办公用品申购制度及流程

办公用品申购制度及申购流程

目录

一、办公物品申购制度 ...................................................................... 2 二、办公用品申购流程 ...................................................................... 4

（1）办公用品申购流程图 ...................................................................................................... 5 （2）办公用品领用流程图 ...................................................................................................... 6 （3）管理品领用流程图 ............................................................................................. 6

三、办公用品管理工作标准 ............................................................ 7

办公用品申购制度及申购流程

一、办公物品申购制度

为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品、低值易耗品、通信设备的购买，须由各部门负责人填写请购申请单交管理部审核，总经理批准后，由申购人员统一购买，办公室负责管理。

办公用品设专人负责，入库需根据《入库单》严格检查品种，数量，质量，规格，单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上账。没有经审核的请购申请单或未办入库手续，财务一律不予报销。

办公室应做好入库和出库管理。在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。

办公室负责收回公司调离人员的办公用品和物品。

财务部建立公司固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。此制度适用各分支机构。 1、

所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头钉、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本，复写纸，卷宗，标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、订书针…..等等。

管理消耗品：复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、墨盒…..等

管理品：剪刀、美工刀。订书机、钢笔、计算器、尺子、日期章、塑料文件盒，文件夹，名片册……等 2、

文具用品分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管

用品，如铅笔、圆珠笔、橡皮擦…..等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品，如订书机等。 3、

消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估

计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。 4、

管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品如（复

印纸、传真纸）不在此限。 5、

管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障

或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。 6、

办公用品的申请应于每月5号前由各部门提出《办公用品申购单》交办

公室汇总，报总经理审核，由办公室交采购部购买，如无特殊情况应于3天之内发放完毕。办公用品原则上由公司统一采购，然后分发给各个部门。如属必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存，如办公室无法采购的特殊品，可经总经理同意后授权使用部门自行购买。 7、

每人及每部门设立《办公用品领用记录表》，由办公室发放、公司办公

用品保管员统一管理，于领用时登记，严格控制办公用品领用。各部门另设专人负责领用及保管部门公用品。

8、 9、

个人领用办公用品只限于业务及管理部门

保管员另设《办公用品保管账簿》，对办公用品库存，领用进行管理，

并于每月底将《办公用品领用月报表》交办公室，以便统计消耗情况。 10、 11、

办公用品严禁取回家私用。

新进人员如需领用办公用品的，在符合领用条件的情况下，先到办公室

领取《个人办公用品领用记录表》，再办理领用。人员岗位调动或离职时，应将剩余及列管办公用品一并缴回保管员处。 12、

印刷品（如信笺、信封、表格等）除各单位特殊表单外，其印刷、保管

均由办公室统一管理。

二、办公用品申购流程

使用人员填写物品申购单→其直属领导签署意见→部门经理签署意见→行政部经理签署意见→财务部经理签署意见→总经理审批

注：物品购置必须按流程办理，不得擅自购买；使用人必须办理领用手续，方能领用并妥善保管。

（1）办公用品申购流程图

（2）办公用品领用流程图

管理消耗品 （3） 管理品领用流程图与管理消耗品一致

三、办公用品管理工作标准

流程名称 节点 填写办公用品申购单 标准：确定各部门办公用品实际需要量 统计 13 程序：办公室人员查阅月末办公用品清算单 办公室统计汇总用品需求量并列出购买清单 根据清算情况和申购情况，填写需求计划书 重点：统计需要购买的办公用品清单 标准：根据各部门的需求与实际用量 《办公用品清算单》 审批 13 程序：办公室列出的需求计划表，由部门主管审批 1个工部门主管同意后，由财务部审批 重点：批准同意方可采购 标准：必须由部门主管签字 入库登记 13 程序：价格比较，择优采购 用品登记入库 1个工作日内 办公物品管理制度.docx流程程序、重点及标准 程序：各部门根据实际需要填写办公用品申购单 重点：根据实际需要填写 时限 需要时 相关资料 13 《办公用品申购单》 每月28 日之前1个工作日内 公司办公用品需求计划书.docx《办公用品需求计划书》 《办公用品管理制度》 作日内 《办公用品入库登记

重点：购买物品，入库登记，填好相应信息 标准：采购批准数量，实物登记备注 出库登记 14 程序：办公用品管理人负责填写领用物品有关信息 1个工领用人签字 领用人领用办公用品 办公用品领用登记表.docx表》购买入库登记表.docx 《办公用品领用登记作日内 表》 重点：办公用品必须由领用人签字 标准：根据各部门《办公用品申购单》发放 清算办公用品 程序：清算办公用品 根据库存填写清算表单 重点：日清月结 标准：依据办公用品入库情况和领用情况 1个工作日内 《办公用品清算单》 物品清算单.xlsx