费用开支管理办法

第一章：总则第一条：为了加强协会内部管理，规范协会财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本办法。第二条：本办法适用于协会各部门各项费用开支。各部门及全体员工必须严格遵守，财务部门必须严格审核控制，财务部以及秘书处办公室必须加强检查办法的实际执行与落实情况。第三条：本办法根据协会的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、教育经费及培训费、会议费、活动费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第二章费用开支管理原则第四条费用管理遵循“制定预算、合规管理、流程审批、标准控制”的管理原则。第五条费用开支遵循“合理、节约、真实”的原则，各报销部门及费用发生经办人须对费用报销的真实性、合法性、完整性负责。第三章费用预算管理第六条各项重大费用实行“先预算后开支，以预算管理为基础”的管理原则。合理安排费用开支，控制费用开支节奏，以达成年度费用预算控制目标。某项费用因实际情况发生变化，需要增加或调整预算时，由负责人提出“追加费用预算申请”，申请必须包括费用项目、全年预算指标、已使用指标、实际开支情况、追加申请原因和用途等内容。追加预算申请经批准后，财务部按新的预算指标进行控制。第七条大额费用开支，例如大型会议、大型广告宣传方案和大型客户活动方案等大型支出项目应根据年度预算编制的要求在年初预算方案中做详细说明。年初预算中未加以说明的，实际发生前需单独编制项目预算使用报告，经副秘书长或以上级别理事以及财务部审批后方可实施。第四章差旅费报销第八条因公非本市出差的职员必须填写“出差费用报销单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、差旅费用，经副秘书长或以上级别理事审批签字。出差填写“出差费用报销单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、差旅费用，同时后附会议纪要或者活动议程或者邀请函等文件作为出差凭证，经审批合适报销。第九条出差人员借款需经秘书处办公室批准后填写“出差报销单”，副秘书长或以上级别理事审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差未结清款项，本次出差不予借款。第十条凭证与出差报销单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需填写情况说明单，经副秘书长或以上级别理事以及秘书处办公室审批同意后可报销。第十一条出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。第十二条出差人员应在回协会后20个工作日内办理报销事宜。第十三条差旅费标准项目

副秘书长或以上级别理事

一般员工

火车（含高铁、

据实报销普通座、动车二等座、硬卧特殊情况经秘书长审批同意动车、全列软席交

列车）

通

轮船（不包括旅工

游船）

具

飞机其他交通工具一般城市住

北京、上海、广宿

州、深圳伙食补助交通补助

60元/人/天（北上广深80元/人/天）40元/人/天（北上广深50元/人/天）600元/天

500元/天

经济舱据实报销经济舱据实报销二等舱二等舱遵循“合理、节约、真实”的原则500元/天400元/天

（一）表中所列均为执行的最高标准；住宿费为单房标准，一般出差2人一间（公司理事人员除外），单人出差或因不同性别人员一同出差的允许按单人单间标准报销；乘坐其他交通工具不包括包乘长途出租车；往返机场、高铁站原则上应乘坐民航班车或地铁等公共交通，确需乘坐出租车的必须经副秘书长或以上级别理事同意，发生的费用据实报销。（二）协会全体员工事先经批准，趁出差之便就近回家省亲或非因公办事的，其绕道的费用由个人自理。（三）自带车辆出差的，允许报销来往出差地的过路过桥费，合理的汽油费，需在在汽油费发票背后注明出发地点、目的地、事由，不再享受交通补助。（四）参加由主办单位统一安排食宿并收取相关费用的会议，需提供会议通知交财务部门审核，所发生的住宿和伙食费据实报销，不再享受伙食费补助。第十四条非本市的出差旅费在上述标准内凭发票据实报销，超出标准部分由出差人个人承担。第十五条交通补助和伙食补助可在不超上限的情况下，由实际票据据实报销。第四章境外出差第十六条公司境外出差费用包括：国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。（一）国际旅费，是指出境口岸至入境口岸旅费。（二）国外城市间交通费，是指为完成工作任务所必须发生的，在出访国家的城市与城市之间的交通费用。（三）住宿费是指出国人员在国外发生的住宿费用。（四）伙食费是指出国人员在国外期间的日常伙食费用。（五）公杂费是指出国人员在国外期间的市内交通、邮电、办公用品及必要的小费等费用。（六）其他费用主要是指出国签证费用、必需的保险费用、防疫费用及国际会议注册费用等。第十七条境外出差经费实行财务先行审核管理，事前填写《境外出差经费先行审核审批表》（附件1），由财务总部核定费用预算，副秘书长或以上级别理事批准后方可成行。秘书长出差需经同级别秘书长审核或理事长审批。第十八条办理境外出差业务报销时，各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，经办人签字确认。报销时，除填写《差旅费报销单》、提供《境外出差经费先行审核审批表》外，还应提供《汇率计算表》（附件2），出差发生的相关费用应按照出差当月1号国家外管局公布的汇率折算为人民币金额。超出财务部核定费用预算的部分，由出差人个人承担。第五章：办公费以及纪念品报销第十九条秘书处办公室负责办公用品统一采购，需经秘书长同意后采购，并在填写报销单时后附实际票据，经审核与批准数量价格相同后报销，借款购买时填写购买借款单，填写购买物品数量价格等，经秘书长同意，财务部审批后，执行协会借款流程。第二十条购买活动中赠送接待对象的纪念品和宣传物品，应当符合有关法律法规。纪念品应当有利于宣传协会形象、展示协会文化。需经副秘书长或以上级别理事同意后采购，并在填写报销单时后附实际票据，经审核与批准数量价格相同后报销，借款购买时填写购买借款单，填写购买物品数量价格等，经副秘书长或以上级别理事同意，财务部审批后，执行协会借款流程。第六章：业务招待费第二十一条招待费用原则上由秘书处办公室统一安排，统一结算。第二十二条协会因公需招待时，经副秘书长或以上级别理事批准后方可招待，按照要求报销。第二十三条员工进行招待费用报销时，应在发票背后详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员、招待事由等信息。必要时附上协会记录文件做依据，相关费用需附业务招待费报销表单见（附件3）。第二十四条副秘书长以上职位人员报销餐费等业务招待费用时，应注明招待原由和并在发票背后写明人数和人员信息，相关费用需附业务招待费报销表单见（附件3），经财务部审核符合招待管理要求后报销。第二十五条其它非公招待客人一律由个人承担。第七章开支标准第二十六条餐饮费开支标准。一般接待用餐每位不超过150元（不报销酒水费用），重要贵宾宴请一般不超过200元（不报销酒水费用）,北京、上海、广州、深圳餐标上限可上浮30%，确需超标准接待的，应事先走申请流程，说明情况进行事前审批：一般员工报销由副秘书长或以上级别理事审批；副秘书长或以上级别理事报销由财务部按照标准以及协会业务活动需要合规审批。第二十七条餐饮接待在能满足接待需求的情况下，不得在高档的餐厅、饭店、会所等进行宴请。第二十八条住宿接待标准。招待住宿参考协会同级别人员的住宿待遇，协会陪同人员不得安排住宿。重要商务或外事招待活动，确需超标准接待的，应事先申请说明情况进行事前审批：一般员工报销由副秘书长或以上级别理事审批；副秘书长或以上级别理事报销由财务部按照标准以及协会业务活动需要合规审批。第二十九条礼品开支。不得赠送礼金、有价证券、支付凭证、会员卡和商品预付卡、贵重金属、以及政府相关文件提及的其他贵重物品等。第三十条移动通讯费，普通员工手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销；凡由协会委托银行代扣手机费的，由秘书处办公室按照实际金额填写费用报销单报销；第三十一条市内交通费，员工市内因公外出，经副秘书长或以上级别理事和财务部同意，可据实报销出租车费。自备车因公外出的，可在控制额度内报销汽油费停车费等发票，以上发票均需写明事由、出发地、目的地等信息，无相关明确信息不予报销。财务部以及办公室人员核实发票审批后方可报销。协会其它业务人员由副秘书长或以上级别理事审核财务部审批后报销并安要求进行控制。第三十二条教育经费及培训费用由协会秘书处办公室以及财务部统一进行预算、统一管理、统一安排。第三十三条费用发生前使用部门应向协会秘书处办公室申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经审核后传一份至财务部门。第三十四条费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。第三十五条未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由协会财务部上报酌情处理。第八章费用审批流程：（一）普通员工费用报销审批流程按时序类别粘贴相关费用发票（报销人）——>填写费用报销单（报销人）——>据实审核相关费用（秘书处办公室）——>审核单据签章（秘书长及以上理事）——>审批报销单据签章（财务部）——>支付报销金额（财务部出纳）（二）副秘书长或以上级别理事费用报销审批流程按时序类别粘贴相关费用发票（报销人）——>填写费用报销单（报销人）——>据实审核相关费用（秘书处办公室）——>审批报销单据签章（财务部）——>支付报销金额（财务部出纳）（三）普通员工费用借款审批流程根据公务所需资金情况填写借款单（申请人）——>据实审核相关费用（秘书处办公室）——>据待处理公务情况审核签章（副秘书长或以上级别理事）——>据本办法审核审批签章（财务部）——>支付借款（财务部出纳）（四）副秘书长或以上级别理事借款审批流程根据公务所需资金情况填写借款单（申请人）——>据实审核相关费用（秘书处办公室）——>据本办法审核审批签章（财务部）——>支付借款（财务部出纳）第九章发票粘贴要求。第三十六条单张发票须与报销单以上限、左边对齐粘贴；批量发票须采用“粘贴单”方式，将发票左边均匀、平整的粘贴在“粘贴单”上，并遵循“从右向左成阶梯状，整齐排列布满，粘贴单四周不可超越”的粘贴原则。第三十七条不符合发票粘贴要求的，经办人员须在财务人员的指导下重新整理、粘帖。第三十八条财务审核人员不得降低发票粘贴要求。第十章费用报销附件要求（一）办公费。大额办公用品报销，需附购置清单。（二）房租费、物业管理费。首次发生时需将合同至财务部备案。（三）装修费以及其他大型项目费用。需附合同，对方单位出具的工程决算报告，费用清单等。金额特别巨大的还需提供第三方出具的审计报告。（四）广告宣传费。与外单位合作的广告宣传费需附相应合同。公司自身策划的宣传活动费需附对应的经审批的宣传方案。（五）会议费。需附会议通知（时间、地点、目的、参会对象、会议流程）、会议签到表、会议费用清单等会议佐证资料。（六）其他招待费用如包车等会务安排需附合同、会议安排、协会纪要等材料。第十一章费用报销时效。第三十九条费用应在发生后及时报销，费用报销原则上不得跨年度。第四十条出差人员应在回协会后20个工作日内办理报销事宜。第四十一条秘书处办公室采购专员在借款之后20个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行费用报销流程。如有特殊情况，需向副秘书长或以上级别理事和财务部做事前审批。第十二章费用报销形式规范。第四十二条公司各种租赁费用、水电物业费用、各类信息使用费、会议费、广告费等费用单笔3000元以上的软硬件购销将统一采用公对公转帐或支票支付形式，不得继续使用现金支付或经个人借款后转付的支付形式,通过京东、淘宝等第三方支付平台的款项除外。协会副秘书长或以上级别理事在理事会授权内行使审批权,副秘书长或以上级别理事报销超过五万人民币由会长审批。协会相关经费申请和使用超过壹万元，需写明用途并通过（会议或邮件）向协会理事事前申报，全体理事四分之三通过后方可申请相关经费。第四十三条协会副秘书长或以上级别理事外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由财务负责人进行复核，对不符合财务制度的单据，财务有权拒绝办理，协会副秘书长或以上级别理事回来后要立即补办批准手续。第四十四条财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。第四十五条出纳收到报销单后应检查签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。第十三条费用报销严禁事项第四十六条费用报销必须以真实、合理、合法的业务行为做支撑，严禁虚假非法事项报销。虚假非法事项报销一经查实，将追回对应已报销款项，处以报销金额1-5倍罚款，并视事件恶劣程度向理事会提交给予事件责任人通报、降职、劝退等处理建议。第十四章：附则第四十七条本办法解释权归协会财务部。第四十八条本办法经协会讨论通过并由理事会通过后生效，修改亦同。附件：1、境外出差经费先行审核审批表2、汇率计算表3、业务招待费申报表2019年01月11日附件1

境外出差经费先行审核审批表出差人：随行人：

部门：

出差期:出差路线说明:是否预支差旅费:出差事由费用项目1.国际旅费2.国外城市间交通费费用预算3.住宿费4.伙食费5.公杂费6.其他费用单人标准年月日至年月日人数预算总额财务核定合计费用预算特殊事项备注说明副秘书长或以上级别理事审批财务审批附件2：

汇率计算表序号123456

合计费用项目

实际开支金额

币种

汇率

折算人民币金额

注：费用项目请填写“国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用”。

附件3：

业务招待费申报表申请部门接待事由接待时间接待人数接待人员具体信息

接待地点接待标准经办人

陪同人员信息

费用总额备注

申请人：经办人：办公室负责人：