“方志”一词最早见于《周官》，它萌芽于秦、汉时期的地记，发展于隋、唐时期的图经，成型于两宋时期并定名为志，鼎盛于元、明、清时期。一代方志大师章学诚承前说，提出“志乃史体”、“志乃史裁”、“志属信史”、“方志为国之要删”、“方志乃一方全史”等主张，并从理论上作了系统地说明，历史说逐渐占据了上风，“方志，从前人不认为史，自经章氏提倡后，地位才逐渐提高”。
方志的本质属性应包括地方性、时限性、资料性、叙述性和官修性。
从地方性而言，一是相对“国史”而言，是“国史”的对立体。二是指方志所记内容在空间上具有严格的界限，即不越境而书，无论是旧志还是新志，记载人、事、物均以是否与本地有关为依据，与本地无关一律不录。而一般地方史虽亦有区域性，但为了说明问题往往引用其它地方之人事物与本地作比较研究，不强调“不越境而书”。
从时限性而言，一是指凡方志必有一个断限问题，志书必须要有断限，无断限则漫无限制，叙事没有范围，搜集资料工作也无从着手。二是相对“国史”编修而言，我国国史的编修基本上是一朝一史，隔代修史。而方志的编纂具有连续性，一朝多志。唐代3年一造图经，宋代5年一造图经，明、清平均20左右修一次志书。
从资料性而言，志书是资料性著述，功能在于“存史”，在于全面系统完整地记载一地历史、地理、政治、经济、文化、军事、体育、卫生、教育、科技、人物等方面的发展变化情况，为当政者了解地情提供参考，为学者研究事物发展规律提供资料，因此强调体现出资料的完整性和真实性，并不直接探讨一地历史发展规律。
地方史则是学术性著述，注重于“著史”，力求勾勒出历史发展的脉络，总结历史经验教训，揭示历史发展规律，资料性相对较差，尤其是近代以后的史学、史料的采择往往局限于支持作者的观点，更是起不到储存资料的作用。
当代方志大家陈桥驿先生指出：“外国汉学家使用中国方志的确实不少，但他们对方志的唯一要求就是资料……”。
从叙述性而言，志者，记也，方志就是地方记。这个“志”即“记载”十分要紧，它规定了方志的体裁必须是记录体，即叙述体，以此区别于史书。
按照章学诚“体从义出”的观点，将着眼点放在“存史”还是“著史”上，是制约史志体例的一个重要前提。方志不是一般的专史，而是带有资料性的专书，它的功能在“存史”，要体现资料的完整性和真实性，这就决定了志书的记载方式，只能是以叙述手法为主，只记述史实，不加议论，不允许作者站到前台来直接对所记事件做功过是非的评说。
而一般意义上的史书则强调“著史”，旨在探求一地历史发展的规律，需要在掌握确凿史实的前提下，加上历史学家自己的观点，在记载方式上表现为史论结合，夹叙夹议。近年来，新编志书为了克服因分类过细而出现的“只见树木，不见森林”的弊端，注意加强宏观综合性反映，在全书的总述和各结构层次的“无题概述”中，允许进行适当的议论，这是必要的。
从官修性而言，方志指的是一种著述，是方志编纂工作的成果——志书。而官修所指的是方指编纂工作的形式，两者属于不同的范畴。
自隋、唐确立史志官修制度以来，历代都把修志作为一种官职、官责，由中央政府发布命令，地方行政长官主持（称之为修），当地文士编写（称之为纂），并颁布政令对修志进行统一规范，如明成祖朱棣两颁《纂修志书凡例》，清康煕、雍正、乾隆等朝颁布的修志诏谕，民国颁布的《修志事例概要》、《地方志书纂修办法》等。新中国明确方志为职务作品，形成党委领导、政府主持、大规模发动、有组织编修的格局。
方志为“职务作品”，决定了志书在指导思想和内容上体现官方意识，持政府观点，代政府立言，具有无庸置疑的权威性，这一点与古代的“正史”相仿，是地方“正史”，大到对某一观点的阐述、某一事物的评价，小到一则资料的取舍、某一词语的提法，都要站到政府的角度推敲权衡，而不允许象个人著述那样“独抒己见，独树一帜”。方志“官修”直接促成了资料搜集的广泛性、完整性和系统性，反过来又大大加强了志书的权威性、可靠性。
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