求效益。 （三）会展场馆设施设备管理的方法

1、综合管理方法：涉及技术方面，以及各种经济分析和组织协调工作，管理部门要有较强的综合管理能力。

2、全员管理方法：员工负责、参与其中

3、系统管理方法：形成分工明确的组织系统，将设施设备管理纳入各级领导的责任。 4、制度管理方法：规章制度的建设和贯彻落实。 （四）展览中心设施设备系统

1、供电：展览中心用电属于一级负荷，应由两个电源二路供电。展览中心主要供电线路为三相交流电，电路频率为50Hz，标准供电电压为220/380V（单相电压220V，三相电压380V）

参展方如果需要24小时供电或延时用电，必须事先向场馆提出申请。 2、给水排水 3、空调 4、压缩空气 5、电梯

6、照明：（1）展览照明的采光形式包括天然采光、人工光源采光及两者综合采光三种形式。（2）照明设计一要解决展览空间的整体照明，即一般照明（照度100—150lx），是空间分布均匀（3）二要增设灯光，解决局部和重点照明，即特殊照明（照度150—300lx） 7、消防：战场内的布局应留有足够的安全疏散通道，主通道宽度不得小于5m。 8、通信、网络和信息 9、公共广播 10、标志系统 （五）展览中心场馆管理

展览中心场馆管理包括场馆运营管理、场馆环境管理两个方面。 1、 场馆运营管理：使用率低、销售机构 2、 场馆环境管理

（1） 通过社会化合作方式进行场馆清洁绿化等部分环境管理工作。 （2） 搞好建筑物的维修保养工作。

（3） 展会布展期间公共区域的清洁工作由展馆负责，特装展位内的清洁工作由参展商自

行解决。

（4） 展览环境的安全性是展馆环境的主要内容。 （5） 要注意环保工作

（6） 备注：第一、需要展览中心通过严格的规章制度落实各项管理工作；第二、展览中

心与展览主办方和各参展商通过合同的方式来明确各方在环境管理上的义务。第三：加强宣传，争取大众的积极配合。

（六）会议场馆的设施设备管理

1、会议室照明 2、会议场馆的视听设备管理

（1）音响设备 （2）特殊视听设备： 同声传译设备 多媒体投影仪 （3）放映设备 从屏幕低端到天花板的最小距离不得少于，人的座位距离屏幕最近不少于屏幕宽度的一倍，最远不能超过屏幕宽度的6倍。 （七）会议场馆的设施设备系统管理

1、会议场馆设施设备的前期管理

设施设备的前期管理是指从设备规划、选型、订购、安装到完全投入运行着一阶段的全部管理工作。设备选择的标准主要有：适用性、安全性、经济性。

2、 设施设备运行管理：专业技术人才、严格的管理方法和科学的检修、维修计划 3、设施设备的维修保护：清洁、安全、整齐、润滑、防腐。计划内维修 （八）场馆设备运行工作规范

1、机房管理制度：室温控制在35摄氏度以下

2、值班制度 3、巡视检查制度：分为定期巡查、特殊巡查、夜间巡查 4、日常维护制度 5、设备操作 6、运行分析 7、设备缺陷管理

一类缺陷是紧急缺陷：威胁人身安全或缺陷迅速发展，随时有发生事故或损坏设备的可能，或造成有政治影响的事故。（必须立即组织处理，并向部门领导汇报）

二类缺陷是重要缺陷：设备可运行但情况严重，影响设备效率，不能满足系统正常运行的需要，在短息内有发生事故的可能性，威胁安全运行。（加强运行监视，并及时安排计划消除）

三类缺陷是一般缺陷。对安全运行影响较小但发展缓慢。（可结合定期检修有计划消除） （九）会展场馆物资管理

物资管理的目的是通过对物资进行有效管理，以降低企业生产成本，加速资金周转，进而促进企业盈利，提升企业的市场竞争能力。企业的物资管理，包括物资计划制定、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节。

会展场馆的物资管理是指对办展和经营所需要的各种原材料及用品、用具根据国家物资管理的有关规定和会展场馆的规章制度，进行有计划的订货、采购、保管、供应、分配及合理使用等组织、管理和保护工作的总称。

主要任务：

（1）快速合理高效地做好物资的采购、验收入库和保管、发放等工作；(2)达到保护好、供应好、周转好、消耗低、费用省、效益高的目标；(3)保证办展物资需要，提高经济效益

主要内容：

1、 编制物资供应计划

物资供应计划包括供应品种、规格、质量、数量、供应时间、主要用途等项目。 物资供应计划的主要内容包括：确定物资需要量，初期、期末的库存量，物资的申请量和采购量等。会展场馆物资供应计划可分为年度计划和季度、月度计划。

具体措施：（1）行情了解；（2）各部门提出需求计划；（3）核实需求量，确定采购数；（4）组织订货采购；（5）反馈

2、 制定物资消耗定额

会展场馆的物资消耗定额，是根据会展项目内容、规模和布展要求所制订的原材料、用品、用具等的消耗数量标准。

分类：原材料消耗定额、主要材料消耗定额、辅助材料消耗定额、燃料消耗定额 制定方法：（1）技术计算法 （2）统计分析法 （3）经验估计法

3、 确保物流畅通：渠道畅通、经济合理

4、 搞好库存物资管理：（1）库房选择；（2）建立制度；（3）出入库验收；（4）科学保管（5）定额发料（6）定期盘点（7）人员保障 （十）维修材料配件管理 1、采购程序管理 （1）工程部经理签字 主管领导和总会计师审查 （2）常用备件——固定厂商供货制

特殊部件——主管领导和总会计师审核+总经理批准 2、仓库物品管理

（1）入库验收管理规定：严格验收入库

（2）仓库物品管理规定：分类放存；先进先出、定期翻垛；合理使用、安全意识 （3）仓库物品盘点规定；（4）安全防火规定；（5）仓库管理处罚规定 3、物品领用出库管理规定

计划内+总经理批准=计划外

（十一）采购和外包服务管理

办公室负责采购控制的归口管理，责任部门负责相关外包服务的管理

（1）供方的评价、选择：评价标准；确定合格的供方名单；对供方的评价和控制 （2）采购或外包信息 ；（3）采购物品验证

（4）外包过程控制：责任部门验收；外包业绩的评价 （十二）会展中心的展具管理

1、展具管理的目标

正确地组织人力、物力，发挥行业优势和提供优质服务，是展具管理工作的基本任务。通过展具管理，做到展具管理，做到质量、数量、形式以及时间、地点的供应适应，保证会展业务活动的顺利开展，并充分发挥展具的效用，加速周转，降低费用，提高经济效益。

2、展具的消耗管理

（1）加强展具、材料的计划管理，严格操作规程，制定规范化的工作程序。 （2）加强占据成本核算

（3）加强展览现场的管理，提高展厅现场服务水平（设立小仓库） （4）改善运输条件，配置运输工具。 3、展具仓库的管理

（1）分类存放，科学管理；（2）严格验收入库；（3）准确及时发放展具 （4）实行科学管理，降低储存保管费用

4、展具保养规定：“三勤”勤检查、勤搬动、勤汇报 （十三）展位搭建工作规范

1、 展位搭建工作程序细则（185页了解） 2、 材料管理

展位搭建前后的出、退料应本着谁经手谁负责的原则，责任落实到个人。

3、 展位搭建质量要求

背靠墙的展位搭建时要离墙500mm，遇到消防或电器设施时必须让出或不加展板 面对面摊位间的通道宽度至少应有3m，大型展厅中间的主通道宽度至少应有5m 搭建完毕后，每组展位要与展厅的四面墙成平行或垂直

第七章 会展场馆配套服务及现场管理

一、考核要求

（一）展览项目现场管理及流程

1、识记：（1）展览项目现场管理的基本概念；（2）承接展览业务服务的要点 2、领会：（1）现场服务特点及基本流程；（2）现场工作人员要求。

3、简单应用：（1）展览现场服务店的设置及提供的服务；（2）展品搬运服务工作规范。 4、综合应用：（1）展览项目现场服务。 （二）会议项目现场管理及流程

1、识记：（1）会议项目相关管理的基本概念。 2、领会：（1）会议的规模和种类及接待会议的流程。

2、简单应用：（1）接待工作人员的仪容仪表；（2）会议服务工作标准；（3）会议音响设备服务工作规范。 （三）展览会的开幕式

1、识记：（1）预展；（2）开幕式；（3）开幕式。 2、领会：（1）开幕仪式准备工作及现场管理。 （四）展览工程服务

1、领会：（1）展览工程服务工作规范；（2）展览施工管理规定。 （五）参会人员的登记、进出和各类证件管理 1、领会：（1）现场登记、证件的相关内容。 （六）会展场馆广告位的管理

1、领会：（1）会展场馆广告业务的承接和布置；（2）广告合同书。 （七）合同的起草、执行与管理

1、简单应用：（1）合同、协议、意向书管理制度；（2）合同样本。 二、考点归纳

（一）展览项目现场管理

1、基本概念：是指展馆工作人员依照办展单位与展馆双方签订的合同，在实施布展、展出、撤展过程中，对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。其目的是保证参展商和参观者在完成其目标的过程中提供硬件设施和软件服务。

2、现场服务的特点：时间紧、对象多、内容杂、要求高、硬件相对固定、软件尤为重要。 3、基本流程

（1）展览服务管理总流程简图

（2）展览现场服务管理流程分图

反馈

确认

展馆现场服务台 指令 需求 各相应部门或人员 服务实施 参展客户 社会化合作单位 展馆 主、承办商 参展商 参观者 （二）承接展览业务服务要点

展馆在与会展承办单位签订合同后，至少应于展会布展前15天召开对接会，掌握这次展会的接待细节。

（1）布展前10—15天：与展会相关的部门制定接待方案

（2）布展前7—10天：展馆管理部现场服务组划分展位展位管理责任区；美工组制作楣板；会议接待组人员部署、接待培训；保卫部；工程部；场地部

（3）布展及展出：场地管理部设总服务台；商务中心；美工室；保卫部；工程部、场地部 （4）撤展：总服务台、商务中心、美工室整理单据；现场服务人员协助撤展；会议接待组人员整理会议室；展场经营部；保安部；工程部；场地部 （5）总服务台：开具工作单；答疑解惑

（6）美工服务：前期设计展览会的展位图；展前与组委会协调制作楣板；布展期间对外承接制作业务

（三）展览现场服务点的设置及提供的服务 1、展厅现场服务点：置明显、不影响交通

主要服务：摊位临时搭建和改造；展具的现场租用；水电气、电话、网络等工程服务的提供；咨询、；现场安全、卫生等的监督；清场工作和交接

2展品仓储、搬运、运输现场服务点：通常设在展馆的卸货平台和仓库附近

（四）展览项目现场服务工作规范及展品搬运服务工作规范参考书中内容，大致了解即可

（五）会议项目现场管理及流程

1、会议项目现场管理通常指会议场馆工作人员依照会议主办方与场馆双方签订的合同条约，实施会前、会中、会后的现场服务管理，以确保项目圆满成功的过程。其目的是保证与会者在完成其目标的过程中提供硬件设施和软件服务

2、小型会议：不超过100人；中型会议：100—1000人；大型会议：1000—10000人；特大型会议：10000人 3、流程

（六）会议服务工作规范 1、会议室基本台型

（1）戏院式：能在有限空间里容纳最多的人数；第一排的椅子应该距离讲台或主席台—2m；椅子之间的横距为5cm，椅子前后中心距离为70cm （2）教学式：桌子与桌之间前后距离为100cm （3）U字形

（4）回字形：适合小型会议，人数在40—50人，表示彼此地位平等。 （5）会见室

建立客史档案 提供个性化服务 感谢会议组织增进关系、写一次合作 会中 跟踪、了解 制定会议具体活动工作单 明确每项活动的服务安排并尽量使之细化 制定会议通知单 有关整个会议进程的时间表 会前准备 接待人员从会议组织者处获得关于会议的资料 会后结算 会议组织者支付；与会者个人承担 （6）签字仪式型：签字台后面，摆设两把高靠背扶手椅，两椅相距 2、摆台用品

矿泉水的标志应正对客人的位置；座签的摆设要跟桌子平行，且跟桌面的顶端距离2cm 3、花草布置：舞台下方摆放中、低植物，盆与盆之间间距25—30cm 4、会议现场服务规范

（1）会前准备：会前1小时做好准备；会议服务责任人提前30分钟检查

（2）迎宾与服务：迎宾员提前20分钟到场；矿泉水不可放置演讲台上；注意斟茶顺序 （3）会中服务：刚开始一般15分钟添水一次，以后半小时添水一次；宾客半小时为饮用，更换热茶水；茶点会议开始之后15—20分钟布置（把干净的杯子放在浓度为千分之三的氯铵中浸泡5—8分钟 （4）退场服务 （七）展览会的开幕式

1、预展：展前参观、考察，予以修改 2、开幕与开幕式

开幕式是展览会正式开始展出所举行的仪式，其目的是扩大影响，树立展览会在社会和公众中的形象，以引起更多的社会关注，吸引更多的观众参观。 3、开幕仪式准备工作与现场管理

（1）合同签订后现场服务提供之前的准备工作

组建展馆现场服务保障机构；细化工作要求；两个以上展会举办，时间重叠；形成详细工作单；报总经理审批，跟踪服务

（2）开幕式现场服务准备工作：场地管理部；网络信息部；工程部；保卫部

（3）开幕式期间：广告部提前三小时完成布置；业务部门提前两小时检查是否符合客户需求

（4）开幕式结束服务工作：检查会场；租赁物品收回；处理突发事件 （5）三级检查保障制度：设置开幕式项目经理 （6）会后：结算、反馈、重要开幕式形成服务质量报告 （八）展览工程服务

1、站前准备工作程序：策划水、电、气等配套设施的布置方案；工程部布置电器配套设施；工程部展前检查

2、展览期间工作程序：工程部人员展厅报道；客户用电服务程序；安全事项；客户投诉

3、撤展期间工作程序：切断电源；部门配合参展商撤展；费用结算；汇总数据；总结 （九）证件管理

1、证件种类：车辆证件；人员证件；物品出馆证 2、证件的发放与试用：门票一般为一次性试用 （十）会展场馆广告位的管理

充分利用和开拓广告业务是场馆不断创造经济利益的重要配套服务项目之一。

两层含义：专业广告单位按要求制作广告；会展主办单位在会展现场内外为参会参展单位设置的广告

三种广告单位：专营单位；兼营单位；代理单位

通常较具规模的会展场馆都申请成立广告公司，或与其他广告公司合作成立联营的子公司，以承接会展广告业务，充分利用场馆的一切广告资源创造效益。 （十一）合同、协议、意向书管理制度

1、 权限：原则上都要有法人代表签字后方可生效。 2、 审批程序

（1） 起草：公平合理、互惠互利的原则 （2） 审批：报送总经理决定是否批准

（3） 批准和执行：合同起草部门为合同的执行部门，负有责任 （4） 备份：留原件在办公室；财务部和执行部门各执一份 3、 监督执行

合同的监督部门是场馆财务部

（1） 合同是场馆的机密文件，属于永久保存资料

（2） 意向书的管理：分为合作意向书，在征得场馆总经理口头同意后，其他两道代行前

述后将文本带回报总经理阅知；业务意向书，按协议来看待。

第八章 会展场馆档案资料与信息的管理

一、考核要求

（一）会展场馆档案和技术资料管理

1、领会：（1）会展场馆档案资料室的建筑和设备的基本内容；（2）会展场馆的档案管理。 （二）会展资料与合同的管理

1、领会：（1）会展场馆的资料管理；（2）会议、展览策划部门文件存放管理规定；（3）合

同的管理。

（三）会展信息的收集与场馆信息发布的管理

1、领会：（1）会展场馆的信息工作；（2）信息交流程序 （四）会展场馆网站的管理

1、领会：（1）会展场馆网站的作用。

2、简单应用：（1）会展场馆网站的建立与管理。 （五）会展场馆相关活动的宣传

1、领会：（1）广告规模；（2）广告时间。

2、简单应用：（1）场馆会展广告的选择；（2）广告媒体选择；（3）广告制作的注意事项。 二、考点归纳

（一）会展场馆档案资料室的建筑和设备

建筑应满足防护要求。档案资料室内部的隔墙应采用耐火极限不少于2小时的非燃烧体，防火门宽不小于1m。 （二）会展场馆的档案管理

1、搜集：归档保存制定文档；定期做好档案搜集；档案室统筹安排；填写《卷内文件目录》《卷末备考表》

2、整理：分类分卷（在各部门完成）；案卷排列，编制案卷目录，编制档号（档案室完成） 3、整理：办公室牵头，档案员协同各部门员工共同进行，将档案分为重要文件和一般性文件。

4、保存：鬼当前要在计算机上录入文件信息；每份文件上用铅笔填写编码号和保存期限；在整个案卷上填写案卷号；在目录汇总表上登记 5、检索利用

6、剔除和销毁：办公室主管领导批准，由两人以上执行。

7、档案查阅纪律：总经理、副总、办公室主任无范围限制；部门要查阅与自己部门无关的文件要本部门经理签字及办公室核准；部门经理查阅一般文件，重要文件要经过办公室主任同意，查阅文件必须登记，副总以上可由秘书代办查阅签字（其他内容参考书中267页） （三）文书档案的管理

1、管理范围：部门间文书、场馆各部门与外界往来文书；附件，如条例、会议纪要、图标、计划等；未经收发文登记的各种文字材料；场馆的会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件修正稿、具有保存价值的图片、音像资料

2、管理程序 （1）搜集

（2）整理：正度16开（B5）纸张存放

（3）分类：场馆收文按发文单位；场馆发文按收文单位；场馆文件按文种，各部门文件按部门级别 （4）查阅：

内部查阅只允许经理和综合员查阅，综合员查阅经本部门经理签字核准的《业务通知单》。各部门经理及综合员查阅重要机密文件时，办公室主任要在《业务通知单》上签字。 外部查阅出具介绍信，办公室主任签字核准，档案员在场，必要时办公室主任在场。 （5）清理与保存

重要文件永久保存；期满或解除合约，一般性文件保存5年 （四）财务档案的管理

1、管理范围：会计凭证；财务账簿（日记账、明细账、总账、固定资产卡片）；财务报表；会计资料档案；工资表 2、管理程序： （1）分类

（2）归档：此物不立卷——保管——编制清册连同档案移交档案室管理 （3）查阅

内部查阅财务人员必须经财务经理同意并持有《业务通知单》，其他部门原则上不允许，如有特殊需要，总经理和总会计师批准。

外部查阅出具介绍性，总经理或总会计师批准，同时查阅时总会计师、财务经理、财务主管和档案员在场。

（4）保存：凭证类保存15年；账簿类保存15年；月、季度财务报告保存3年；年度财务报告永久保存；会计移交清册15年 （五）工程档案的管理

分为工程建设档案和工程设施设备档案管理

1、 工程建设档案管理范围：前期工作资料；基础材料；设计文件；施工文件；竣工文件 2、 工程设施设备档案管理程序 （1）整理：文字卷在前，图纸卷在后 （2）分类 （3）归档

（4）查阅：工程部人员查阅需经过工程部经理同意，在《业务通知单》上签字；工程部经理、副工程师查阅全部工程部资料；主管工程师在查阅非自己主管方向的资料时要经工程部经理批准，并提交《业务通知单》。

外部查阅许出具介绍信，经工程部经理签字。 （5）保管：工程资料为永久性保管资料

人事档案的管理参考书中274页，内容与上述基本相同。 （六）会展场馆的资料管理

会展场馆资料管理包括会展场馆资料管理和图书、报刊资料管理。 1、资料管理的范围（277页了解）

2、展会资料搜集：将分散的无系统的各类资料加以搜集整理，它是资料管理的基础。有个别搜集、社会搜集以及自办展要求策划部门提供资料、出租展厅要求承办单位提供全套资料等方式。 3、展会资料管理 方法：科学管理

目的：合理组织管理，方便使用、迅速查找

任务：提供参考与依据；开发文献资料；传播科学知识；服务场馆内外

4、展会资料登记：总括登记（按时间顺序登记；类登记）；照片采用总括登记，同时张贴样片本

5、编着目录：书本式目录和卡片式目录 （七）合同的管理

合同档案包括合同正本、往来函电、批文、授权书、技术资料、对方营业执照复印件 1、 法律室负责合同的分类、编号、登记工作，档案室负责保管合同档案。 2、 合同是场馆机密文件，永久保存 （八）会展场馆的信息工作

1、会展场馆信息工作任务：快、广、精、准地做好信息的搜集、整理和提供利用，为场馆的经营管理决策服务，为社会信息用户服务。

流程为：通过信息员进行信息搜集；筛选；分类编目；储存；检索；发布交换；利用；产生新信息；整个过程都是循环往复的。 2、会展场馆信息工作的基本要求

（1）建立信息机构，完善管理制度（2）培养信息工作专业人才（3）加快信息现代化的步

伐

3、信息交流程序

（1）办公室负责公司对内、对外相关信息的传递与处理；各部门负责与对口相关单位的信息交流与搜集；职工代表负责与职工有关信息的搜集和表达；保卫部负责治安消防信息的处理。

（九）会展场馆网站的作用

1、为会展场馆营销和客户服务拓展了市场空间 2、为会展场馆提供了快速的市场应变能力 3、有利于会展场馆特定信息的传播

4、有利于场馆、展会与有关企业和机构的协作 5、有利于展会招展招商活动的展开 6、有利于提高会展场馆客户服务水平 （十）会展城场馆网站的建立与管理 1、对网站的主要功能定位

2、确定网站需要的栏目和内容：宣传场馆；参展商的需要；观众的需要；新客户的需要等 3、设计网页的界面 4、确定网站内容的更新方法 5、制定网站技术维护办法 （十一）会展场馆相关活动的宣传

1、 场馆会展广告的选择：委托广告公司全面代理；会展场馆自己执行

2、 广告规模 3、广告时间（连续6次，多招收50%顾客；连续12次，多招收70%） 3、 广告媒体的选择：电视和电台；电子计算机网络；专业网络；专业刊物；内部刊物；广

告夹页；广告牌 4、 广告制作的注意事项

（1）广告内容要简洁、清楚、准确；（2）广告内容要有吸引力、要全面（3）广告要有规模、要重质量

第九章 会展场馆安全管理

一、考核要求

（一）会展场馆安全管理概述

1、领会：（1）会展场馆安全管理的意义；（2）会展场馆安全管理的组织机构与岗位设置。 2、简单应用：（1）会展场馆保卫部的任务；（2）会展场馆的安全保卫管理。 （二）会展场馆治安和消防工作管理流程及相关制度

1、简单应用：（1）会展场馆治安和消防工作管理流程；（2）保卫部设备管理工作规范；（3）会展场馆安全保卫管理的相关制度。 （三）会展场馆对意外事件、紧急事故的处理

1、综合应用：会展场馆对意外事件、紧急事故的处理。 二、考点归纳

（一）会展场馆安全管理的含义

（1）保护客人人身及财产的安全；（2）保护会展场馆财产的安全；（3）员工在生产和服务过程中的安全操作 会展场馆安全管理应以预防为主

（二）会展场馆保卫部的任务：内紧外松 宾客至上 安全第一 预防为主

1、组织开展安全、法制教育；2、健全安全防范管理制度、推行安全保卫岗位责任制 3、加强治安管理，维护内部治安秩序；4、协助公安机关完成任务；5、确保会展场馆的重点和要害部位的安全；6、保障客人的人身财产安全和心理上的安全感 （三）会展场馆的安全保卫管理

1、总要求：围绕会展、服务群众、保障安全、加强防范

2、基本任务：落实安全承包责任制；加强会展场馆现场治安管理；进行安全员的培训；展厅、门窗、消防、车辆、证件、门票的管理；建立健全保卫制度；设施设备检查。 3、保卫对象：人、事、物

4、侵害因素：（1）人们的违法犯罪行为；（2）人们的失职行为；（3）自然因素 5、保卫力量：（1）领导力量；（2）专业力量；（3）群众力量 6、安全保卫防范措施

（1）总方针（2）闭路电视、无线对讲机（3）相关规定和禁止行为（4）记录（5）人数控制（参考书忠299页）

（四）会展场馆治安和消防工作管理流程 1、消防管理

（1）消防指挥系统图（2）消防管理责任书（3）灭火器材配置表（4）消防设施定期维修 （5）发现隐患，进行整改（6）消防突发事件应急预案的制定（7）严格明火管理 2、治安管理

（1）建立安全管理体系，成立治安保卫小组 （2）保卫部岗位勤务管理

a本班次消防、治安工作检查b进出场馆管理c停车场管理d夜间巡查管理e监控中心管理 （3）展览、会议治安管理

（4）治安、消防检查：每季度消防治安检查；展会项目治安消防检查 （5）内部安全管理：加强公司安全治安教育；重点部位治安管理 （五）展馆防火规定 1、制定展馆防火规定

2、实行消防安全责任制：主（承）办单位的负责人是消防安全的第一责任人；“谁主办、谁负责”

3、布展方案的报审：向有关部门报审；主承办方在开展前10—15天（会议、活动前5—10天）向展馆提供公安消防机关批文。

4、安全疏散通道始终保持畅通无阻：主通道宽度不得小于6m，次通道宽度不小于3m；展台后背板与展馆墙壁须保留60—80cm的安全检查通道。但遇有展馆固定电柜等，须流出宽的通道；垂直或侧式防火卷帘两侧50cm范围内不允许设置展柜、货架及堆放其他物品；特装工程材料达到防B1级火要求；装修所使用的壁纸、地毯等材料必须采用B1难燃材料；射灯等离装饰物30cm以上；特殊展位装修布展前15日报保卫部。 （六）火情处理预案 1、报警和火情确认程序

（1）发现火情，沉着冷静，按钮，向消防控制中心报警；（2）确认火情，坚守岗位； （3）向中心报警；（4）向总经理、副总、保安部经理报告；（5）中控室、变电所、空调机房火警待命 2、火情处理程序

（1）火灾指挥部；（2）消防控制中心人员做好准备；（3）呼唤保安并组织灭火；（4）控制火点出入口；（5）视情况定是否组织全员灭火，是否向119报警；（6）打开大门，引导疏散；（7）人员配置，财务部、档案室等（书上326页） 3、疏散方案

（1）人员疏散要点：先失火场所，后其他；遵守原则，不留死角；勿乘电梯；关闭门窗，防止蔓延，清点人数

4、善后处理：保安部保护现场，配合调查；档案部做好建档工作；各部门统计物资损失；

工程设备维修

（七）爆炸及可疑爆炸物品紧急处理预案 1、报警程序

通知控制室，保持现场；记录、传达；通知相关部门领导 2、各部门到场后的职责

总经理副总指挥调度；展厅厅长或会务经理协调各部门、安抚客人；保卫部控制现场、报告上级公安部门、听从指挥；工程部、网络部安全检查；医务室抢救，等待救护。 （八）食物中毒防范及处理预案

1、场馆办公室负责选择胚胎残影空间及合作单位 2、保卫部值班人员任务：作好记录；通知上级及医务室 3.食物中毒发生后有关人员的职责

保卫部人员：保护现场；做好访问记录；看护病人；决定通知公安局时做好接待；如中毒者死亡，控制现场，初步调查。 （八）台风暴雨紧急处理预案

1、有预报，提前准备；2、进行防水淹的防护处理；3、易受损物品搬运；工程部检查给排水系统；场地管理部检查；4、加强值班和巡查制度；5、台风过后，检查设备，做好调查和财产理赔工作。

第十章 会展场馆的标准化管理

一、考核要求

（一）会展场馆的ISO质量管理体系

1、领会：（1）ISO质量体系的意义；（2）在会展场馆推行ISO认证的目的和使用范围； 2、简单应用：（1）ISO质量认证体系在我国会展企业的推广；（4）推行ISO14000认证，促进生态场馆的建设。 （二）会展场馆的CI策划

1、识记：（1）会展场馆企业形象工作CIS的含义。 2、综合应用：（1）利用CI和CS战略，优化会展场馆环境。 （三）部分国家对某些图案和色彩的喜爱和禁忌

1、领会：（1）部分国家对色彩的喜爱和禁忌；（2）部分国家对某些图案的喜爱和禁忌。 2、综合应用：（1）制定会展场馆区域发展的策略。 （四）会展行业分类与标准

1、识记：（1）会议和战略服务业的代码；（2）《专业性展览会等级的划分及评定》商业行业标准。

2、领会：（1）《展会知识产权保护办法》；（2）会展场馆双语标识系统的规范。 （五）会展场馆的服务质量调查

1、领会：（1）观众反映的搜集方法；（2）服务质量检查考评控制程序。 2、简单应用：（1）会展场馆客户满意度调查。 二、考点归纳 （一）ISO9000的意义

1、优化企业架构；2、监督企业内部体系运作情况；3、纠正、预防管理疏漏；4、修正、改良企业的运作及管理；5、员工参与及培训；6、文化管理 （二）在会展场馆推行ISO9000认证的目的和使用范围 1、目的

指导质量工作；表明场馆质量工作能力；获得认证的依据；提高客户满意度 2、使用范围

认证适用于会展场馆内部管理及外部评价本场馆满足客户要求、符合法律法规的要求。 （三）ISO质量认证体系在我国会展企业的推广

ISO9000认证的根本目的就是企业按照国际标准来促进管理规范化，认证证书已经成为企业向“需方”提供“信任度”的依据。ISO9000认证在会展服务公司中推行得比较顺利，相比之下，在会展场馆中推行得不是特别积极。（北京展览馆、上海光大会展中心、深圳高交会展馆，南京国际会展中心，厦门国际会议展览中心）需要与会展行业找到结合点。 （四）推行ISO14000认证，促进生态场馆的建设

推行ISO14000认证是实施会展场馆可持续发展战略的重要举措，其基本思想和运行特点是着眼持续地改进，重视生态环境质量，强调管理者的承诺和责任，立足于全员意识、全员承诺、全员参与，系统化，程序化、规范化地管理以及必要的文件支持，以便于其他管理体制兼容和协同运行。

ISO14000系列标准的核心是指导地区和组织建立起一个符合标准要求的环境管理体系EMS。 推行ISO14000认证，不仅可以增加生态会展场馆对成本的控制力度，节约能源和资金，提高生态产管的环境管理水平，减少环境责任事故的发生，而且可以使广大会展场馆的经营管理活动更符合国家环境保护法规的要求，提高生态场馆的声誉形象。 （五）会展场馆企业形象工程—CIS

CIS是企业形象识别系统

1、 CIS包括理念识别MI、行为识别BI、视觉识别VI 2、 会展场馆企业CIS的导入时机和模式选择

（1）企业经营成熟期；（2）尚未形成自己经营理念（从VI入手） 3、会展场馆企业CIS的操作过程 明确MI，规范BI，突出VI。

（1） 明确理念识别系统：包括企业的经营理念、企业精神，经营信条等，企业精神标语

是其具体的象征。

（2） 规范行为识别系统：对内行为活动和对外行为活动。 （3） 突出视觉识别系统：基本体系和应用体系。 （对照书中345页明确，每一个系统包含什么？） （六）专业性展览会等级的划分和评定

参考书中357页，等级划分，明确指标要求，一定要记住。

展会时间在三天以上（含三天），展会管理部门认为有必要，展会主办方应在展会期间设立知识产权投诉机构。 （七）观众反应的搜集方法

1、设置观众咨询处2、组织有关展览的知识测验题3、设置观众留言簿4、展览结束后登门拜访或发出调查问卷和表格5、在广泛咨询、调查的基础上，制出展览会观众反映分析表。 （八）服务质量检查考评控制程序

1、日常服务工作的检查、考评：部门负责人日检；质检部编制月度服务质量报告，分析督促改进

2、展会准备、布展、展览、撤展服务工作的检查、考评（各部门） 3、年终质检部进行年度考评 4、记录、督促改进