1.目的
为了提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷畅通,根据公司的实际,制定本规定。
2.适用范围
2.1本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)办公自动化的管理。
2.2oa系统用户暂定为集团各部门、各销售公司(物流中心)工作人员和各控参股企业管理人员。
3.相关部门职责
3.1集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。
3.2集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行oa用户的注册和注销。
3.3集团办公室信息技术处负责oa系统操作技术的培训,oa系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。
3.4各控参股企业、各销售公司(物流中心)的部门和人员职责可参照执行。
4.文件发送与接收
4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文(包括文件、会议通知、公告、简报、信息等)原则上统一采用办公自动化系统(oa)发送,特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。
4.3电子公文应做好登记,并由起草、审核、签发人签名。
4.4所有oa用户每天上、下午上班后都必须及时登录oa系统查看文件,并始终使oa系统处于“在线”状态,确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长,须指定授权的公文代办人代办。
4.6集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)要建立oa系统管理体制,指定专人负责oa系统文件的管理。
5.用户注册和注销
5.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)对没配置专用电脑的oa用户,要合理安排电脑共用。
6.系统安全与维护
6.1集团公司和各控参股企业、各销售公司(物流中心)的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线,oa系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志,并保存30天以上。
6.2集团办公室信息技术处须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管,注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒,建立防火墙,防止黑客侵入,确保系统安全。
6.3密级的文件不入oa系统,按照现有公文流转方式处理;电子文件严格按发文范围发送,发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。
6.4所有oa系统应保管好用户密码口令,不得随意泄漏给无关人员。 7.文件共享与归档
7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理,剔除密级和失效文件外,将所有的实用文件在oa系统上发布,供用户学习、使用。
7.2 集团办公室对oa系统上电子公文每年整理一次,刻录成光盘,存入集团档案室。
8.附则
8.1本规定自~年1月1日起试行,原有关规定同时废止。
8.2在试运行期间,公司除利用oa系统处理文件发送、信息沟通外,还将逐步推行自动化办公流程,以期实现真正意义上的无纸办公,加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。
8.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司对在试行中遇到的问题和意见、建议,请及时向集团办公室反映,以便对本规定进行修改。
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