国内图书馆自动化系统功能分析与优化研究

图书与档案　２０ｌ２年９月（下）Ｉ科技创新与应用　国内图书馆自动化系统功能分析与优化研究　张文勇　李月明　（湖南图书馆，湖南长沙４１００１１）　摘要：飞速发展的信息技术把人类带入了信息时代，新的时代背景下，传统图书馆受到猛烈的冲击，图书馆自动化系统获得了　前所未有的发展契机。新形势下，如何进一步改革图书馆自动化系统，使其业务流程和管理模式进一步精化细化，进一步满足不　同需求的读者群，是一个重要的课题。本文主要探讨了图书馆自动化系统系统的现状、功能特点、存在问题，并着重探讨了功能优　化措施。　关键词：图书馆；自动化；系统；功能　自动化管理系统是现代图书馆科学化管理的重要依托，是传统图　书馆不断发展的必经之路。随着社会的不断进步和发展，形态各异的图　书馆联盟相继涌现，读者的需求日趋多样化和个『生化，这就对图书馆服　务提出更多更新的要求。　１国内图书馆自动化系统发展现状　随着信息技术的不断发展，图书馆自动化系统的发展得到了越来　越多的重视。上世纪７０年代末期开始，少数图书情报机构尝试图书馆　自动化软件的编制和引进。随着时间的推移，计算机技术日趋成熟，各　部门逐渐加大了图书馆自动化的投入，图书馆自动化就在社会各界的　支持和重视下得到了飞速发展，自动化软件日趋成熟，近百种国产自动　化软件相继问世，开发方式也向着多样化的方向不断发展。　２现有图书馆自动化系统的功能特点　２１功能齐全、集成性较强　国内图书馆自动化管理系统针对图书馆工作的每个流程，分别设　置了相应的子系统，比如采访、咨询、检索、查询等，子系统的设置范围涉　及现代图书馆的各个流程和业务环节，实现了现代图书馆自动化管理　系统强大的功能。各个子系统由于共享同—个书目数据库，因此整个系　统的集成胜较强，具有较好的数字资源共享一致眭。　２＿２安全性和灵活性较高　现代图书馆自动化管理系统具有较高的系统安全『生和灵活性。所　谓安全陛，指的是系统能够有效地阻止非法用户操作或者合法用户超　于权限的操作。具体包括用户权限控制、用户使用范围控制、数据库感　染病毒后的恢复能力、错误数据录入提示等多方面的内容。目前，我国　图书馆自动化管理系统日趋成熟，已经建立了用户身份识别、登录口令　识别、操作范围和操作权限限制、数据库开发控制锁等以保证系统的安　全Ｉ生。　所谓系统的灵活性，指的是系统是否可以限制计算机硬件类型，系　统是否可以运用于不同规模、不同类型、不同操作流程的图书馆。一旦　图书馆自动化系统被应用于不同规模和不同类型的图书馆后，其功能　是否发生变化，系统还能否接收和输出标准的ＣＮＭＡＲＣ数据，能否接　收其他系统的定长数据等，系统是否可以自由实现图书馆之间的数据　共享。目前，我国国内的图书馆自动化系统大多数时支持ＵＮＩＸ平台，存　在部分图书馆自动化系统同时支持Ｗｉｎｄｏｗｓ平台和ＵＮＩＸ平台。目前　的主流图书馆自动化系统都可运行在ＩＢＭ、ＳＵＮ、ＨＰ等多个厂家的服务　器上，支持ＡＩＸ、Ｓｏｌａｒｉｓ、ＨＰ－ＵＮＩＸ等多种操作系统，基本上都能够支持　标准格式的输出数据。　２．３开放性较强　ＤＯＳ、ＵＮＩＸ、Ｗｉｎｄｏｗｓ等操作系统在我国国内图书馆自动化管理操　作系统中应用比较广泛，网络协议支持ＴＣＰ／ＩＰ及ＩＰＸ协议，并根据用　户的需求开发了适合各类型图书馆的不同版本，具有较强的开放性。例　如：”ＩＬＡＳ”系统（文化部于１９８８年作为国家重点科技项目下达、由深圳　图书馆承担并组织开发出来的一套能适应国内外不同层次、多种规模、　各种类型图书馆使用的图书馆自动化集成系统）既可以在ＳＣＯ　ＵＮＩＸ　上运行，还可在与ＵＮＩＸ兼容的操作系统上运行，适合于多种小型机。　２．４标准化程度较高　国内图书馆自动化管理系统的建立必须要遵照相应的国际和国内　标准，中文图书和期刊采用ＣＮＭＡＲＣ数据格式，西文图书和期刊采用　ＬＣＭＡＲＣ数据格式。输出书目数据采用统一的标准，才能有效方便地建　立不同自动化系统之间的数据交换，并兼容各种汉字内码体系，适合多　种文字处理。　３目前国内图书馆自动化系统存在的问题　３．１系统设计与结构存在问题　国内图书馆自动化系统的起步时间较晚，因此发展相对不够成熟，　国外软件在系统设计、编程思想等方面相对于国内软件都有较大的优　势，能够为用户提供更加科学化人性化的服务；国外图书馆自动化系统　较早实现了模块化构建。当前客户端瑁艮务器端　式是我国国内图　书馆集成系统的主要形式，随着读者信息需求海量化发展，Ｃ／Ｓ模式的　缺点也Ｅｌ益暴露在广大读者面前：速度较慢、性能下降、稳定性较差等。　国外系统在完善基本功能外，还大力开发系统扩展功能，特别是网络化　信息服务功能和信息共建共享功能。　３．２系统仅限于传统图书馆的业务管理　目前我国的图书馆自动化系统已经涉及了传统图书馆业务的各个　方面，由采访、编目、流通、期刊、公共查询等控制模块集合而成。从读者　需求的角度来看，目前我国的图书馆自动化管理系统还不够成熟，数字　资源处理功能也不够完备，对于多媒体信息处理和全文数据的处理等　方面，还有待进一步加强，图文超文本查询功能还没有实现。　３．３系统的网络化功能不强　网络时代的到来，使得图书馆网络化成为必然趋势。现代图书馆自　动化管理系统要想真正实现科学化现代化的管理，就必须具备强劲的　网络或功能，但是目前在图书馆自动化系统还不具备网络互连的功能，　这一现象表明，目前使用的现代图书馆自动化管理系统的网络性能是　远远落后的。图书馆现代化管理系统应该实现联机采访和联机编目，要　能为读者提供联机检索和网上查询等。　４网络环境下图书馆自动化系统的功能优化　４．１致力于提高个陛化的服务，不断提升图书馆的信息管理和检索　功能　现代图书馆自动化系统致力于为顾客提供更优质更为个ｆ生化的服　务体验，随着用户需求的日益多样化，系统必须要做出及时的调整和改　变还应对，从而能够满足读者不同层次的需求。首先，要加强图书馆自　动化系统的信息管理功能，对图书的编目、查询、检索等各个作业流程　加强管理；第二，在信息检索方面，国内图书馆可以尝试建立不同的信　息数据库，并尝试与国内外数据库系统自由联机，这样可以极大地促进　当前图书馆自动化系统的检索功能。　４．２从集成系统向系统集成发展　集成系统的思想是立足于客户需求，将不同的分离的子系统，联合　成一个一体化功能更为强大的效率更高的系统；系统集成的思想是将　标准数据库分割，分割后形成的标准模块具有标准的软件接口，有统一　的二次开发平台，通过这些标准模块的灵活组合，可以拓展功能，从而　提高了系统的适应性。　４．３强化数据统计分析功能　图书馆自动化系统的主要特点是能够对各种图书馆业务进行汇总　和掌握，而这主要是通过对业务操作出现的数据流的统计和分析实现　的。数据流的统计和分析对于图书馆工作室十分必要的。图书馆内各种　业务的操作都以数据流的形式反映到数据库统计中心，系统管理员对　这些数据加以分析和掌握，就可以对图书馆的工作改进提供参考数据，　同时可以对每一个操作人员的工作进行评价以帮助每个人最短时间内　了解不足、掌握系统的正确操作。图书馆自动化系统的开发者可以对系　统的统计项目加以细化，并生成数据模块，以文字、报表、统计图等形式　对工作中的数据流进行统计分析。强化数据统计分析功能，要在图书馆　自动化系统中各个功能模块加以丰富内容，或者将其整合为一个专用　模块，以子系统的形式出现在图书馆自动化集成系统中。　４４采用成熟稳定型数据库，提供全文检索和元搜索功能　图书馆自动化系统在选用数据库时，或者是自己开发，或者是使用　商业型数据库。数据库系统有的采用文件形式，有的采用层次型结构。　而从长远来看，商业数据库系统的成熟可靠使其成为大多数自动化系　统的选择目标。大型的商业数据库系统不仅具备高效的写存方式，而且　基金项目：本文为湖南省图书馆学会课题《新信息环境下图书馆自动化系统优化研究》（编号ＸＨＹＢ１００３　Ｊ阶段性研究成果。　一３１５—　科捷创新与应用ｌ　２０１２￣－９月（下）　图书与档案　Ｅ６档案管理系统在科技档案管理中的应用体会　汪英　（西部钻探井下作业公司，新疆克拉玛依８３４０００）　摘要：随着社会的进步与发展，数字化建设对科技档案和档案管理工作产生了巨大的影响。本文通过在科技档案数字化管理中　如何做好Ｅ６管理系统工作，提出了面对数字化和信息化，科技档案管理人员要转变档案管理传统观念，加强服务意识，在加强档　案管理基础工作的同时努力提升档案管理的业务水平。　关键词：科技档案管理；Ｅ６档案管理系统；体会　随着社会的进步与发展，数字化建设对档案和档案工作产生了巨　作。Ｅ６管理系统的成功上线和持续深化应用，将为油田建设和发展提供　大的影响，以实体保管、利用为重点的传统纸质管理正在向以档案的数　更多准确可靠的档案信息支持。　字化保管、利用方向转轨。公司在全球档案数字化、网络一体化浪潮的　２２建立健全各项制度确保档案材料收集的及时ｌ生与完整性　冲击下，积极开展数字科技档案建设。　由于档案材％４Ｎ成的部门不同，形成的时间也不固定，这就给及　１科技档案数字化管理　时、全面收集材料工作增加了难度。档案管理又是一项繁琐单调的工　科技档案数字化管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮　作，这需要档案管理人员耐得住寂寞，吃得了苦，从点滴做起，及时把该　介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文　归档的文件、材料收集整理归档避免材料遗失。因此，要建立健全档案　件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相　材料收集归档制度、收集登记制度、查阅制度等，使档案的收集工作制　配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段　度化，确保档案材料收集、归档能够准确、完整。在档案收集、整理工作　存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便　上，按照公司制定的归档范围、归档时间和归档要求进行，做到了卷内　的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、广域　文件排列有序，目录、备考表、案卷封皮填写规范清晰，案卷标题简明、准　网、企业内部网、国际互联网，最终实现科技档案数字化的管理技术。随　确，文件归档手续完备，案卷分类符合归档要求。２０１１年共接收档案６５　着信息化社会的到来，科技档案管理数字化、信息化是信息社会对档案　卷、８８９件，电子文件３３６个、９９７９页，档案的归档率达到１００％，完整率　工作的要求，也是档案工作发展的必然。而科技档案管理数字化标志着　达到９９％，准确率达到１００％。移交纸质文件与电子文件基本达到一一　油田的档案管理向标准化、规范化、信息化、科学化管理迈进了一步。　对应。对所收集移交的档案全部录入Ｅ６系统，编制了移交清册和交接　２利用Ｅ６管理系统做好科技档案管理工作　文据一式二份，履行了完整的交接手续。　Ｅ６管理系统符合企业文件管理的要求，不仅可以实现各种文档的　２３提高档案管理人员的服务理念和业务素质　采集、索引、检索和管理一体化，而且对文档资源及ＩＳＯ文档的管控突　档案管理工作是一项辛苦的、默默无闻的、细致的工作，档案管理　破了时空限制，用户可以随时随地地查看、修改、上传文档，跨部门、地区　人员必须树立服务理念，甘于清苦、乐于奉献，要有兢兢业业的工作态　资源共享更简单、容易。　度和无私奉献的工作作风。同时，档案管理工作又是一项专业眭强、政　２０１　１年，中石油集团公司开始推广应用Ｅ６档案系统，公司积极响　策性强的工作，档案管理人员必须具备良好的职业道德和端正的工作　应这项工作，举办了档案系统推广应用最终用户培训班，对各单位的档　态度，坚持原则、严守秘密、勤恳敬业、忠于职守。　案系统关键用户进行了管理规范、系统制度、保密知识讲座，系统管理、　提高档案管理人员的业务素质包括加强档案管理人员的业务培训　应用管理及系统操作方面的培训。　和自身学习，努力提高自身思想政治素质和业务素质。要定期或不定期　地组织档案管理人员进行培训，让档案管理人员熟悉业务，掌握有关的　２．１　Ｅ６管理系统建设　为了更好地完成中油档案管理系统的推广运用及定密工作，严格　政策规定，明确工作要求，熟悉工作流程、步骤和实际操作技术，使档案　执行历史档案定密工作实施方案，逐卷打开库内卷内文件目录，然后采　管理人员具备扎实的知识功底，能够熟练掌握档案材料的鉴别、分类、　取粘贴的办法进行，经过繁琐的粘贴、编辑、打印、复印等步骤，将公司　编排、装订、立卷等基础性工作，提升档案管理人员的业务能力。总之，档　案管理是一项复杂而艰巨的工程，需要我们不断进行研究和探索，不断　３０多年来形成的各类档案全部一次『生编制完成，共编制出了定密目录　７本，按“谁产生，谁定密”的原则交由各归档部门定密。根据定密、标密　向前迈进。　综上所述，Ｅ６管理系统的推进实施是转变档案管理传统观念、提　工作计划和具体要求，根据定密目录开始了对涉密档案的逐卷、逐件的　目录标密工作，先后对科研、基建、勘探开发、设备仪器等类别档案进行　升档案管理业务水平、加强档案管理基础工作的重要途径。　了目录标密工作。而历史数据迁移是Ｅ６系统应用的基础，是一项非常　参考文献　繁重的工作。既需要一定的专业基础知识，也需要良好的业务素质，才　［１】叶孚．石油勘探档案资料的数字化管理　．中国石油和化工标准与质量．　５：３８．　能保质保量完成历史数据的迁移，进而保证系统的正常运行。在西钻档　２０１１．案专家的指导下，在Ｅ６系统培训环境中反复练习的基础上，２０１２年７　［２１王华，灌宏，韦雅力　强科研档案管理，提高科研服务水平叨．新疆石油科　２０１　１２１，（３）：７２－７４．　月中旬为我单位开通了生产环境，目前已成功导入设备仪器类历史数　技．据６１１卷。今后将逐步分期、分批、有序地组织基本建设类、科学技术、　王铁华．浅谈如何做好档案管理工作　．胜利油田职工大学学报．　勘探开发类历史数据的迁移工作，确保２０１２年底完成历史档案迁移工　２００９，２３（６）：７４．　通过不断开发以满足用户日益增长的需求，已经成为了其技术创新的　源动力。在众多的系统设计理念中，以用户为中心已经成为了最流行的　主流设计理念这一。以用户为中心的设计理念集中体现在产品的个性　化设计方面。系统模块的设计应该完全从用户角度出发，提供深层次的　动态连结，要致力于节省用户的时间，大幅提高系统运行效率以及信息　查询效率。　科学技术在不断发展，图书馆自动化建设水平也在不断提升，图书　馆自动化系统功能需要不断完善和增强，要致力于为读者提供更为个　４．５实现图书馆之间多元接口的网络互联　性化多样化人性化的服务，图书馆自动化系统的未来还有很漫长的道　需要国内外同仁一致的努力和奋斗。　多元结构的网络互联是网络时代的今天，现代化图书馆发展的必　路要走，参考文献　然趋势。要想真正实现不同图书馆之间的网络互连，就要具备强大的网　络互联功能，要巧妙地解决好多元接口的技术问题，比如联机访问接　【１］ｍ－￣梅我国图书馆自动化管理系统分析Ｌ刀．现代情报，２００９．　口、系统与各种关系型数据库的接口、、ＨＴＭＬ超文本接口、多媒体信息　ｆ２］郭艳玲．现代图书馆自动化系统的技术功能与发展ｌＪ１冲国科技博览，　２０１０．　处理接口等。　４．６做好系统二次开发，致力于提供特色化读者服务　『３１朱丹网络环境下我国图书馆自动化系统发展存在的问题及对策研究　信息时代背景下，用户对信息需求量日益增大，图书馆自动化系统　叨．情报理论与实践，２０１０．　可以简便陕捷的实现检索操作。此外，大型商业数据库成熟和稳定的特　性也是自动化系统所需求的。图书馆自动化系统采用大型商业数据库　的同时，内嵌一个文本检索软件后就可以实现全文检索。关键词检索也　是广大读者的需求，自然也引起系统开发者关注。利用Ｚ３９．５０、ＳＱＬ、　ＨＴＭＬ分析以及其它相关技术，可以轻易地实现这种需求。用户在主界　面只需输入所需要了解的关键词，系统引擎就会自动把这一关键词信　息传递给不同的数据存储库。在存储库中将检索信息集中处理按照预　定的排序方式显示出检索结果。　一３１６一