电子文件管理哪个环节省略

电子文件管理省略搜索环节。

当用户需要一个文件操作时，可通过该表的一个索引指定文件，因此省略了搜索环节。

当文件不再使用时，进程可以关闭它，操作系统从打开文件表中删除这一条目。

文件管理是操作系统的五大职能之一，主要涉及文件的逻辑组织和物理组织、目录的结构和管理。

所谓文件管理，就是操作系统中实现文件统一管理的一组软件、被管理的文件，以及为实施文件管理所需要的一些数据结构的总称（是操作系统中负责存取和管理文件信息的机构）。

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电子文件管理的五个环节？电子文件管理省略搜索环节的。

关于电子文件管理的五个环节以及电子文件管理的五个环节，电子文件管理应遵循什么原则，电子政务中文件管理工作必须遵循的原则是什么，电子文件管理的阶段，电子文件管理的基本原则等问题，农商网将为你整理以下的生活知识：

电子文件的管理原则如下：

管理电子文件需要遵循的基本准则。

主要有：

(1) 全程管理原则，即对文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。

(2) 前端控制原则，即将管理工作前移，对电子文件的形成和现实使用阶段实行有效控制，这是实现电子文件全程管理的重要保障。

(3) 集成管理原则，即对与电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互联与组合，实现管理系统的整体优化。

(4) 动态管理原则，即对电子文件的运动过程加以适时监控，以保证管理目标的实现。

(5) 注重效益原则，即在管理过程中注重投入产出比，力求管理效益的最大化。电子文件管理的五个环节

电子文件管理省略搜索环节。

当用户需要一个文件操作时，可通过该表的一个索引指定文件，因此省略了搜索环节。

当文件不再使用时，进程可以关闭它，操作系统从打开文件表中删除这一条目。

文件管理是操作系统的五大职能之一，主要涉及文件的逻辑组织和物理组织、目录的结构和管理。

所谓文件管理，就是操作系统中实现文件统一管理的一组软件、被管理的文件，以及为实施文件管理所需要的一些数据结构的总称（是操作系统中负责存取和管理文件信息的机构）。电子文件的归档管理有哪些具体要求？

电子文件的归档管理具体要求

电子文件归档的总要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。

具体要求：

（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；

（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；

（3）推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；

（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

（5）特殊格式的电子文件，应存储载体中同时存在相应的查看软件；

（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，归档电子文件应以盘为单位填写；

（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；

（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。

简答电子公文处理过程的五个环节

电子公文处理过程的五个环节包括数据归集、文件收集、文件整理、文件移交和档案接收。处理过程采用全面沟通的处理程序，就是上下左右全方位沟通，相互匹配；采用自动生成的处理程序，就是实现公文格式自动生成。一是各类文种格式的自动生成，二是16个格式要素的自动生成；采用高效运作的处理程序，就是多功能高效运作。在收文阶段，秘书部门对来自多方位的公文，通过计算机对登记、分发、阅审、办理、归档五个环节自动进行显示、排序、查询和流程跟踪。

《中华人民共和国数据安全法》

第三条

本法所称数据，是指任何以电子或者其他方式对信息的记录。

数据处理，包括数据的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等。

数据安全，是指通过采取必要措施，确保数据处于有效保护和合法利用的状态，以及具备保障持续安全状态的能力。第六条

各地区、各部门对本地区、本部门工作中收集和产生的数据及数据安全负责。

工业、电信、交通、金融、自然资源、卫生健康、教育、科技等主管部门承担本行业、本领域数据安全监管职责。

机关、机关等依照本法和有关法律、行规的规定，在各自职责范围内承担数据安全监管职责。

国家部门依照本法和有关法律、行规的规定，负责统筹协调网络数据安全和相关监管工作。

电子文件如何管理

档案的本质属性是原始记录性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如，当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案具有法律凭证的作用。但是在在OA办公自动化系统中，电子文件的原始性却很难得到体现。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，已经成为档案界的新课题。 依据国家有关标准，结合本单位的实际情况，从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，制订归档电子文件管理办法是当务之急。制订一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，以确保真实、有效地把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发研制归档电子档案管理系统软件。 制订管理办法要注意的问题 电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如，磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储量大；非接触式记录和信息读取方式；数据传输率高；存取速度快；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台。所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。在条件允许时，及时将软磁盘更换为光盘载体长期保存。 纸质档案与电子档案长期并存在保持一致的问题。两种不同载体档案的特点，可概括为两句话：纸质档案便于长期永久保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。 电子文件的安全问题。一是电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。二是使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责，归档后的原始性由档案室负责，为了分清责任，最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次，这就是“只写一次式光盘加背书”。也可以只读光盘、电子签名、数字水印、条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。三是在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的“公用密钥数字签名技术”。还可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份认证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。当然这都很难达到彻底的安全。四是利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容的复制拷贝更要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。 电子文件的鉴定问题。一是入口关，即在档案部门接受电子文件是要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常读出，程序类电子文件检验能否被正常运行。对于磁性载体一般应每两年、光盘每四年进行一次抽样机读检验，抽样率不少于10％；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度，避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。还要注意更新杀病毒软件。 同时，还要把电子文件归档与电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和硬件的配合纳入到下一阶段档案室档案管理系统的建设规划中去，为接受电子文件做好物质和精神准备。

电子文件的归档管理有哪些具体要求？

电子文件的归档管理具体要求

电子文件归档的总要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。具体要求：

（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；

（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；

（3）推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；

（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

（5）特殊格式的电子文件，应存储载体中同时存在相应的查看软件；

（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，归档电子文件应以盘为单位填写；

（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；

（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。

档案电子化管理办法 电子文件归档与电子档案管理办法

　　电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。归档，指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!

　　电子文件基本特征

　　第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

　　第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

　　从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

　　电子文件归档与电子档案管理办法

　　1.总 则

　　1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

　　1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

　　1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

　　1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

　　1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

　　1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

　　1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

　　2.电子文件的收集与积累

　　2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

　　2.2 收集积累要求

　　2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

　　2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

　　2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

　　2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

　　2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

　　2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

　　2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

　　2.2.8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

　　2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

　　2.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

　　2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

　　2.3 收集、积累方法

　　2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。

　　2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

　　2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

　　2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

　　2.3.5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

　　3.电子文件的整理

　　3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

　　3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

　　3.3 归档电子文件应填写登记表。

　　4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

　　4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

　　4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

　　4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

　　4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

　　4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

　　4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

　　4.5 归档要求

　　4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

　　4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

　　4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

　　4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

　　4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

　　4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

　　4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

　　5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

　　5.1 检验

　　5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

　　5.1.2 检验项目。

　　5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。

　　5.1.2.2 有无病毒。

　　5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

　　5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

　　5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

　　5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

　　5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

　　5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

　　5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。

　　5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

　　5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

　　5.4 存效性保证

　　5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

　　5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

　　5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

　　5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

　　5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

　　5.5 利用

　　5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。

　　5.5.2 利用时使用拷贝件。

　　5.5.3 利用时要遵守保密规定。

　　5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

　　5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

　　5.6 电子档案的销毁鉴定。

　　5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

　　5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

　　5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

　　5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

看了“电子文件归档与电子档案管理办法”还看了：

1.浅谈建设工程电子档案的特点与管理

2.浅谈电子化档案管理论文

3.企业档案管理规定

4.档案管理工作心得3篇

电子文件归档和电子档案管理规定

法律分析：

1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。 为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方留存。 2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。 有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。

3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。 日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。

4、建立客户档案信息。 通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。

法律依据：

《合同保管归档规定》

第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

论述电子文件的管理原则？

电子文件全程管理原则。电子文件管理必须遵循全程管理的原则，就是要在从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。

①电子文件的全程管理是一种全面的管理，涉及流程、管理规则、管理方法以及质量要求，旨在建立一个涵盖电子文件全部管理活动的管理、目标体系、制度体系、程序体系和技术方法体系；

②电子文件的全程管理是一种系统的管理，建立在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素；

③电子文件的全程管理是一种过程的管理，是通过过程控制实现结果控制。对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程监控。

在电子文件整个生命周期中，电子文件经历哪些环节，涉及电子文件的真实性

看你用得是什么软件管理文件，易度文档管理系统提出的是全生命周期的管理，从文件的产生，到过程中的修改和使用，再到最后的失效、删除或者存档都进行了有效和安全的管理，所以基本可以说没影响。

我国电子文件管理法制建设应坚持哪些原则

一．电子文件的全程管理原则

即从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。

全程管理是一种全面的管理 、一种系统的管理、一种过程管理 。 它涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求， 在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。 这个体系是通过过程控制实现结果控制，是一种过程管理。在这个过程中需要不断的发现和纠正失误，不断调整管理策略。将电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。

二．电子文件的前端控制原则

（一）文件的过程分化

前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，又分为前端、中端、末端。

前端：文件的形成 中端：文件的具体管理 末端：文件的留存和销毁

（二）文件的前端控制

前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。是实现电子文件全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在纸质及其它载体

文件、档案管理中是有效地，在电子文件管理中更是至关重要。它的必要性体现在以下两个方面。

1．前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。在电子文件形成初期便要保障电子文件的安全、可靠、完整、可读、防止其被破坏。要确保电子文件的真实性就是要保障文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。要保证文件的产生过程和产生之后的真实性。

2．前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构” ，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏和抵牾，从而达到功能合理，效率最高。

三．电子文件的集成管理原则

集成管理是指对管理要素的科学重组。电子文件的集成管理是将与电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互连与组合，形成具有要素群结构的管理体系的过程。

集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不仅关注文件流，也要关注与文件流相关的业务流，关注其他信息流的统筹兼顾、功能整合，鲜明地体现了开放式、集约式的管理理念。

具体说来，电子文件的集成管理原则在本系统中主要体现了以下三方面的内容：

（1） 文件流于业务流的集成

文件流与业务流的结合程度应该是衡量电子文件管理质量的一个重要标准。文件流和业务流的集成思想不仅应体现在机构电子文件的管理理念、管理和管理方法之中，最终应体现在机构电子文件管理系统对电子文件流与业务流的一体化整合上。

（2） 文件流与其他信息流的集成

文件信息和非文件信息在内容上有互补性，在管理流程和技术上有许多相通之处，集成管理就是要打通它们之间的可通之处，连接它们之间的可连之处，实现最大限度的信息共享和知识挖掘。

（3） 文件流内部管理活动的集成

电子文件管理的各项具体业务应该并尽可能根据其内在关联性而得以整合或集成，如归档与整理、鉴定、著录的结合等。这一思想使得我们在构造系统时，虽然在管理数据是分门别类的进行管理，但信息是一体化的，从而避免的信息“死角”，使需要查找的信息都能找到。

四。电子文件动态管理原则

动态管理是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。

五．电子文件的注重效益原则

效益就是投入产出比，成功的管理应该有助于提高该项活动的效益。

在当今的网络环境下,电子文件在检索、存储容量以及资源共享等方面优于纸质档案,成为了现阶段档案存在的一种主要形式之一,且有取代纸质档案的趋向,这种性的变化给档案管理工作注入了新鲜的活力,我们应该针对电子文件的特征探究电子文件的利用效益。对于电子文件,我们要更新观念,突破传统的效益观,充分开发电子文件信息资源自身产生效益的潜力,使档案事业在电子时代得到进一步发展。

电子文件归档与管理规范 [浅谈电子文件与归档]

摘 要：电子文件越来越成为现代文件的重要形式。由于电子档案管理与传统的纸质档案管理在理论、方法、标准等方面的不同，所以研究电子文件的特点，制定归档管理的对策，就显得越来越重要。

　　关键词：电子文件；档案管理；纸介质；归档

　　电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

　　1、电子文件的定义

　　电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　　2、电子文件的两个基本特征

　　2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。

　　2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

　　3、 电子文件的真实性、完整性和有效性保证

　　3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

　　3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

　　3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

　　3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

　　3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

　　3.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

　　3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

　　3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 　　3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

　　3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

　　3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

　　3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

　　3.5　电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

　　3.6 电子文件的收集与积累

　　4.1收集积累要求

　　4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

　　4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

　　4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

　　4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

　　4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

　　4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

　　4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。 　　4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

　　4.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

　　4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

　　4.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

　　4.1.12 定期制作电子文件的备份。

　　4.2 电子文件的登记

　　4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A．1和表A．2)。 　　4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

　　4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

　　4.2.4 电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。

　　4.2.5 电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；0-超媒体链结文件；P-程序文件；D-数据文件。

　　5 电子文件的归档

　　5.1 归档要求

　　文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

　　5.2鉴定

　　5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

　　5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

　　5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

　　5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

　　5.5 归档

　　5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

　　5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

　　归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

　　目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。 然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

电子文件归档与电子档案管理办法的总 则

1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。