一、项目技术负责人对现场施工技术资料应分部分阶段地向公司工程部档案员移交，并应分别在基础、主体分部工程中间验收和单位工程竣工档案专项验收前20天移交完。每次移交时必须有移交清单，并办理移交签字手续，档案员应认真检查有无欠缺或错误，把存在问题及时书面通知项目技术负责人，及时把所有资料收集齐全。
二、公司工程部档案员在收到项目交来的工程技术资料后，应按国家及城建档案馆和市质量监督总站的有关规定整理装订成册，并分别编号（基础和主体工程中间验收时暂不编号），在工程中间验收和竣工档案专项验收前10天，经本单位工程部长和总工程师审查合格后，签字并加盖公章，在中间验收、竣工档案专项验收前5天送有关单位（建设单位、监理单位、设计单位、质监站、档案馆）检查。参加验收的档案员或资料员对在各次检查中提出资料上的问题应作好记录，并及时进行整改和完善。确认没问题后，填写档案移交目录，进行资料的移交。除一份资料留公司存档案外，其余三份移交给建设单位，并协助建设单位向市城建档案馆和使用单位移交。
三、公司工程部资料室对每一竣工工程建立一套档案，并按档案管理办法分年按类入橱，贴上标签并建立档案卡片（台帐）以便查阅和调用。
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